Kirim Barang untuk Acara di Luar Kota? Jangan Sampai Datangnya Setelah Acara

Buat kamu yang lagi siap-siap kirim barang, sini merapat dulu. 😄

Apalagi kalau barangnya harus dikirim ke luar kota dan sudah ditunggu untuk kebutuhan acara. Ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan dari awal supaya barang nggak malah datang setelah acaranya selesai.

Kalau barang yang dikirim hanya satu atau dua benda, mungkin persiapannya terasa sederhana. Tapi kalau yang harus dikirim adalah perlengkapan bazar, pameran, acara kantor, komunitas, atau kebutuhan lainnya dalam jumlah banyak, tentu perlu sedikit lebih banyak persiapan.

Tentukan kapan barang harus sudah sampai

Hal pertama yang perlu dipikirkan bukan cuma kapan barang akan dikirim, tetapi kapan barang harus sudah berada di lokasi acara.

Misalnya acara dimulai hari Sabtu pagi. Tentu akan lebih tenang kalau perlengkapan sudah tersedia sebelum acara dimulai.

Dengan menentukan batas waktu tersebut dari awal, kamu bisa mengatur persiapan barang dan jadwal pengirimannya dengan lebih jelas.

Jangan sampai baru memikirkan pengiriman ketika acara tinggal beberapa hari lagi.

Buat daftar barang yang akan dibawa

Kalau perlengkapan acara cukup banyak, coba buat daftar sederhana.

Misalnya ada:

• meja dan kursi
• perlengkapan display
• banner
• stok produk
• peralatan acara
• perlengkapan kantor
• barang pendukung lainnya

Setelah semuanya dicatat, kamu bisa mengecek satu per satu sebelum barang diberangkatkan.

Cara ini juga membantu supaya tidak ada barang penting yang tertinggal hanya karena terlalu sibuk mempersiapkan acara.

Pastikan alamat acaranya jelas

Barang dikirim ke mana?

Pertanyaan ini kelihatannya sederhana, tetapi alamat tujuan perlu diperhatikan dengan baik.

Kalau acaranya di gedung, hotel, kampus, kantor, atau tempat pameran, sebaiknya tuliskan informasi lokasi selengkap mungkin.

Kalau ada nama gedung, lantai, ruangan, atau bagian tertentu yang perlu diketahui, jangan lupa dicantumkan.

Semakin jelas alamatnya, semakin mudah orang yang menerima barang menemukan lokasi yang dimaksud.

Siapa yang akan menerima barang?

Ini juga perlu ditentukan sebelum barang berangkat.

Jangan sampai barang sudah tiba di lokasi acara, tetapi tidak ada orang yang tahu harus menerima atau mengeceknya.

Kalau kamu tidak berada di lokasi saat barang datang, tentukan siapa yang bisa menjadi penerima.

Berikan juga informasi yang diperlukan kepada orang tersebut supaya proses penerimaan barang tidak membingungkan.

Jangan menunggu semua barang terkumpul di hari terakhir

Kalau perlengkapan acara berasal dari beberapa tempat, coba mulai mendatanya lebih awal.

Barang yang sudah siap bisa dicatat terlebih dahulu. Sementara barang yang masih dipersiapkan bisa dimasukkan ke daftar sebagai barang yang belum selesai.

Dengan begitu, kamu bisa melihat mana yang sudah siap dan mana yang masih harus dikerjakan.

Lebih enak begitu daripada baru mengecek semuanya sehari sebelum acara.

Sisakan waktu untuk mengecek barang setelah sampai

Barang sudah sampai di lokasi bukan berarti semuanya langsung selesai.

Kalau jumlahnya cukup banyak, luangkan waktu untuk mengecek apakah barang yang datang sudah sesuai dengan daftar.

Setelah itu, barang juga mungkin masih perlu ditata sesuai kebutuhan acara.

Karena itu, kalau memungkinkan, jangan menjadwalkan kedatangan barang terlalu mepet dengan waktu acara dimulai.

Kalau ada sesuatu yang perlu diperiksa atau diatur ulang, masih ada waktu untuk mengatasinya.

Jangan lupa sesuaikan pengiriman dengan jadwal acara

Setiap acara punya jadwal yang berbeda.

Ada acara yang berlangsung satu hari, ada juga yang beberapa hari. Ada pula perlengkapan yang harus sudah berada di lokasi sebelum acara dimulai karena membutuhkan waktu untuk dipasang atau ditata.

Jadi, sebelum menentukan pengiriman, lihat dulu kebutuhan acaranya.

Barang yang dibutuhkan untuk persiapan tentu sebaiknya sudah tersedia sebelum acara berlangsung, bukan justru datang ketika semua orang sudah mulai sibuk.

Pengiriman untuk acara memang perlu sedikit lebih terencana

Mengirim barang untuk acara di luar kota bukan sekadar memastikan barang berangkat.

Ada tanggal yang harus diperhatikan, ada lokasi yang harus jelas, ada penerima yang perlu ditentukan, dan ada barang yang harus dicek sebelum maupun sesudah sampai.

Nggak perlu dibuat ribet. Yang penting, semuanya sudah dipikirkan sebelum hari H.

Kalau kamu sedang menyiapkan pengiriman perlengkapan acara ke luar kota, BJA Express bisa menjadi salah satu pilihan yang kamu pertimbangkan sesuai kebutuhan pengiriman.

Jadi, sebelum sibuk mengurus rundown, dekorasi, dan persiapan acara lainnya, pastikan satu hal ini juga sudah aman:

barang yang dibutuhkan sudah punya rencana untuk sampai ke lokasi sebelum acara dimulai. 📦✨