Barang akhirnya sampai juga. Lega, sih. 😆
Tapi ternyata urusan belum benar-benar selesai.
Kadang penerima masih harus mencari tahu barang mana yang datang, mengecek jumlahnya, memastikan kondisi barang, sampai menentukan barang tersebut akan disimpan di mana.
Hal seperti ini sering terjadi ketika barang yang dikirim cukup banyak atau penerimanya adalah toko, gudang, kantor, maupun tempat usaha.
Supaya proses setelah barang tiba nggak berantakan, ada beberapa hal yang sebaiknya sudah dipikirkan dari sebelum barang berangkat.
Beri tahu penerima sebelum barang datang
Jangan membuat penerima mengetahui kedatangan barang secara tiba-tiba.
Kalau sudah ada rencana pengiriman, beri tahu pihak yang akan menerima barang terlebih dahulu.
Informasikan jumlah barang atau koli yang akan datang dan, kalau sudah diketahui, berikan juga perkiraan waktu kedatangannya.
Dengan begitu, penerima bisa menyiapkan tempat dan orang yang akan membantu proses penerimaan.
Pastikan tempat untuk barang sudah tersedia
Barang yang datang tentu membutuhkan tempat.
Kalau dikirim ke toko, pastikan ada area yang bisa digunakan untuk menyimpan barang sementara. Kalau menuju gudang, cek apakah kapasitasnya masih cukup.
Hal ini semakin penting kalau barang yang dikirim ukurannya besar atau jumlahnya banyak.
Jangan sampai barang sudah tiba tetapi akhirnya hanya ditaruh di area yang sebenarnya bukan tempat penyimpanannya.
Hitung jumlah barang yang datang
Setelah barang diterima, jangan langsung membongkar semuanya tanpa mengecek jumlahnya.
Cocokkan dengan catatan yang sudah dibuat sebelum pengiriman.
Misalnya sebelumnya ada 15 koli, maka pastikan jumlah yang diterima juga sesuai.
Kalau pengiriman terdiri dari beberapa jenis barang, pengecekan bisa dilakukan berdasarkan daftar agar lebih mudah.
Periksa kondisi bagian luarnya
Sebelum membuka semua kemasan, lihat dulu kondisi bagian luarnya.
Apakah kardus masih tertutup dengan baik?
Apakah ada bagian yang penyok atau robek?
Apakah kemasannya terlihat berbeda dari kondisi sebelum dikirim?
Kalau ada sesuatu yang perlu diperhatikan, dokumentasikan terlebih dahulu.
Kebiasaan sederhana seperti ini bisa membantu membuat proses pengecekan barang lebih teratur.
Jangan buru-buru membuang packing
Setelah barang dibuka, biasanya kemasan langsung dibuang.
Tapi kalau barang yang datang cukup banyak, sebaiknya jangan terburu-buru membereskan semuanya.
Pastikan isi barang sudah diperiksa dan jumlahnya sesuai terlebih dahulu.
Untuk pengiriman yang membutuhkan perjalanan cukup jauh, proses penerimaan seperti ini bisa menjadi bagian penting dari pengecekan setelah barang tiba. Apalagi jika sejak awal barang sudah dipersiapkan dengan layanan pengiriman cargo sesuai kebutuhan.
Pisahkan barang sesuai kegunaannya
Kalau barang yang datang akan digunakan untuk beberapa kebutuhan, langsung kelompokkan setelah diperiksa.
Misalnya:
Barang untuk toko → area toko
Stok cadangan → gudang
Peralatan → ruang penyimpanan
Barang untuk cabang lain → area khusus
Dengan cara seperti ini, barang tidak akan bercampur terlalu lama dan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Catat barang yang sudah diterima
Kalau pengirimannya cukup besar, membuat catatan penerimaan akan sangat membantu.
Tidak perlu rumit.
Cukup tulis tanggal barang diterima, jumlah koli, nama barang, dan kondisi barang saat tiba.
Kalau nantinya ada pengiriman lain, catatan tersebut juga bisa digunakan sebagai pembanding.
Bila barang masih harus diteruskan ke lokasi lain, informasi mengenai jadwal dan pengaturan pengiriman berikutnya sebaiknya juga sudah dipertimbangkan sejak awal.
Jangan lupa beri kabar kalau barang sudah diterima
Setelah semua barang selesai diperiksa, beri tahu pihak yang mengirim bahwa barang sudah sampai.
Terutama kalau barang dikirim untuk kebutuhan usaha, toko, proyek, atau kegiatan tertentu.
Informasi sederhana seperti “barang sudah diterima” bisa membuat kedua pihak sama-sama tahu bahwa proses pengiriman sudah selesai dan barang sudah berada di tangan penerima.
Pengiriman selesai bukan berarti semuanya selesai
Barang sampai memang menjadi bagian penting dari proses pengiriman.
Tapi setelah barang tiba, masih ada proses penerimaan yang sebaiknya dilakukan dengan rapi.
Mulai dari memberi tahu penerima, menyiapkan tempat, menghitung jumlah barang, mengecek kondisi, sampai menyimpan barang sesuai kebutuhan.
Jadi, jangan hanya memikirkan bagaimana barang bisa sampai.
Pikirkan juga apa yang akan dilakukan setelah barang tersebut sampai.
Karena kalau bagian akhirnya sudah dipersiapkan dari awal, proses pengiriman biasanya terasa jauh lebih teratur. 📦