Ada barang yang memang nggak bisa datang kapan saja.
Kalau untuk kebutuhan toko, mungkin barang masih bisa disimpan dulu. Tapi kalau barang tersebut dipakai untuk acara, pameran, bazar, atau kegiatan tertentu, waktu kedatangannya jadi jauh lebih penting.
Barang telat sedikit saja bisa bikin persiapan ikut berantakan. ðŸ˜
Makanya, kalau ada rencana mengirim barang untuk kebutuhan acara, persiapannya sebaiknya dilakukan lebih awal.
Tentukan barang apa saja yang dibutuhkan
Sebelum mulai packing, buat daftar barang yang memang akan dibawa.
Misalnya meja, perlengkapan display, banner, peralatan kerja, stok produk, atau barang pendukung lainnya.
Pisahkan barang yang benar-benar wajib ada dengan barang tambahan.
Dengan begitu, kalau harus mengatur pengiriman dalam jumlah banyak, kamu sudah tahu mana yang menjadi prioritas.
Catat jumlah dan ukurannya
Jangan hanya menulis nama barang.
Catat juga jumlah dan ukuran barang, terutama kalau ada perlengkapan yang cukup besar.
Misalnya satu meja lipat tentu membutuhkan ruang berbeda dengan satu kardus produk.
Data seperti ini bisa membantu saat menentukan kebutuhan pengiriman cargo untuk perlengkapan acara.
Semakin lengkap informasi barangnya, semakin mudah juga mempersiapkan pengirimannya.
Jangan packing di hari terakhir
Ini salah satu hal yang sebaiknya dihindari.
Kalau acara sudah dekat, seharusnya barang sudah dalam kondisi siap dikirim, bukan baru mulai mencari kardus dan bahan packing.
Berikan waktu untuk mengecek kembali isi barang setelah semuanya selesai dikemas.
Kalau ternyata ada barang yang tertinggal, masih ada kesempatan untuk menyiapkannya.
Beri tanda pada barang
Kalau barang yang dibawa cukup banyak, berikan label sederhana.
Misalnya:
PERLENGKAPAN DISPLAY
STOK PRODUK
PERALATAN ACARA
Dengan begitu, ketika barang sampai di lokasi, tim tidak perlu membuka semua kemasan hanya untuk mencari barang tertentu.
Pastikan alamat lokasi acara lengkap
Lokasi acara terkadang bukan sekadar alamat gedung.
Bisa saja barang harus masuk melalui pintu tertentu, menuju lantai tertentu, atau diterima oleh orang yang berbeda dari alamat utama.
Karena itu, catat informasi lokasi selengkap mungkin.
Nama gedung, alamat, nomor kontak penerima, dan keterangan tambahan bisa membantu proses penerimaan barang.
Tentukan kapan barang harus sudah ada
Ini bagian yang paling penting.
Jangan hanya menentukan tanggal acara.
Tentukan juga kapan barang harus sudah berada di lokasi.
Kalau acaranya hari Sabtu, misalnya, kamu bisa mempertimbangkan apakah barang perlu tiba sehari sebelumnya agar masih ada waktu untuk menata semuanya.
Dengan adanya waktu cadangan, kamu tidak harus panik kalau ada hal yang membuat proses persiapan sedikit mundur.
Cek jadwal pengiriman lebih awal
Setelah mengetahui kapan barang dibutuhkan, baru sesuaikan dengan jadwal pengiriman.
Jangan menunggu sampai sehari sebelum acara baru mencari tahu jadwalnya.
Kamu bisa mengecek jadwal pengiriman dan tujuan dari awal supaya waktu packing dan keberangkatan bisa disusun dengan lebih nyaman.
Pastikan ada orang yang menerima
Barang sudah tiba di lokasi, tapi siapa yang akan menerimanya?
Ini juga perlu ditentukan.
Berikan nama dan nomor kontak orang yang bertugas menerima barang kepada pihak terkait.
Kalau barangnya banyak, pastikan juga ada orang yang bisa membantu memindahkan dan mengecek barang ketika tiba.
Setelah sampai, langsung cek
Begitu barang tiba di lokasi acara, jangan langsung menganggap semuanya sudah aman.
Cocokkan jumlah barang dengan daftar yang sudah dibuat.
Periksa juga kemasannya dan pastikan barang yang paling dibutuhkan sudah tersedia.
Setelah itu, baru barang bisa dipindahkan ke area acara dan mulai ditata.
Jangan biarkan urusan pengiriman mengganggu acara
Barang untuk acara memang membutuhkan persiapan yang sedikit berbeda.
Bukan cuma soal bagaimana barang bisa sampai, tetapi juga kapan barang sampai dan siapa yang siap menerimanya.
Kalau semua sudah dipikirkan dari awal, kamu bisa lebih fokus pada persiapan acaranya tanpa harus sibuk memikirkan barang yang belum datang.
Jadi sebelum barang diberangkatkan, pastikan tiga hal ini sudah jelas:
Barangnya apa, dikirim ke mana, dan harus sudah sampai kapan? 📦✨