Barang yang mau dikirim ternyata nggak harus selalu berangkat semuanya dalam satu waktu.
Kalau jumlahnya banyak, justru membaginya menjadi beberapa pengiriman bisa membuat proses persiapan lebih mudah. Apalagi kalau ada barang yang memang harus segera sampai, sementara barang lainnya masih bisa menunggu.
Yang penting, pembagiannya jangan dilakukan asal-asalan.
Tentukan barang yang paling dibutuhkan
Coba lihat kembali semua barang yang akan dikirim.
Mana yang paling dibutuhkan di lokasi tujuan?
Mana yang masih bisa menyusul?
Misalnya sebuah toko membutuhkan perlengkapan untuk mulai beroperasi. Rak, meja, dan peralatan utama mungkin perlu dikirim lebih dulu, sedangkan stok tambahan bisa menyusul setelahnya.
Dengan menentukan prioritas, kamu bisa lebih mudah mengatur barang yang harus berangkat terlebih dahulu.
Pisahkan barang berdasarkan kelompok
Setelah menentukan prioritas, kelompokkan barangnya.
Barang untuk pengiriman pertama dipisahkan dari barang untuk pengiriman berikutnya.
Jangan hanya mengandalkan ingatan. Buat daftar supaya lebih mudah saat melakukan pengecekan.
Kalau barang berukuran besar atau jumlahnya cukup banyak, catat juga ukuran dan beratnya. Informasi tersebut bisa membantu saat mempertimbangkan kebutuhan pengiriman cargo.
Jangan lupa perhatikan ukuran barang
Membagi pengiriman bukan berarti hanya membagi jumlah barang.
Ukuran juga perlu diperhatikan.
Misalnya ada lima kardus kecil dan satu mesin berukuran besar. Jumlahnya memang hanya enam barang, tetapi kebutuhan ruangnya tentu berbeda.
Karena itu, barang berukuran besar sebaiknya dicatat secara terpisah agar tidak membuat perhitungan menjadi kurang tepat.
Sesuaikan dengan kebutuhan di lokasi tujuan
Sebelum menentukan pengiriman pertama, tanyakan dulu apa yang paling dibutuhkan oleh penerima.
Kalau barang akan dikirim ke toko, mungkin ada perlengkapan tertentu yang harus tersedia sebelum toko bisa beroperasi.
Kalau menuju gudang, mungkin stok tertentu yang lebih diprioritaskan.
Dengan mengetahui kebutuhan penerima, pembagian barang akan menjadi lebih masuk akal.
Pastikan setiap kelompok punya tujuan yang jelas
Kalau barang dikirim secara bertahap, setiap kelompok harus memiliki tujuan yang jelas.
Tulis alamat dan penerimanya dengan lengkap.
Kalau beberapa pengiriman memiliki tujuan yang sama, beri tanda berdasarkan urutan agar tidak tertukar.
Misalnya:
Pengiriman 1 — Perlengkapan utama
Pengiriman 2 — Stok tambahan
Pengiriman 3 — Barang cadangan
Cara sederhana seperti ini bisa membuat proses pengecekan jauh lebih mudah.
Beri tahu penerima kalau pengiriman dilakukan bertahap
Jangan sampai penerima mengira semua barang akan datang sekaligus.
Beritahu bahwa barang akan dikirim dalam beberapa tahap.
Dengan begitu, penerima bisa menyesuaikan tempat penyimpanan dan pengecekan barang berdasarkan masing-masing pengiriman.
Ini juga membantu ketika ada barang yang memang belum datang karena masih berada dalam jadwal berikutnya.
Perhatikan jadwal masing-masing pengiriman
Kalau barang dikirim bertahap, jadwalnya juga perlu dicatat.
Tentukan barang mana yang berangkat lebih dulu dan kapan pengiriman berikutnya dilakukan.
Kamu bisa mengecek jadwal pengiriman dan tujuan yang tersedia agar pembagian barang bisa disesuaikan dengan rencana perjalanan.
Jangan sampai pengiriman pertama sudah sampai, tetapi pengiriman berikutnya justru terlambat dari waktu yang dibutuhkan.
Cek setiap barang setelah sampai
Setiap kali satu tahap pengiriman selesai, lakukan pengecekan.
Cocokkan jumlah barang dengan daftar yang sudah dibuat.
Kalau pengiriman pertama berisi 10 koli, pastikan penerima menerima jumlah yang sesuai.
Setelah itu, catat bahwa pengiriman pertama sudah selesai sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
Pengiriman bertahap bisa lebih mudah kalau direncanakan
Mengirim semua barang sekaligus memang terlihat lebih sederhana.
Tapi ketika jumlah barang sangat banyak atau kebutuhannya berbeda-beda, pengiriman bertahap bisa menjadi pilihan yang lebih teratur.
Yang penting, tentukan prioritas, pisahkan barang, catat jumlahnya, pastikan tujuan, dan komunikasikan jadwal kepada penerima.
Jadi, kalau barang yang mau dikirim terlalu banyak untuk diberangkatkan sekaligus, nggak perlu langsung bingung.
Tentukan dulu mana yang paling dibutuhkan, lalu susun sisanya menyusul. 📦