Ada pengiriman yang waktunya fleksibel.
Tapi ada juga barang yang memang harus sudah tersedia sebelum tanggal tertentu. Misalnya perlengkapan untuk kegiatan, kebutuhan operasional, stok untuk pesanan, atau barang yang akan digunakan pada hari tertentu.
Kalau sudah punya batas waktu seperti ini, jangan cuma memikirkan kapan barang berangkat. Ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan sejak awal.
Tentukan tanggal barang dibutuhkan
Hal pertama yang perlu diketahui adalah kapan barang harus sudah berada di lokasi tujuan.
Bukan kapan barang harus dikirim.
Dua hal tersebut tentu berbeda.
Kalau barang dibutuhkan tanggal 20, jangan menjadikan tanggal 20 sebagai target keberangkatan. Masih ada perjalanan yang perlu diperhitungkan.
Beri waktu untuk persiapan
Sebelum barang berangkat, masih ada proses mengumpulkan barang, menyiapkan dokumen atau informasi pengiriman, dan memastikan tujuan.
Karena itu, jangan membuat persiapan terlalu dekat dengan tanggal kebutuhan.
Semakin awal barang disiapkan, semakin banyak waktu yang tersedia kalau ternyata ada sesuatu yang perlu diperbaiki.
Pastikan barang yang dibutuhkan sudah lengkap
Setelah tanggal kebutuhan ditentukan, cek barangnya.
Apakah semuanya sudah tersedia?
Kalau ada barang yang masih menunggu dari supplier atau lokasi lain, catat juga.
Jangan sampai pengiriman sudah direncanakan, tetapi sebagian barang ternyata belum siap.
Perhatikan tujuan pengiriman
Alamat tujuan harus jelas sejak awal.
Pastikan nama penerima, nomor telepon, kota, dan alamat lengkap sudah sesuai.
Kalau barang akan dikirim ke kantor, toko, gudang, atau lokasi tertentu, pastikan pihak di sana memang bisa menerima barang pada waktu yang direncanakan.
Hitung jumlah barang
Kalau barang yang dikirim cukup banyak, buat catatan jumlahnya.
Tidak harus rumit.
Nama barang dan jumlahnya sudah cukup untuk menjadi acuan awal.
Kalau barang memiliki ukuran atau berat yang berbeda-beda, informasi tersebut juga bisa dicatat.
Untuk kebutuhan barang dalam jumlah besar, kamu bisa melihat informasi pengiriman cargo sebagai referensi dalam menyiapkan pengiriman.
Jangan lupa waktu penerimaan
Barang sudah tiba di kota tujuan bukan berarti otomatis sudah selesai.
Masih ada proses penerimaan di lokasi.
Karena itu, pastikan pihak penerima mengetahui rencana kedatangan barang.
Kalau penerima hanya tersedia pada jam tertentu, informasi tersebut juga perlu diperhatikan sejak awal.
Siapkan sedikit waktu cadangan
Kalau barang sangat penting dan memiliki batas waktu yang jelas, jangan membuat rencana terlalu mepet.
Sisakan waktu untuk menghadapi kemungkinan perubahan yang terjadi selama proses pengiriman.
Dengan adanya waktu cadangan, kamu tidak langsung panik ketika ada perubahan pada rencana awal.
Cek jadwal sebelum menentukan keberangkatan
Setelah mengetahui kapan barang dibutuhkan, baru sesuaikan dengan jadwal pengiriman yang tersedia.
Kamu bisa mengecek jadwal dan tujuan pengiriman lebih awal untuk membantu menentukan kapan barang sebaiknya dipersiapkan.
Jangan menunggu sampai tanggalnya sudah dekat
Kalau sudah mengetahui barang harus tiba pada tanggal tertentu, lebih baik mulai menghitung mundur dari sekarang.
Tentukan kapan barang harus siap, kapan proses persiapan dimulai, dan kapan pengiriman perlu dilakukan.
Cara sederhana ini bisa membuat semuanya lebih terarah.
Barang harus tiba tepat waktu? Jangan cuma fokus pada keberangkatannya
Pengiriman dengan batas waktu tertentu membutuhkan perencanaan dari awal.
Mulai dari mengetahui tanggal kebutuhan, memastikan barang tersedia, mengecek tujuan, sampai memperhatikan waktu penerimaan.
Jangan sampai baru sibuk mencari solusi ketika tanggal kebutuhannya sudah semakin dekat.
Kalau barang memang harus ada sebelum tanggal tertentu, jangan jadikan tanggal tersebut sebagai awal persiapan. Jadikan itu sebagai batas akhirnya. 📦