Ada kalanya kantor pusat perlu mengirim barang ke cabang karena kebutuhan operasional.
Barangnya bisa berupa perlengkapan kerja, dokumen, peralatan, stok, atau kebutuhan lain yang memang sedang diperlukan di lokasi tersebut.
Karena pengiriman seperti ini biasanya dilakukan untuk kebutuhan internal, orang sering merasa pencatatannya tidak perlu terlalu detail.
Padahal justru catatan sederhana bisa membantu supaya barang yang dikirim dan yang diterima tetap sesuai.
Tentukan barang yang memang akan dikirim
Sebelum mulai mengumpulkan barang, tentukan terlebih dahulu apa saja yang memang dibutuhkan oleh cabang.
Jangan memasukkan barang hanya karena masih tersedia di kantor pusat.
Buat daftar berdasarkan permintaan dari cabang agar isi kiriman memang sesuai kebutuhan.
Cocokkan dengan permintaan cabang
Kalau cabang mengirimkan daftar kebutuhan, gunakan daftar tersebut sebagai acuan.
Misalnya cabang meminta:
- 5 unit perlengkapan tertentu
- 2 kotak alat kerja
- 1 paket materi promosi
Pastikan barang yang disiapkan sesuai dengan permintaan tersebut.
Pisahkan barang yang berbeda fungsi
Kalau dalam satu pengiriman ada perlengkapan kerja dan stok produk, pisahkan pencatatannya.
Hal ini akan memudahkan cabang ketika menerima dan menyimpan barang.
Mereka tidak perlu membuka semua kemasan hanya untuk mengetahui apa saja yang dikirim.
Catat jumlah setiap barang
Jumlah barang sebaiknya ditulis dengan jelas.
Kalau ada barang yang dikirim dalam beberapa kemasan, catat juga jumlah kemasannya.
Informasi tersebut nantinya bisa digunakan sebagai pembanding ketika barang sudah sampai.
Perhatikan barang yang berukuran besar
Perlengkapan kantor tidak selalu berukuran kecil.
Ada kemungkinan terdapat mesin, peralatan, rak, atau benda lain yang membutuhkan ruang lebih besar.
Kalau barang seperti ini ikut dikirim, sebaiknya ukuran dan beratnya sudah diketahui sejak awal.
Untuk kebutuhan pengiriman dalam jumlah besar, kamu bisa melihat informasi pengiriman cargo sebagai salah satu referensi.
Pastikan cabang siap menerima
Sebelum barang diberangkatkan, beri tahu cabang bahwa akan ada kiriman.
Sampaikan barang apa saja yang dikirim dan perkiraan waktu kedatangannya.
Dengan begitu, pihak cabang bisa menyiapkan orang yang akan menerima barang.
Jangan lupa informasi penerima
Nama orang yang menerima barang juga sebaiknya sudah jelas.
Kalau orang yang biasanya menerima sedang tidak berada di lokasi, tentukan siapa yang menggantikannya.
Hal ini akan membuat proses penerimaan lebih mudah.
Simpan catatan pengiriman
Setelah barang berangkat, simpan daftar barang yang sudah dikirim.
Catatan ini bisa digunakan ketika cabang mengonfirmasi bahwa barang sudah diterima.
Kalau ternyata ada perbedaan jumlah, kamu juga memiliki acuan untuk melakukan pengecekan.
Minta konfirmasi setelah barang diterima
Setelah barang sampai, pihak cabang sebaiknya melakukan pengecekan.
Tidak perlu rumit.
Cukup cocokkan jumlah dan jenis barang dengan daftar yang sudah diberikan.
Setelah semuanya sesuai, cabang bisa memberikan konfirmasi bahwa kiriman sudah diterima.
Kalau pengiriman dilakukan rutin, buat format tetap
Kalau kantor sering mengirim barang ke cabang, kamu bisa membuat format daftar yang sama untuk setiap pengiriman.
Misalnya berisi:
- Tanggal pengiriman
- Nama cabang
- Isi barang
- Jumlah
- Jumlah kemasan
- Nama penerima
- Keterangan
Dengan format yang konsisten, pencatatan akan jauh lebih mudah.
Untuk pengiriman berikutnya, kamu tinggal memperbarui informasi yang diperlukan. Kalau ingin melihat referensi tujuan dan layanan pengiriman, informasinya juga bisa dicek lebih awal.
Pengiriman internal tetap perlu dicatat
Meskipun barang hanya berpindah dari kantor pusat ke cabang sendiri, tetap ada baiknya membuat catatan.
Bukan untuk membuat proses menjadi rumit, tetapi supaya kedua pihak memiliki informasi yang sama.
Jadi ketika barang sudah sampai, nggak ada lagi pertanyaan seperti:
“Kemarin yang dikirim itu jumlahnya berapa, ya?” 😆📦