Barang sudah siap, packing sudah selesai, dan tujuan pengiriman juga sudah ditentukan.
Tapi ada satu hal yang sering dianggap sepele: kontak orang yang akan menerima barang.
Alamat yang lengkap memang penting, tetapi ketika barang sudah mendekati tujuan, nomor penerima juga bisa sangat membantu. Apalagi kalau barang dikirim ke kantor, toko, gudang, atau lokasi yang memiliki beberapa akses masuk.
Daripada nanti bingung mencari siapa yang harus dihubungi, lebih baik siapkan informasinya dari awal.
Tulis nama penerima dengan jelas
Jangan hanya mencantumkan nama perusahaan atau nama lokasi.
Kalau memungkinkan, tuliskan juga nama orang yang memang bertugas menerima barang.
Misalnya barang dikirim ke sebuah toko, pastikan ada nama orang yang bisa ditemui ketika barang tiba.
Informasi sederhana ini bisa membuat proses penerimaan lebih mudah.
Pastikan nomor telepon masih aktif
Nomor yang dicantumkan sebaiknya memang nomor yang bisa dihubungi.
Jangan menggunakan nomor lama yang sudah tidak aktif hanya karena nomor tersebut pernah digunakan untuk pengiriman sebelumnya.
Kalau ada nomor cadangan, kamu juga bisa mencatatnya sebagai kontak tambahan.
Berikan alamat selengkap mungkin
Kontak penerima memang penting, tetapi tetap harus didukung alamat yang jelas.
Tuliskan nama jalan, nomor bangunan, kelurahan atau area jika diperlukan, kota, dan informasi tambahan lainnya.
Kalau lokasinya berada di dalam kompleks, gedung, atau kawasan tertentu, tambahkan petunjuk yang bisa membantu menemukan titik penerimaan.
Jangan lupa keterangan lokasi
Ada lokasi yang alamatnya sudah benar tetapi tetap sulit ditemukan.
Misalnya gudang berada di bagian belakang area usaha atau kantor memiliki pintu masuk khusus untuk menerima barang.
Kalau ada keterangan seperti itu, tuliskan bersama informasi penerima.
Semakin jelas informasinya, semakin kecil kemungkinan orang yang mengantar harus mencari-cari lokasi.
Sesuaikan dengan jenis barang
Kalau barang yang dikirim berukuran besar atau jumlahnya banyak, penerima sebaiknya mengetahui hal tersebut sejak awal.
Mereka bisa menyiapkan tempat untuk menerima barang dan orang yang membantu proses bongkar.
Untuk kebutuhan pengiriman cargo dengan jumlah atau ukuran barang yang lebih besar, informasi seperti jumlah koli, berat, dan ukuran juga sebaiknya sudah dipersiapkan.
Beri tahu penerima sebelum barang berangkat
Jangan menunggu sampai barang sudah tiba baru menghubungi penerima.
Sampaikan informasi pengiriman sebelumnya.
Beritahu bahwa akan ada barang yang dikirim, berapa perkiraan jumlahnya, dan kapan kira-kira barang akan datang.
Dengan begitu, penerima punya waktu untuk bersiap.
Kalau penerima berubah, segera perbarui datanya
Dalam beberapa kondisi, orang yang biasanya menerima barang mungkin sedang tidak berada di lokasi.
Kalau ada pergantian penerima, pastikan informasi tersebut diperbarui.
Jangan sampai barang masih menggunakan kontak orang lama yang ternyata sedang tidak bertugas.
Simpan data pengiriman dengan rapi
Kalau kamu sering melakukan pengiriman, sebaiknya data penerima tidak hanya disimpan di satu tempat.
Catat nama, nomor telepon, alamat, dan keterangan lokasi secara rapi.
Ketika ada pengiriman berikutnya ke tempat yang sama, kamu tinggal mengecek kembali dan memperbarui informasi jika ada perubahan.
Cek jadwal sebelum memberi tahu penerima
Informasi waktu juga perlu diperhatikan.
Jangan memberikan perkiraan kedatangan yang belum jelas kepada penerima.
Kamu bisa mengecek jadwal dan tujuan pengiriman terlebih dahulu, kemudian menyampaikan informasi yang sesuai kepada orang yang akan menerima barang.
Setelah barang tiba, pastikan penerima melakukan pengecekan
Begitu barang sampai, penerima sebaiknya mencocokkan jumlah barang dengan catatan yang diberikan.
Kalau jumlahnya banyak, pengecekan akan lebih mudah dilakukan berdasarkan nomor koli atau daftar barang.
Dengan begitu, proses penerimaan tidak hanya bergantung pada perkiraan.
Kontak penerima kelihatannya sepele, tapi jangan sampai kosong
Dalam pengiriman barang, alamat memang menjadi informasi utama.
Tetapi kontak penerima juga nggak kalah penting.
Nama yang jelas, nomor yang aktif, alamat lengkap, dan keterangan lokasi bisa membantu ketika barang sudah mendekati tujuan.
Jadi sebelum barang berangkat, coba cek lagi data pengirimannya.
Alamat sudah benar, tapi nomor penerimanya masih nomor lama? Nah, bagian itu jangan sampai lupa diperbarui. 📦