Barang sudah selesai dikemas dan tinggal menunggu waktu untuk diberangkatkan.
Tapi sebelum benar-benar dikirim, ada satu hal yang sering terlupakan: siapa yang bertanggung jawab melakukan pengecekan terakhir?
Kalau barangnya hanya sedikit, mungkin tidak terlalu masalah. Namun kalau jumlahnya sudah banyak, akan lebih aman kalau ada satu orang yang memastikan semuanya sesuai sebelum barang meninggalkan tempat asal.
Tentukan satu orang untuk pengecekan
Nggak harus orang khusus.
Bisa pemilik usaha, bagian gudang, admin, atau siapa pun yang mengetahui detail barang yang akan dikirim.
Yang penting, orang tersebut memiliki daftar atau informasi mengenai isi pengiriman.
Dengan begitu, pengecekan tidak dilakukan oleh banyak orang tanpa koordinasi.
Cocokkan barang dengan catatan
Sebelum barang diberangkatkan, cocokkan kembali isi pengiriman dengan daftar yang sudah dibuat.
Perhatikan:
- nama barang
- jumlah barang
- jumlah koli
- tujuan
- nama penerima
Kalau semuanya sesuai, proses selanjutnya bisa dilakukan dengan lebih tenang.
Jangan lupa periksa kemasan
Selain isi barang, kondisi kemasan juga perlu diperhatikan.
Lihat apakah kardus masih kuat, apakah lakban sudah menutup dengan baik, dan apakah ada bagian yang terlihat kurang aman.
Kalau ada kemasan yang perlu diperbaiki, lebih baik dilakukan sebelum barang berangkat.
Pisahkan barang yang memiliki tujuan berbeda
Kalau dalam satu waktu ada beberapa pengiriman, pastikan barangnya tidak tercampur.
Barang untuk satu tujuan bisa diberi area khusus.
Sedangkan barang untuk tujuan lain ditempatkan terpisah.
Cara ini sederhana, tetapi bisa membantu mengurangi risiko salah memasukkan barang.
Catat jumlah koli
Jumlah koli sebaiknya diketahui sebelum barang diberangkatkan.
Misalnya total ada 20 koli.
Catatan tersebut bisa digunakan sebagai acuan saat barang diterima di lokasi tujuan.
Untuk pengiriman barang dalam jumlah banyak, informasi seperti berat dan ukuran juga bisa disiapkan saat mencari solusi pengiriman cargo.
Foto kondisi barang
Sebelum barang berangkat, kamu juga bisa mengambil foto sebagai dokumentasi.
Tidak perlu memotret satu per satu kalau jumlahnya terlalu banyak.
Cukup dokumentasikan kelompok barang dan kondisi kemasannya dengan jelas.
Dokumentasi tersebut bisa membantu sebagai catatan sebelum pengiriman.
Pastikan data tujuan sudah benar
Setelah barang selesai dicek, lihat kembali informasi tujuan.
Nama penerima, nomor telepon, kota, dan alamat sebaiknya sudah sesuai dengan data terbaru.
Kalau ada perubahan alamat atau penerima, jangan lupa memperbaruinya sebelum barang berangkat.
Beri informasi kepada penerima
Penerima juga sebaiknya mengetahui bahwa barang akan dikirim.
Kalau jumlahnya cukup banyak, beri tahu perkiraan jumlah koli yang akan diterima.
Dengan begitu, penerima bisa menyiapkan tempat dan orang yang membantu proses bongkar.
Sesuaikan dengan jadwal pengiriman
Jangan lupa melihat jadwal keberangkatan.
Barang yang sudah selesai diperiksa bisa saja masih harus menunggu jadwal tertentu.
Kamu bisa mengecek jadwal dan tujuan pengiriman lebih awal agar persiapan barang tidak dilakukan terlalu mendadak.
Setelah semuanya sesuai, baru berangkat
Pengecekan terakhir memang hanya membutuhkan beberapa menit.
Tapi dari pengecekan tersebut, kamu bisa mengetahui apakah barang benar-benar sudah siap atau masih ada yang perlu diperbaiki.
Jadi, jangan langsung berpikir “packing sudah selesai berarti tinggal kirim.”
Pastikan dulu ada yang melihat semuanya untuk terakhir kali.
Karena satu pengecekan kecil sebelum berangkat bisa jauh lebih mudah daripada mencari kesalahan setelah barang sudah dalam perjalanan. 📦