Barang retur memang sedikit berbeda dari pengiriman biasa.
Barang yang dikembalikan bisa saja berasal dari pelanggan, cabang, toko, atau lokasi lain. Kadang jumlahnya hanya beberapa barang, tetapi bisa juga menumpuk kalau retur terjadi dalam jumlah banyak.
Supaya proses pengembaliannya tetap rapi, ada beberapa hal yang sebaiknya diperhatikan sebelum barang berangkat.
Pisahkan barang yang akan diretur
Jangan langsung mencampurkan barang retur dengan stok yang masih akan dijual.
Buat satu area khusus untuk barang yang memang akan dikembalikan.
Cara sederhana ini akan membuat proses pengecekan lebih mudah dan mengurangi kemungkinan barang tercampur.
Catat alasan pengembalian
Kalau barang dikembalikan karena kondisi tertentu, catat keterangannya.
Misalnya barang tidak sesuai pesanan, perlu diperiksa kembali, atau memang harus dikembalikan ke lokasi asal.
Catatan tersebut akan membantu pihak yang menerima memahami kenapa barang tersebut dikirim kembali.
Cek jumlah barang
Sebelum dikirim, hitung kembali jumlah barang yang akan diretur.
Kalau ada 10 barang yang seharusnya dikembalikan, pastikan semuanya sudah masuk dalam daftar.
Jangan hanya mengandalkan ingatan, terutama kalau barang retur berasal dari beberapa pesanan berbeda.
Pisahkan berdasarkan tujuan
Kalau barang retur berasal dari beberapa lokasi, jangan langsung digabung.
Kelompokkan berdasarkan tujuan masing-masing.
Misalnya barang yang harus kembali ke gudang dipisahkan dari barang yang harus kembali ke supplier.
Dengan begitu, proses penerimaan nantinya lebih mudah.
Periksa kondisi barang
Sebelum dikirim kembali, lihat kondisi barangnya.
Pastikan barang yang akan diretur memang sesuai dengan catatan pengembalian.
Kalau ada bagian atau komponen yang seharusnya ikut, periksa kembali agar tidak tertinggal.
Catat ukuran dan berat jika jumlahnya banyak
Barang retur tidak selalu berupa paket kecil.
Ada kalanya barang yang dikembalikan berjumlah banyak atau memiliki ukuran cukup besar.
Kalau kondisinya seperti itu, informasi berat dan ukuran bisa dipersiapkan saat mempertimbangkan pengiriman cargo.
Dengan data tersebut, kebutuhan pengiriman bisa dipertimbangkan berdasarkan kondisi barang sebenarnya.
Beri tahu pihak yang menerima
Jangan membuat penerima baru mengetahui adanya retur ketika barang sudah tiba.
Sampaikan informasi terlebih dahulu.
Beritahu jumlah barang, tujuan, dan perkiraan waktu pengirimannya.
Kalau barang yang diretur cukup banyak, penerima juga bisa menyiapkan tempat untuk menampungnya.
Simpan catatan pengiriman
Setelah barang berangkat, simpan informasi pengirimannya.
Catat tanggal, tujuan, jumlah barang, dan pihak yang menerima.
Kalau nantinya ada pertanyaan mengenai barang tersebut, kamu masih memiliki catatan yang bisa digunakan untuk pengecekan.
Cek kembali saat barang diterima
Begitu barang retur sampai, penerima sebaiknya mencocokkan jumlahnya dengan daftar.
Kalau jumlah atau kondisi barang tidak sesuai, perbedaannya bisa diketahui lebih cepat.
Proses ini juga membuat alur retur lebih mudah dilacak.
Retur nggak harus bikin barang makin berantakan
Barang yang dikembalikan memang membutuhkan perhatian tambahan.
Tapi kalau sejak awal sudah dipisahkan, dicatat, dan diberi informasi yang jelas, prosesnya bisa jauh lebih sederhana.
Jadi sebelum barang retur dikirim kembali, coba pastikan dulu:
Barangnya sudah dipisahkan, jumlahnya sudah dicatat, tujuannya jelas, dan penerima sudah tahu?
Kalau semuanya sudah siap, baru lanjut ke pengiriman. 📦