Pameran sudah dijadwalkan, booth sudah disiapkan, dan barang-barang yang akan dibawa juga sudah terkumpul.
Tapi ada satu bagian yang sering baru dipikirkan belakangan: proses saat barang tiba di lokasi.
Barang yang sampai di venue bukan berarti semuanya langsung selesai. Masih ada proses menerima, memindahkan, membuka kemasan, dan menata barang sebelum pameran dimulai.
Kalau waktunya terlalu mepet, bagian ini bisa bikin persiapan jadi terburu-buru.
Ketahui kapan barang boleh masuk
Sebelum mengirim, cari tahu terlebih dahulu kapan pihak venue menerima barang.
Jangan hanya berpatokan pada tanggal pameran.
Bisa saja peserta sudah diperbolehkan memasukkan barang satu hari sebelumnya untuk melakukan persiapan booth.
Informasi seperti ini sebaiknya sudah diketahui sebelum menentukan waktu pengiriman.
Pastikan siapa yang menerima
Barang yang datang ke lokasi pameran harus diterima oleh orang yang jelas.
Bisa anggota tim, panitia, atau pihak venue sesuai aturan yang berlaku.
Pastikan nama dan nomor kontak orang tersebut sudah dicatat supaya tidak bingung ketika barang tiba.
Perhatikan akses menuju lokasi
Barang pameran terkadang bukan berupa kardus kecil.
Ada banner, display, perlengkapan booth, meja, rak, atau barang promosi lainnya.
Karena itu, akses menuju lokasi juga perlu diperhatikan.
Kalau venue berada di dalam gedung, cari tahu jalur masuk barang dan area bongkarnya.
Catat barang yang dibawa
Sebelum barang berangkat, buat daftar sederhana.
Misalnya:
- perlengkapan booth
- produk untuk display
- materi promosi
- peralatan pendukung
- barang cadangan
Daftar tersebut nantinya bisa digunakan untuk mengecek apakah semua barang sudah tiba di lokasi.
Jangan lupakan barang berukuran besar
Barang untuk pameran bisa saja memiliki bentuk yang tidak biasa.
Kalau ada display, rak, mesin, atau perlengkapan lain yang berukuran besar, catat ukuran dan beratnya.
Informasi tersebut dapat dipersiapkan ketika mempertimbangkan pengiriman cargo untuk kebutuhan pameran.
Dengan begitu, kebutuhan pengiriman bisa dipikirkan berdasarkan barang yang benar-benar akan dibawa.
Beri waktu untuk proses bongkar
Ini bagian yang sering disepelekan.
Barang sudah sampai bukan berarti booth langsung siap.
Masih ada waktu yang dibutuhkan untuk menurunkan barang, membawanya ke area booth, membuka kemasan, dan menata semuanya.
Jadi, jangan membuat jadwal kedatangan terlalu dekat dengan waktu pameran dimulai.
Koordinasikan dengan tim
Kalau barang yang dikirim cukup banyak, pastikan tim di lokasi sudah mengetahui apa saja yang akan datang.
Beri mereka daftar barang dan informasi penerimaannya.
Dengan begitu, ketika barang tiba, prosesnya tidak perlu dimulai dari mencari tahu isi pengiriman.
Siapkan rencana untuk barang yang kembali
Pameran memang punya tanggal selesai.
Tapi setelah acara berakhir, barang-barang tersebut harus dibawa ke mana?
Kalau barang akan dikembalikan ke gudang atau dikirim ke kota lain, rencana tersebut sebaiknya sudah dipikirkan sebelum acara selesai.
Jangan sampai setelah booth dibongkar baru mulai mencari cara untuk membawa semua barang kembali.
Cek jadwal pengiriman dari awal
Kalau lokasi pameran berada di luar kota, waktu perjalanan juga perlu diperhitungkan.
Kamu bisa melihat informasi jadwal dan tujuan pengiriman lebih awal agar rencana keberangkatan bisa disesuaikan dengan jadwal persiapan di venue.
Dengan begitu, barang punya waktu yang cukup untuk tiba sebelum proses penataan dimulai.
Pameran bukan cuma soal barang sampai
Barang yang tiba tepat waktu memang penting.
Tapi yang nggak kalah penting adalah barang tiba ketika tim sudah siap menerimanya dan masih ada cukup waktu untuk menatanya.
Jadi sebelum mengirim perlengkapan pameran, jangan cuma bertanya:
“Kapan barang bisa sampai?”
Tapi tanyakan juga:
“Kalau barang sudah sampai, masih punya waktu berapa lama untuk membongkar dan menatanya?” 📦