Halo, sobat BJA Express! 👋
Kalau barang yang dikirim cuma satu atau dua dus, menghitung kebutuhannya mungkin terasa gampang. Tapi ceritanya bisa berbeda ketika barang yang dikirim berkaitan dengan usaha.
Ada stok produk, perlengkapan toko, peralatan kerja, sampai barang yang nantinya harus langsung digunakan di tempat tujuan. Kalau dari awal tidak dihitung dengan baik, bisa saja ada barang yang kurang, kelebihan, atau malah tertinggal.
Makanya, sebelum barang berangkat, ada baiknya berhenti sebentar dan memastikan apa saja yang sebenarnya perlu dikirim.
Mulai dari barang yang paling dibutuhkan
Jangan langsung memasukkan semua barang ke dalam daftar tanpa urutan.
Coba tentukan dulu barang apa yang paling dibutuhkan di lokasi tujuan. Misalnya kamu sedang mengisi stok toko baru, tentu barang utama yang akan dijual perlu diprioritaskan.
Setelah itu baru masukkan perlengkapan pendukung lainnya.
Cara seperti ini membuat daftar barang lebih mudah dibaca dan membantu menghindari barang penting yang justru lupa dimasukkan.
Buat daftar sebelum mulai packing
Nggak harus menggunakan spreadsheet yang rumit.
Catatan di HP pun sebenarnya sudah cukup. Tulis nama barang dan jumlahnya, lalu beri tanda ketika barang tersebut sudah masuk ke dalam kemasan.
Kalau jumlah barangnya banyak, kamu juga bisa membaginya berdasarkan kelompok.
Contohnya:
- Stok produk
- Peralatan toko
- Perlengkapan kerja
- Barang pendukung
Dengan pembagian seperti ini, pengecekan jadi lebih gampang.
Perhatikan ukuran barang, bukan cuma jumlahnya
Lima barang belum tentu membutuhkan ruang yang sama dengan lima barang lainnya.
Ada barang yang ringan tetapi memakan banyak tempat. Ada juga barang yang berat namun ukurannya relatif kecil.
Karena itu, ketika merencanakan pengiriman, jangan hanya mencatat jumlah. Perhatikan juga ukuran dan beratnya agar kamu punya gambaran yang lebih jelas mengenai kebutuhan pengiriman.
Kalau masih mencari referensi mengenai layanan untuk barang berukuran besar, kamu bisa melihat pilihan pengiriman yang tersedia.
Barang untuk usaha biasanya punya tujuan yang jelas
Ini yang sering membedakan pengiriman biasa dengan pengiriman untuk kebutuhan usaha.
Barang yang dikirim biasanya sudah punya tujuan masing-masing. Ada yang untuk dijual, ada yang untuk dipakai, dan ada yang menjadi stok.
Jadi, sebelum dikirim, pikirkan juga apa yang akan dilakukan dengan barang tersebut setelah sampai.
Kalau barang untuk toko baru misalnya, akan lebih praktis kalau barang sudah dikelompokkan berdasarkan penggunaannya. Begitu sampai, proses penataannya tidak perlu dimulai dari nol.
Jangan lupa siapkan catatan untuk penerima
Kalau barang dikirim ke karyawan, cabang, gudang, atau partner usaha, jangan hanya mengandalkan penjelasan lewat chat.
Buat catatan sederhana mengenai jumlah barang dan kelompoknya.
Penerima bisa menggunakan catatan tersebut untuk mencocokkan barang yang datang. Kalau ada sesuatu yang belum sesuai, perbedaannya juga lebih mudah diketahui.
Hitung lagi sebelum barang berangkat
Setelah semuanya selesai dipacking, lakukan pengecekan terakhir.
Cocokkan jumlah barang dengan daftar yang sudah dibuat. Pastikan tidak ada barang yang masih tertinggal di gudang, ruang toko, atau kendaraan.
Pengecekan kedua ini mungkin cuma membutuhkan beberapa menit, tetapi bisa menghindarkan kamu dari kerepotan ketika barang sudah berada jauh dari lokasi awal.
Untuk pengiriman berikutnya, kamu juga bisa mengecek informasi layanan pengiriman barang dan menyesuaikannya dengan jenis serta kebutuhan barang.
Pengiriman yang rapi dimulai dari persiapannya
Mengirim barang untuk kebutuhan usaha bukan berarti semuanya harus dibuat rumit.
Justru semakin sederhana pencatatannya, semakin mudah juga proses pengecekannya. Yang penting tahu apa yang dikirim, berapa jumlahnya, ke mana tujuannya, dan bagaimana barang tersebut akan digunakan setelah sampai.
Jadi sebelum barang diangkat dan berangkat, coba cek lagi daftar yang sudah dibuat.
Kalau semuanya sudah cocok, baru deh bisa lebih tenang bilang: “Oke, berangkat!” 😄