Barang sudah dikumpulkan, kardus sudah ditutup, dan semuanya kelihatan siap berangkat. Tapi coba berhenti sebentar. Kalau dicek lagi, apakah barangnya memang sudah benar-benar siap dikirim?
Hal seperti ini sering terjadi, terutama kalau barang yang mau dikirim jumlahnya cukup banyak. Karena fokusnya biasanya cuma satu: barang cepat berangkat. Padahal ada beberapa detail yang sebaiknya dibereskan sebelum barang diserahkan.
Bukan berarti harus ribet. Justru pengecekan kecil dari awal bisa bikin proses berikutnya lebih nyaman.
Barangnya sudah dihitung?
Kalau cuma satu paket mungkin gampang. Tapi kalau sudah beberapa koli, jumlahnya bisa mulai membingungkan.
Sebelum diserahkan, coba hitung lagi jumlah barang yang akan dikirim. Kalau ada beberapa jenis barang, pisahkan atau beri tanda supaya lebih mudah dibedakan.
Cara sederhana ini juga membantu saat barang sudah sampai di tujuan. Penerima bisa langsung mencocokkan barang yang datang dengan catatan yang dibuat sebelumnya.
Ukurannya sudah dicatat?
Berat memang penting, tetapi ukuran barang juga perlu diperhatikan, terutama kalau barang yang dikirim berukuran besar atau bentuknya tidak beraturan.
Simpan informasi mengenai berat dan ukuran barang. Data tersebut bisa membantu saat menentukan kebutuhan pengiriman dan memperkirakan bagaimana barang akan ditangani selama perjalanan.
Kalau kamu sedang mencari informasi mengenai pilihan pengiriman untuk barang berukuran besar, kamu bisa melihat pilihan layanan pengiriman yang tersedia.
Alamat penerima jangan cuma “nama kotanya”
Ini bagian yang kelihatannya sederhana, tetapi jangan disepelekan.
Tuliskan nama penerima, nomor telepon, alamat lengkap, serta informasi tambahan yang bisa membantu menemukan lokasi. Kalau barang dikirim untuk toko atau usaha, nama toko juga sebaiknya dicantumkan.
Semakin jelas informasinya, semakin kecil kemungkinan orang yang menangani pengiriman harus menebak-nebak tujuan barang.
Packing-nya sudah sesuai?
Barang yang berbeda tentu bisa membutuhkan perlakuan yang berbeda juga.
Jangan hanya melihat apakah kardusnya sudah tertutup. Perhatikan juga apakah bagian dalamnya cukup terlindungi dan apakah kemasannya mampu menahan proses perjalanan.
Untuk barang yang berat, misalnya, kemasan harus diperhatikan supaya tidak mudah rusak ketika dipindahkan dari satu titik ke titik lainnya.
Ada barang yang masih tertinggal?
Nah, ini yang sering baru ketahuan belakangan.
Kalau barang yang dikirim terdiri dari beberapa bagian, coba cocokkan kembali dengan daftar barang yang sudah dibuat. Jangan sampai barang utama sudah berangkat, tetapi bagian pendukungnya masih tertinggal di gudang.
Kalau pengiriman berkaitan dengan kebutuhan usaha, hal kecil seperti ini bisa cukup mengganggu karena barang yang tertinggal mungkin masih dibutuhkan di lokasi tujuan.
Simpan catatan pengiriman
Nggak perlu membuat pencatatan yang terlalu rumit. Jumlah koli, jenis barang, berat, tujuan, dan kontak penerima sudah cukup untuk menjadi catatan dasar.
Foto barang sebelum dikirim juga bisa disimpan sebagai dokumentasi. Dengan begitu, kamu punya catatan kondisi barang sebelum perjalanan dimulai.
Kalau ingin mengecek informasi lain sebelum menentukan pengiriman, kamu juga bisa melihat informasi layanan dan pengiriman terlebih dahulu.
Jadi, kapan barang bisa dibilang siap?
Sederhana saja: ketika barangnya sudah dicek, alamatnya jelas, packing-nya sesuai, jumlahnya sudah dicatat, dan tidak ada bagian yang tertinggal.
Nggak perlu menunggu sampai semuanya terasa sempurna. Yang penting, jangan sampai terburu-buru hanya karena ingin barang cepat berangkat.
Karena dalam pengiriman barang, persiapan beberapa menit di awal bisa jauh lebih membantu daripada baru mencari solusi ketika barang sudah terlanjur dikirim.