Eh, pernah nggak sih sudah nunggu barang datang, tapi ternyata pas waktunya sampai malah lagi nggak ada di lokasi? 😅 Situasi seperti ini cukup mungkin terjadi, terutama kalau barang dikirim ke toko, gudang, kantor, atau tempat usaha yang punya jam operasional tertentu.
Kalau dari awal sudah tahu penerima mungkin tidak selalu berada di tempat, sebenarnya hal ini bisa diantisipasi. Bukan berarti barang harus selalu diterima langsung oleh orang yang namanya tercantum. Yang penting, ada informasi yang jelas mengenai siapa yang bisa menerima dan bagaimana barang tersebut harus ditangani ketika sampai.
Tentukan Siapa yang Bisa Menerima
Kalau penerima utama tidak selalu berada di lokasi, coba tentukan satu orang yang bisa membantu menerima barang.
Misalnya barang dikirim ke toko, bisa diinformasikan kepada karyawan yang sedang bertugas. Kalau tujuannya kantor atau gudang, bisa juga disampaikan kepada bagian yang memang bertanggung jawab menerima barang.
Dengan begitu, ketika barang tiba, orang di lokasi sudah tahu bahwa akan ada kiriman yang perlu diterima.
Jangan Lupa Beri Tahu Sebelum Barang Berangkat
Hal sederhana yang sering terlupakan adalah memberi kabar kepada orang yang nantinya menerima barang.
Tidak harus panjang. Cukup beri tahu bahwa akan ada pengiriman, perkiraan waktunya jika memang sudah diketahui, serta barang tersebut ditujukan untuk siapa.
Cara seperti ini terasa sepele, tetapi bisa membuat penerimaan barang menjadi jauh lebih lancar.
Kalau kamu sedang mengatur pengiriman dalam jumlah cukup banyak, informasi seperti ini juga sebaiknya dicatat bersama data pengiriman lainnya supaya tidak hanya mengandalkan ingatan.
Bagaimana Kalau Barang Dikirim ke Toko?
Untuk pemilik atau pengelola toko, kondisi seperti ini mungkin cukup sering terjadi.
Toko bisa saja tutup pada jam tertentu atau pemilik sedang keluar untuk mengambil stok. Karena itu, sebelum mengirim barang, pastikan ada orang yang memang bisa menerima ketika barang tiba.
Kalau ada aturan tertentu mengenai penerimaan barang di lokasi tersebut, sebaiknya informasikan juga sejak awal.
Misalnya barang harus ditempatkan di area tertentu atau perlu menghubungi nomor tertentu ketika sudah tiba.
Kalau Tujuannya Gudang, Informasinya Bisa Lebih Spesifik
Gudang biasanya memiliki area penerimaan barang sendiri. Karena itu, jangan hanya mengandalkan nama gudang sebagai informasi.
Kalau ada bagian atau orang tertentu yang menangani penerimaan, informasi tersebut bisa dicantumkan agar proses di lokasi lebih mudah diarahkan.
Terutama kalau dalam satu kawasan terdapat beberapa gudang atau pintu masuk yang berbeda.
Pastikan Nomor Kontak Masih Aktif
Selain menentukan penerima pengganti, nomor kontak juga jangan sampai terlewat.
Bayangkan ketika barang sudah tiba tetapi orang di lokasi membutuhkan konfirmasi. Kalau nomor yang diberikan ternyata sudah tidak aktif, komunikasi bisa menjadi lebih sulit.
Jadi, sebelum pengiriman dilakukan, cek kembali nomor yang bisa dihubungi. Kalau memang ada nomor alternatif untuk lokasi tujuan, informasi tersebut juga bisa disiapkan.
Untuk mengetahui pilihan layanan dan kebutuhan pengiriman barang, kamu bisa melihat informasi layanan pengiriman yang tersedia.
Tidak Harus Menunggu Penerima Utama
Intinya, penerimaan barang tidak selalu harus dilakukan oleh orang yang namanya tertulis sebagai penerima.
Yang lebih penting adalah ada orang yang sudah diberi tahu dan memang berwenang atau dipercaya untuk menerima barang tersebut.
Dengan koordinasi sederhana sebelum pengiriman, situasi seperti “barang sudah datang tapi orangnya nggak ada” bisa lebih mudah dihindari.
Jadi, kalau kamu tahu penerima utama sedang tidak selalu berada di tempat, jangan menunggu sampai barang tiba baru mencari solusi. Tentukan siapa yang bisa membantu menerima, beri tahu orang tersebut, dan pastikan kontak yang digunakan masih bisa dihubungi.
Hal kecil seperti ini justru bisa membuat proses pengiriman terasa jauh lebih tenang.