Punya beberapa supplier memang bisa membantu memenuhi kebutuhan usaha. Ada barang yang dibeli dari distributor A, perlengkapan dari toko B, dan kebutuhan lainnya dari pemasok yang berbeda.
Namun, saat semua barang harus dikirim ke satu lokasi, urusannya bisa sedikit lebih menantang. Ada barang yang sudah siap, ada yang masih diproses, dan ada juga yang belum memiliki jadwal pasti.
Supaya semuanya tidak tercampur dan sulit dipantau, kamu bisa mulai mengatur barang dari masing-masing supplier sebelum proses pengiriman dilakukan.
Catat Barang dari Setiap Supplier
Jangan hanya mengandalkan riwayat chat atau nota pembelian untuk mengingat barang yang akan dikirim.
Buat catatan sederhana yang berisi nama supplier, jenis barang, jumlah, dan status kesiapan barang. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui barang mana yang sudah siap dan mana yang masih perlu dikonfirmasi.
Contohnya:
| Supplier | Jenis barang | Status |
|---|---|---|
| Supplier A | Stok produk | Siap |
| Supplier B | Perlengkapan toko | Menunggu |
| Supplier C | Peralatan usaha | Siap |
Catatan ini bisa dibuat menggunakan spreadsheet atau aplikasi pencatatan yang biasa kamu gunakan.
Jangan Menganggap Semua Barang Siap Bersamaan
Setiap supplier bisa memiliki waktu persiapan yang berbeda. Ada yang bisa menyiapkan barang dalam sehari, tetapi ada juga yang membutuhkan waktu lebih lama.
Karena itu, tanyakan kapan barang benar-benar siap diserahkan. Informasi ini membantu kamu menyusun rencana tanpa harus menebak-nebak.
Kalau ada barang yang belum siap, tandai statusnya agar tidak dianggap sudah tersedia hanya karena pembeliannya selesai.
Tentukan Barang Mana yang Harus Diprioritaskan
Tidak semua barang memiliki tingkat urgensi yang sama.
Misalnya, stok produk dibutuhkan untuk mengisi toko yang akan segera beroperasi, sedangkan perlengkapan tambahan masih bisa menunggu beberapa hari.
Dengan menentukan prioritas, kamu bisa mempertimbangkan barang mana yang perlu segera diproses dan mana yang masih memiliki kelonggaran waktu.
Keputusan ini sebaiknya mempertimbangkan kebutuhan di lokasi tujuan, kesiapan barang, serta biaya dan jadwal pengiriman yang tersedia.
Samakan Informasi Sebelum Barang Dikirim
Barang dari supplier yang berbeda mungkin memiliki nama atau kode yang tidak sama dengan catatan di gudang penerima.
Misalnya, supplier menulis nama produk berdasarkan kode internal, sedangkan penerima mengenal barang tersebut dengan nama lain.
Supaya tidak membingungkan, buat keterangan yang mudah dipahami oleh semua pihak. Catat juga jumlah dan jenis barang sesuai informasi yang benar.
Untuk pengiriman dalam jumlah besar, data yang rapi akan membantu proses pencocokan ketika barang diserahkan maupun diterima.
Pertimbangkan Apakah Barang Perlu Dikirim Bersamaan
Kalau semua barang menuju alamat yang sama, kamu mungkin ingin mengatur pengirimannya dalam satu waktu. Namun, keputusan tersebut tidak selalu menjadi pilihan terbaik.
Pertimbangkan beberapa hal berikut:
- Apakah seluruh barang sudah siap?
- Apakah semua barang dibutuhkan pada waktu yang sama?
- Apakah barang bisa disimpan dengan aman sambil menunggu barang lainnya?
- Apakah pengiriman terpisah atau bersamaan lebih sesuai dengan kebutuhan dan anggaran?
Tidak ada satu pilihan yang selalu cocok untuk semua kondisi. Sesuaikan keputusan dengan kesiapan barang dan kebutuhan penerima.
Siapkan Tempat untuk Barang yang Sudah Datang
Kalau barang dari beberapa supplier datang pada waktu berbeda, pastikan kamu memiliki tempat untuk menampungnya sementara.
Pisahkan barang berdasarkan supplier atau kelompok produk. Beri tanda pada setiap kelompok dan catat jumlah yang sudah diterima.
Cara ini membantu mencegah barang tercampur, tertukar, atau terlupakan ketika menunggu proses pengiriman berikutnya.
Buat Satu Jadwal yang Bisa Dipantau Bersama
Setelah data barang terkumpul, susun jadwal sederhana yang berisi waktu kesiapan, rencana pengiriman, dan kebutuhan barang di lokasi tujuan.
Kalau ada perubahan dari supplier, segera perbarui catatan tersebut. Pastikan pihak yang terlibat menggunakan informasi terbaru agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Untuk memahami gambaran proses barang setelah diserahkan kepada pihak ekspedisi, kamu juga bisa membaca panduan tentang tahapan cargo setelah serah terima.
Pengiriman Lebih Teratur Dimulai dari Pencatatan
Mengelola barang dari banyak supplier memang membutuhkan koordinasi. Namun, kamu tidak harus menggunakan sistem yang rumit untuk memulainya.
Cukup catat barang dari setiap supplier, pantau kesiapan masing-masing, tentukan prioritas, dan pastikan informasi yang digunakan tetap sesuai dengan kondisi terbaru.
Dengan persiapan tersebut, kamu akan lebih mudah melihat gambaran keseluruhan sebelum barang dikirim. Jadi, ketika waktunya tiba, keputusan pengiriman bisa dibuat berdasarkan data dan kebutuhan, bukan sekadar perkiraan.