Pernah merasa stok di catatan masih banyak, tetapi ketika barang mau disiapkan ternyata jumlahnya tidak sesuai? Bisa jadi ada barang yang sudah terjual, dipindahkan ke tempat lain, atau belum tercatat saat keluar dari gudang.
Situasi seperti ini cukup merepotkan, apalagi kalau barang tersebut sudah dijadwalkan untuk dikirim ke toko, gudang lain, atau lokasi proyek.
Sebelum menentukan jadwal pengiriman, ada baiknya memastikan jumlah barang di catatan memang sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Jangan Langsung Mengandalkan Data Lama
Catatan stok memang membantu, tetapi datanya perlu diperbarui setiap kali ada barang masuk atau keluar.
Misalnya, spreadsheet menunjukkan ada 50 unit produk. Namun, setelah diperiksa, ternyata sebagian sudah digunakan untuk memenuhi pesanan sebelumnya.
Kalau kamu langsung membuat rencana pengiriman berdasarkan angka lama, jumlah barang yang disiapkan bisa berbeda dari kebutuhan.
Karena itu, periksa kembali data stok sebelum menentukan jumlah barang yang akan dikirim.
Hitung Barang Berdasarkan Kondisi Nyata
Kalau memungkinkan, lakukan pengecekan langsung di tempat penyimpanan.
Pisahkan barang yang siap dikirim dari barang yang masih digunakan, rusak, atau belum selesai diproses. Dengan begitu, kamu bisa mengetahui jumlah yang benar-benar tersedia.
Untuk barang dalam jumlah banyak, pengecekan bisa dilakukan per kelompok atau berdasarkan lokasi penyimpanan agar lebih mudah ditelusuri.
Tidak harus dilakukan dengan cara yang rumit. Yang penting, hasil pengecekan dicatat dan tidak hanya disimpan dalam ingatan.
Bedakan Stok Tersedia dan Stok yang Sudah Dipesan
Barang yang ada di gudang belum tentu semuanya bisa langsung dikirim.
Sebagian mungkin sudah dialokasikan untuk pesanan pelanggan lain. Kalau tidak dibedakan, barang yang sama berisiko masuk ke dua rencana pengiriman sekaligus.
Kamu bisa membuat tiga kategori sederhana:
- Stok tersedia: barang yang bisa digunakan untuk memenuhi kebutuhan baru.
- Stok dipesan: barang yang sudah dialokasikan untuk pesanan tertentu.
- Stok bermasalah: barang yang perlu diperiksa sebelum digunakan atau dikirim.
Pembagian ini membantu kamu melihat kondisi stok dengan lebih jelas.
Cocokkan Jumlah dengan Kebutuhan Tujuan
Setelah mengetahui stok yang tersedia, bandingkan dengan jumlah yang dibutuhkan di lokasi tujuan.
Misalnya, toko membutuhkan 30 unit produk, sedangkan stok yang siap dikirim hanya 24 unit. Selisih tersebut sebaiknya diketahui sejak awal agar kamu bisa menentukan langkah berikutnya.
Apakah perlu menunggu tambahan stok, mengirim barang yang sudah tersedia terlebih dahulu, atau menyesuaikan rencana dengan penerima?
Keputusannya bergantung pada kebutuhan dan kesepakatan yang berlaku. Yang terpenting, jangan menunggu sampai hari pengiriman untuk menyadari adanya kekurangan.
Periksa Lagi Sebelum Barang Dikemas
Sebelum proses packing dimulai, pastikan jumlah barang yang diambil sesuai dengan catatan terbaru.
Kalau barang terdiri dari beberapa jenis, buat daftar masing-masing supaya tidak tertukar. Setelah selesai dikemas, cocokkan jumlah kemasan dengan catatan pengiriman.
Kamu juga bisa membaca panduan tentang tahapan cargo setelah serah terima untuk memahami proses yang berlangsung setelah barang diserahkan kepada pihak ekspedisi.
Dengan mengetahui alur berikutnya, persiapan dari sisi gudang bisa dilakukan dengan lebih teratur.
Tentukan Satu Cara untuk Memperbarui Catatan
Masalah stok tidak selalu terjadi karena salah menghitung. Kadang, beberapa orang memperbarui data dengan cara berbeda sehingga informasi yang tersimpan tidak sama.
Untuk mengurangi kebingungan, tentukan siapa yang bertanggung jawab memperbarui catatan dan kapan perubahan harus dimasukkan.
Kalau menggunakan spreadsheet bersama, pastikan semua orang memahami format yang dipakai. Hindari menyimpan beberapa versi catatan tanpa penjelasan mana yang terbaru.
Jangan Tunggu Selisih Stok Mengganggu Pengiriman
Selisih antara catatan dan kondisi nyata mungkin terlihat seperti masalah kecil. Namun, kalau baru diketahui ketika barang akan diberangkatkan, dampaknya bisa merembet ke jadwal dan koordinasi dengan penerima.
Biasakan mengecek stok secara berkala, mencatat setiap perubahan, dan memastikan jumlah barang sesuai sebelum proses pengiriman dimulai.
Dengan begitu, kamu tidak hanya mengetahui berapa banyak barang yang tercatat, tetapi juga berapa banyak yang benar-benar siap dikirim.
Karena rencana pengiriman yang baik dimulai dari informasi stok yang bisa dipercaya.