Hai, pernah nggak tim sales membawa contoh produk untuk ditunjukkan kepada calon pelanggan, tetapi beberapa hari kemudian justru bingung barang tersebut ada di mana? Situasi seperti ini bisa terjadi ketika barang contoh berpindah tangan tanpa pencatatan yang jelas.
Barang contoh atau sample sering digunakan untuk memperkenalkan produk kepada calon pelanggan. Bentuknya bisa berupa komponen, bahan, perlengkapan usaha, sampai produk jadi. Walaupun bukan barang yang langsung dijual, keberadaannya tetap perlu diperhatikan agar tidak tertukar dengan stok penjualan.
Kenapa Barang Contoh Perlu Dicatat?
Dalam kegiatan operasional, barang contoh bisa berpindah dari gudang ke tim sales, dibawa saat bertemu pelanggan, lalu dikembalikan setelah kegiatan selesai. Kalau tidak ada catatan, perusahaan akan kesulitan mengetahui siapa yang membawa barang dan di mana barang terakhir digunakan.
Pencatatan barang contoh juga membantu perusahaan membedakan barang untuk keperluan promosi dengan stok yang memang disiapkan untuk memenuhi pesanan pelanggan.
Tidak perlu menggunakan sistem yang rumit sejak awal. Hal terpenting adalah memastikan setiap barang memiliki informasi yang mudah dipahami dan diperbarui.
Informasi Apa Saja yang Sebaiknya Dicatat?
Agar lebih mudah dipantau, berikut beberapa informasi yang bisa dimasukkan ke dalam daftar pencatatan:
1. Nama dan kode barang
Tuliskan nama barang secara spesifik. Jika ada beberapa contoh produk dengan bentuk serupa, gunakan kode yang berbeda supaya tidak mudah tertukar.
2. Jumlah barang
Catat jumlah barang yang tersedia dan jumlah yang dibawa oleh tim sales. Jika barang terdiri dari beberapa bagian, tuliskan jumlah setiap bagian bila diperlukan.
3. Nama penanggung jawab
Cantumkan nama orang yang membawa atau menggunakan barang contoh. Informasi ini memudahkan koordinasi ketika barang perlu dikembalikan atau dipindahkan kepada orang lain.
4. Lokasi dan status barang
Barang bisa berada di gudang, kantor, kendaraan operasional, atau lokasi kegiatan sales. Catat lokasi terakhir beserta statusnya, misalnya tersedia, sedang digunakan, atau menunggu pengembalian.
5. Tanggal peminjaman dan pengembalian
Tanggal membantu tim mengetahui kapan barang mulai digunakan dan kapan barang seharusnya kembali. Jika jadwal berubah, perbarui catatannya agar informasi tetap sesuai kondisi sebenarnya.
Gunakan Format Pencatatan yang Mudah Diperbarui
Tidak semua bisnis membutuhkan aplikasi inventaris yang kompleks. Untuk jumlah barang contoh yang masih terbatas, spreadsheet bersama dapat menjadi pilihan awal.
Buat kolom sederhana seperti kode barang, nama barang, jumlah, penanggung jawab, lokasi, tanggal keluar, dan status pengembalian. Pastikan orang yang bertanggung jawab memperbarui data setiap kali ada perubahan.
Jika barang contoh digunakan oleh beberapa tim, sepakati juga siapa yang berwenang mengubah catatan. Dengan begitu, tidak ada dua orang yang menganggap barang yang sama sedang tersedia.
Bagaimana Jika Barang Contoh Perlu Dikirim ke Pelanggan?
Ketika barang contoh harus dikirim ke kota lain, pencatatannya perlu dilengkapi dengan informasi tujuan, penerima, dan detail barang yang diserahkan. Pastikan barang yang dikirim sesuai dengan daftar agar tim di lokasi tujuan dapat memeriksanya dengan lebih mudah.
Untuk barang berukuran besar atau berjumlah banyak, pertimbangkan kebutuhan penanganan dan metode pengiriman sebelum menentukan jadwal. Informasi mengenai ukuran, berat, jumlah koli, serta alamat tujuan dapat membantu proses pengecekan kebutuhan pengiriman.
Jika barang akan dikirim kembali setelah demonstrasi atau presentasi, tentukan sejak awal siapa yang mengatur pengembaliannya. Langkah ini membantu mengurangi risiko barang tertinggal di lokasi kegiatan.
Jangan Tunggu Sampai Barang Sulit Ditemukan
Mengelola barang contoh bukan hanya soal mengetahui jumlah yang tersedia. Perusahaan juga perlu mengetahui lokasi, penanggung jawab, dan riwayat perpindahannya.
Dengan pencatatan barang contoh yang konsisten, tim sales bisa lebih mudah mempersiapkan kebutuhan presentasi, sementara tim gudang memiliki informasi yang lebih jelas ketika barang keluar atau kembali.
Mulailah dari daftar sederhana yang benar-benar digunakan oleh tim setiap hari. Ketika jumlah barang bertambah, format tersebut dapat dikembangkan sesuai kebutuhan operasional perusahaan.