Pernah menerima pesanan pelanggan, tetapi ternyata barang yang dibutuhkan tidak berada di satu tempat? Sebagian stok ada di gudang utama, sementara sisanya tersimpan di gudang cabang. Barangnya memang tersedia, tetapi mengumpulkan semuanya untuk memenuhi satu pesanan bisa membutuhkan koordinasi tambahan.
Hai, Sobat! Situasi seperti ini bisa terjadi pada usaha yang memiliki beberapa lokasi penyimpanan. Apalagi kalau setiap gudang punya catatan stok dan jadwal operasional masing-masing. Tanpa pengaturan yang jelas, tim bisa kesulitan menentukan barang mana yang harus dipindahkan lebih dulu dan kapan pesanan siap diproses.
Supaya tidak terus mengandalkan komunikasi mendadak, ada beberapa hal yang bisa disiapkan sejak pesanan diterima.
Pastikan Barang yang Dicari Memang Tersedia
Sebelum meminta gudang lain mengirimkan barang, periksa dulu jumlah stok yang tercatat di setiap lokasi. Jangan hanya melihat angka total persediaan karena barang yang tersedia di gudang utama belum tentu cukup untuk memenuhi seluruh pesanan.
Misalnya, pelanggan memesan 40 unit produk. Gudang utama memiliki 25 unit, sedangkan gudang cabang menyimpan 15 unit lainnya. Secara keseluruhan jumlahnya memang cukup, tetapi barang dari kedua lokasi tetap perlu dikoordinasikan agar pesanan bisa dipenuhi.
Pastikan juga barang yang tercatat tersedia memang siap digunakan. Jika sebagian masih dipesan pelanggan lain atau belum selesai diperiksa, informasi tersebut perlu diketahui sebelum menentukan rencana pemindahan.
Tentukan Gudang Mana yang Menyiapkan Barang
Kalau barang tersebar di beberapa lokasi, jangan biarkan setiap gudang mengambil keputusan sendiri tanpa koordinasi. Tentukan siapa yang bertanggung jawab mengumpulkan barang dan bagaimana barang dari lokasi lain akan digabungkan.
Hal ini bukan berarti semua barang harus selalu dipindahkan ke gudang utama. Pilih alur yang paling sesuai dengan kondisi usaha, jarak antarlokasi, kebutuhan pelanggan, dan kemampuan operasional yang tersedia.
Untuk memudahkan koordinasi, buat daftar sederhana yang memuat nama barang, jumlah yang dibutuhkan, lokasi stok, dan status pemindahannya. Dengan begitu, tim bisa mengetahui bagian mana yang sudah selesai dan mana yang masih menunggu.
Jangan Sampai Barang yang Sudah Disiapkan Diambil untuk Pesanan Lain
Ketika stok terbatas, barang yang sudah dialokasikan untuk satu pesanan sebaiknya diberi penanda dalam catatan persediaan. Langkah ini membantu mencegah barang yang sama dihitung untuk memenuhi dua pesanan berbeda.
Contohnya, gudang cabang memiliki 15 unit barang yang dibutuhkan untuk melengkapi pesanan pelanggan. Jika stok tersebut belum ditandai, tim lain mungkin menganggap semuanya masih tersedia dan menggunakannya untuk pesanan berikutnya.
Catatan alokasi tidak harus rumit. Informasi mengenai nomor pesanan, jumlah barang, lokasi penyimpanan, dan status pengambilan sudah bisa membantu tim bekerja lebih teratur.
Periksa Barang Setelah Terkumpul
Ketika barang dari beberapa gudang sudah tersedia, jangan langsung menganggap pesanan selesai disiapkan. Cocokkan kembali jumlah dan jenis barang dengan daftar pesanan.
Pemeriksaan ini penting terutama jika barang memiliki model, ukuran, atau spesifikasi yang mirip. Kesalahan mengambil satu jenis barang bisa membuat pesanan harus diperiksa dan disiapkan ulang.
Jika pesanan terdiri dari beberapa koli, catat jumlah kemasan akhirnya. Informasi tersebut dapat digunakan untuk memeriksa kelengkapan sebelum barang diserahkan ke proses pengiriman.
Hitung Waktu Pemindahan Sebelum Menentukan Jadwal
Mengumpulkan barang dari dua lokasi atau lebih membutuhkan waktu tambahan. Ada proses menyiapkan barang, mengatur pemindahan, memeriksa jumlah, hingga menyatukannya dengan pesanan yang sudah tersedia.
Karena itu, jangan hanya menghitung waktu untuk pengiriman menuju pelanggan. Pertimbangkan juga waktu yang dibutuhkan agar semua barang siap berangkat.
Jika pesanan memiliki tenggat tertentu, sampaikan kebutuhan waktunya kepada tim yang menangani stok dan pengiriman. Untuk pengiriman ke luar kota atau antarpulau, pastikan estimasi perjalanan dan jadwal yang tersedia sudah dikonfirmasi kepada penyedia jasa.
Informasi mengenai pilihan layanan pengiriman dapat dilihat melalui website BJA Logistic, kemudian disesuaikan dengan jenis barang dan tujuan pengiriman.
Catat Perpindahan Barang agar Mudah Dilacak
Barang yang berpindah dari gudang cabang ke gudang utama perlu memiliki catatan yang jelas. Tanpa pencatatan, stok di lokasi asal bisa terlihat masih tersedia meskipun barangnya sudah dipindahkan.
Catat tanggal perpindahan, jenis dan jumlah barang, lokasi asal, lokasi tujuan, serta status penerimaannya. Setelah barang tiba, perbarui catatan di kedua lokasi agar jumlah persediaan tetap sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Kebiasaan ini juga membantu ketika ada pertanyaan mengenai keberadaan barang. Tim tidak perlu menelusuri percakapan lama hanya untuk mengetahui kapan barang dipindahkan dan siapa yang menerimanya.
Pesanan Lebih Mudah Disiapkan Ketika Alurnya Jelas
Memenuhi satu pesanan dari beberapa gudang memang membutuhkan koordinasi lebih banyak daripada mengambil semua barang dari satu tempat. Namun, prosesnya bisa lebih teratur jika ketersediaan stok diperiksa sejak awal, barang dialokasikan dengan jelas, dan setiap perpindahan dicatat.
Tidak perlu langsung menggunakan sistem yang rumit. Mulailah dengan satu daftar stok yang mudah diperiksa bersama dan tentukan siapa yang bertanggung jawab pada setiap tahap.
Dengan begitu, tim bisa mengetahui barang mana yang sudah tersedia, mana yang masih harus dipindahkan, dan kapan pesanan benar-benar siap dikirim kepada pelanggan.