Halo, pernah nggak pesanan sudah mulai ramai, tetapi kardus, pelindung barang, atau bahan kemasan justru hampir habis? Akibatnya, tim harus mencari persediaan tambahan saat pekerjaan sedang padat.
Masalah seperti ini sering terjadi ketika kemasan dianggap sebagai perlengkapan kecil yang bisa dibeli kapan saja. Padahal, untuk bisnis yang rutin menyiapkan banyak pesanan, ketersediaan kemasan ikut memengaruhi kelancaran pekerjaan sehari-hari.
Supaya tidak terus terjadi, kebutuhan kemasan perlu direncanakan bersama dengan aktivitas penjualan dan operasional.
Kenali Jenis Kemasan yang Paling Sering Digunakan
Setiap produk memiliki kebutuhan kemasan yang berbeda. Ada barang yang cukup menggunakan kardus, sedangkan produk lain membutuhkan pembungkus tambahan atau pelindung tertentu.
Mulailah dengan membuat daftar jenis kemasan yang digunakan. Catat ukuran, fungsi, dan produk yang biasanya menggunakan masing-masing kemasan.
Langkah ini membantu bisnis mengetahui perlengkapan mana yang paling sering terpakai. Tim juga tidak perlu menebak-nebak jenis kemasan yang harus disiapkan ketika pesanan datang.
Hitung Pemakaian Berdasarkan Aktivitas Bisnis
Jumlah kemasan yang dibutuhkan sebaiknya tidak hanya ditentukan berdasarkan perkiraan. Coba periksa catatan pemakaian sebelumnya untuk mengetahui berapa banyak kemasan yang digunakan dalam periode tertentu.
Jika penjualan memiliki pola musiman, pertimbangkan juga periode ketika pesanan biasanya meningkat. Misalnya, bisnis mungkin membutuhkan lebih banyak kemasan saat ada promosi atau menjelang hari raya.
Perhitungan ini tidak harus rumit. Catatan sederhana yang diperbarui secara berkala sudah dapat menjadi dasar untuk merencanakan pembelian berikutnya.
Tentukan Batas Minimum Persediaan
Setelah mengetahui pola pemakaian, tentukan batas minimum untuk setiap jenis kemasan. Batas ini berfungsi sebagai pengingat bahwa persediaan perlu segera diperiksa ketika jumlahnya mulai menurun.
Namun, batas minimum tidak harus sama untuk semua barang. Kemasan yang mudah diperoleh mungkin memiliki kebutuhan persediaan berbeda dari kemasan khusus yang memerlukan waktu lebih lama untuk dipesan.
Perhatikan pula ruang penyimpanan dan kemampuan bisnis dalam mengelola persediaan. Membeli terlalu banyak tanpa perhitungan juga dapat membuat gudang penuh dan menyulitkan penataan.
Periksa Ukuran dan Spesifikasi Sebelum Membeli
Kemasan yang tersedia belum tentu sesuai dengan kebutuhan produk. Ukuran yang terlalu kecil bisa menyulitkan proses pengemasan, sedangkan kemasan yang terlalu besar mungkin membutuhkan bahan pengisi tambahan.
Sebelum melakukan pembelian, periksa kembali ukuran, bahan, dan spesifikasi yang dibutuhkan. Jika menggunakan beberapa ukuran kemasan, pisahkan pencatatannya agar tidak tertukar saat pemesanan.
Catat juga informasi pemasok dan riwayat pembelian. Data tersebut dapat membantu tim membandingkan kebutuhan persediaan dengan pembelian sebelumnya.
Buat Jadwal Pemeriksaan Rutin
Tidak perlu menunggu sampai kemasan benar-benar habis untuk melakukan pengecekan. Tentukan jadwal pemeriksaan yang sesuai dengan aktivitas bisnis, misalnya setiap minggu atau setelah periode pesanan ramai.
Saat pemeriksaan dilakukan, cocokkan jumlah fisik dengan catatan persediaan. Jika ada perbedaan, periksa penyebabnya sebelum memperbarui data.
Libatkan orang yang bertanggung jawab atas penggunaan dan pembelian kemasan agar informasi tidak terputus. Dengan begitu, tim dapat mengetahui kapan harus mengajukan pembelian dan berapa banyak yang dibutuhkan.
Kemasan Siap, Pekerjaan Lebih Terencana
Mengelola persediaan kemasan bukan hanya tentang memastikan kardus selalu tersedia. Bisnis juga perlu mengetahui jenis kemasan yang digunakan, pola pemakaian, batas minimum stok, dan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian.
Mulailah dari pencatatan yang sederhana dan sesuaikan dengan kondisi usaha. Ketika data diperbarui secara konsisten, kebutuhan kemasan akan lebih mudah diperkirakan dan tim dapat mengurangi risiko kehabisan perlengkapan saat pesanan sedang ramai.