Pernah merasa gudang semakin penuh, padahal sebagian barang sebenarnya sudah siap dikirim? Situasi seperti ini bisa mengganggu pekerjaan, terutama ketika barang baru terus berdatangan sementara pengiriman sebelumnya belum selesai diatur.
Mengatur stok barang di gudang bukan hanya tentang menyusun kardus agar terlihat rapi. Kamu juga perlu tahu barang mana yang harus diprioritaskan, kapan barang siap keluar, dan bagaimana memastikan data pengiriman tidak tertukar.
Supaya aktivitas usaha tetap berjalan lancar, ada beberapa hal yang bisa mulai diperhatikan.
1. Pisahkan Barang Berdasarkan Statusnya
Sebelum mengatur jadwal pengiriman, periksa dulu kondisi seluruh barang di gudang. Jangan sampai barang yang belum selesai diperiksa tercampur dengan barang yang sudah siap dikirim.
Kamu bisa membagi barang menjadi tiga kelompok:
- Siap dikirim: barang sudah diperiksa dan data pengirimannya lengkap.
- Menunggu persiapan: barang masih perlu dikemas, dihitung, atau dilengkapi dokumennya.
- Menunggu jadwal: barang sudah siap, tetapi waktu pengirimannya masih perlu dikoordinasikan.
Pemisahan ini membantu tim mengetahui pekerjaan yang harus diselesaikan terlebih dahulu. Jadi, tidak perlu memeriksa ulang semua barang setiap kali akan membuat jadwal pengiriman.
2. Tentukan Barang yang Harus Dikirim Lebih Dulu
Tidak semua barang harus keluar dari gudang pada waktu yang sama. Ada barang yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan, ada juga yang disiapkan untuk kebutuhan operasional beberapa minggu mendatang.
Buat daftar prioritas berdasarkan tanggal kebutuhan, kesiapan barang, dan tujuan pengiriman. Jika barang akan digunakan untuk proyek atau mengisi stok toko, koordinasikan jadwalnya dengan pihak yang menerima barang.
Hindari menentukan urutan hanya berdasarkan barang yang paling lama berada di gudang. Pertimbangkan juga kebutuhan penerima dan kesiapan pengiriman agar keputusan yang dibuat lebih sesuai dengan kondisi sebenarnya.
3. Catat Jumlah dan Ukuran Barang dengan Benar
Pernah menemukan jumlah barang di catatan berbeda dengan jumlah fisiknya? Perbedaan seperti ini bisa membuat persiapan pengiriman harus diulang.
Karena itu, catat jenis barang, jumlah kemasan atau koli, berat, dan dimensi jika diperlukan. Periksa kembali catatan tersebut sebelum meminta estimasi biaya pengiriman.
Apabila ukuran barang berbeda-beda, jangan hanya mencatat satu ukuran untuk seluruh kemasan. Data setiap koli sebaiknya disesuaikan dengan kondisi sebenarnya, termasuk setelah menggunakan kemasan tambahan.
Bila masih bingung mengenai perhitungan berdasarkan ukuran, kamu bisa mempelajari panduan cara menghitung volume barang untuk pengiriman cargo dan jasa ekspedisi.
4. Atur Jadwal Barang Masuk dan Keluar
Gudang bisa cepat penuh jika barang masuk tidak diimbangi dengan rencana pengeluaran yang jelas. Karena itu, catat perkiraan kedatangan barang dari pemasok dan rencana pengiriman barang yang sudah siap.
Misalnya, kamu menerima barang dari beberapa pemasok dalam satu minggu. Daripada mencampur semuanya tanpa catatan, buat daftar berdasarkan pemasok, tujuan, dan status persiapannya.
Jadwal ini bukan berarti semua barang harus langsung dikirim begitu tiba. Periksa dahulu kesiapan barang, kebutuhan penerima, serta jadwal layanan yang tersedia. Untuk pengiriman cargo, waktu penyerahan barang dan jadwal keberangkatan juga perlu dikonfirmasi.
Kamu juga bisa membaca panduan memahami cut off cargo dan pengaruhnya terhadap keberangkatan agar lebih memahami mengapa waktu penyerahan barang perlu diperhatikan.
5. Jangan Menunggu Gudang Penuh untuk Mengevaluasi Stok
Pengecekan stok sebaiknya dilakukan secara berkala, bukan hanya ketika ruang penyimpanan mulai terasa sesak.
Tentukan waktu untuk memeriksa barang yang baru datang, barang yang sudah keluar, dan barang yang masih menunggu pengiriman. Catat perubahan jumlah agar data tetap sesuai dengan kondisi fisik di gudang.
Jika barang terus menumpuk pada kelompok tertentu, cari tahu penyebabnya. Bisa jadi barang belum siap dikemas, jadwal pengiriman belum dikonfirmasi, atau kebutuhan penerima mengalami perubahan.
Dengan mengetahui penyebabnya, kamu bisa memperbaiki alur kerja tanpa harus selalu menambah ruang penyimpanan.
6. Siapkan Informasi Sebelum Menghubungi Ekspedisi
Setelah barang yang akan dikirim ditentukan, kumpulkan informasi yang diperlukan untuk pengecekan layanan. Data tersebut dapat mencakup jenis barang, jumlah koli, berat, dimensi, lokasi asal, dan tujuan pengiriman.
Informasi yang jelas memudahkan proses pengecekan kebutuhan pengiriman. Jika ada data yang masih berupa perkiraan, sampaikan dengan jujur agar tidak disalahartikan sebagai data final.
Untuk mengetahui biaya berdasarkan detail barang dan rute, kamu dapat membuka halaman cek ongkir BJA Logistic. Pastikan kembali ketersediaan layanan dan ketentuan rute sebelum membuat keputusan pengiriman.
Gudang Lebih Tertata, Pengiriman Lebih Mudah Direncanakan
Stok yang menumpuk tidak selalu berarti jumlah barang terlalu banyak. Terkadang, masalahnya justru terletak pada pencatatan, penentuan prioritas, atau jadwal pengiriman yang belum terkoordinasi.
Dengan mengatur stok barang di gudang secara teratur, kamu bisa mengetahui barang yang sudah siap dikirim, memperbarui data dengan lebih mudah, dan merencanakan kebutuhan pengiriman berdasarkan kondisi yang sebenarnya.
Mulailah dari langkah sederhana: periksa stok, pisahkan barang berdasarkan status, tentukan prioritas, lalu susun jadwal pengiriman. Jika dilakukan secara konsisten, pekerjaan gudang akan lebih mudah dipantau dan risiko kesalahan pencatatan dapat dikurangi.