Bayangkan satu perusahaan sedang melengkapi kantor cabang baru. Tim administrasi membutuhkan alat tulis, bagian operasional memerlukan perlengkapan kerja, sementara tim IT menunggu perangkat pendukung. Semua barang akan dikirim dalam waktu berdekatan, tetapi masing-masing bagian memiliki kebutuhan yang berbeda.
Kalau informasinya hanya disimpan dalam pesan terpisah, tim yang menyiapkan barang bisa kesulitan memastikan semuanya sudah terkumpul. Karena itu, membuat satu catatan kebutuhan yang terstruktur dapat membantu proses persiapan menjadi lebih mudah dipantau.
1. Kumpulkan Permintaan dari Setiap Bagian
Sebelum menyiapkan barang, mintalah setiap bagian mencatat kebutuhan masing-masing. Informasi yang dikumpulkan sebaiknya cukup jelas untuk membedakan jenis barang, jumlah, dan tujuan penggunaannya.
Contohnya, bagian administrasi membutuhkan perlengkapan tulis, bagian operasional memerlukan alat kerja, dan bagian IT membutuhkan aksesori komputer.
Hindari hanya mencatat nama barang secara umum jika ada beberapa jenis yang berbeda. Keterangan yang lebih spesifik akan membantu tim memeriksa apakah barang yang disiapkan sudah sesuai dengan permintaan.
2. Satukan Informasi dalam Satu Daftar
Setelah permintaan terkumpul, pindahkan informasi tersebut ke satu tabel yang dapat diperiksa bersama oleh pihak terkait.
Format sederhananya bisa seperti berikut:
| Bagian | Jenis kebutuhan | Jumlah | Status |
|---|---|---|---|
| Administrasi | Perlengkapan tulis | Sesuai permintaan | Siap diperiksa |
| Operasional | Alat kerja | Sesuai permintaan | Menunggu |
| IT | Aksesori komputer | Sesuai permintaan | Siap diperiksa |
Tabel tersebut hanya contoh format pencatatan. Jumlah sebenarnya perlu diisi sesuai data dari setiap bagian.
Dengan daftar terpusat, tim tidak perlu mencari informasi dari banyak percakapan hanya untuk mengetahui barang mana yang belum siap.
3. Bedakan Barang Berdasarkan Tujuan Penggunaannya
Walaupun semua barang akan dikirim ke alamat yang sama, kebutuhan setiap bagian tetap perlu dibedakan. Tujuannya agar barang lebih mudah diarahkan ketika diterima.
Misalnya, perlengkapan administrasi bisa ditempatkan di ruang kerja staf, sedangkan alat kerja diarahkan ke area operasional. Keterangan seperti ini membantu penerima mengetahui tujuan barang tanpa harus memeriksa ulang seluruh daftar permintaan.
Jika ada barang yang digunakan bersama oleh beberapa bagian, cantumkan keterangan tersebut supaya tidak terjadi kebingungan ketika barang tiba.
Baca juga: Apa Itu Koli? Mengenal Satuan yang Sering Digunakan dalam Pengiriman
4. Periksa Barang yang Belum Lengkap
Setelah daftar kebutuhan tersusun, cocokkan kembali dengan barang yang benar-benar tersedia. Jangan menganggap seluruh permintaan sudah siap hanya karena semuanya telah tercatat.
Ada barang yang mungkin masih menunggu pemasok, ada yang jumlahnya belum sesuai, dan ada pula yang perlu diperiksa sebelum diserahkan untuk pengiriman.
Berikan status yang mudah dipahami, misalnya siap, menunggu, atau perlu konfirmasi. Jika ada perubahan jumlah atau jenis barang, segera perbarui daftar agar semua pihak menggunakan informasi yang sama.
Untuk pengiriman dalam jumlah besar, data barang juga dapat membantu saat menghitung kebutuhan pengangkutan dan memperkirakan biaya.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
5. Tentukan Siapa yang Memeriksa Sebelum Pengiriman
Agar pencatatan tidak berhenti sebagai daftar saja, tentukan siapa yang bertanggung jawab memeriksa kelengkapan barang sebelum pengiriman dilakukan.
Orang tersebut dapat mencocokkan permintaan setiap bagian dengan barang yang tersedia, memastikan informasi tujuan jelas, dan mencatat apabila ada kebutuhan yang belum terpenuhi.
Jika pengiriman dilakukan ke kantor cabang, informasikan juga daftar barang kepada pihak penerima. Dengan begitu, mereka bisa mengetahui apa yang seharusnya datang dan ke bagian mana barang perlu diarahkan.
Untuk memahami tahapan yang berlangsung setelah barang diserahkan, kamu bisa membaca apa yang terjadi pada cargo setelah diserahkan ke ekspedisi.
Kesimpulan
Mengatur kebutuhan dari beberapa bagian perusahaan tidak harus menggunakan sistem yang rumit. Mulailah dengan mengumpulkan permintaan, menyatukan informasi dalam satu daftar, membedakan tujuan penggunaan, dan memeriksa kesiapan setiap barang.
Catatan yang rapi membantu tim mengetahui apa yang sudah tersedia, apa yang masih menunggu, dan apa yang perlu dikonfirmasi sebelum pengiriman. Dengan begitu, koordinasi antara bagian yang meminta barang, tim yang menyiapkan, dan pihak yang menerima dapat berjalan lebih terarah.