Pernah punya barang yang harus tersedia pada tanggal tertentu, tetapi persiapannya baru dimulai ketika waktu sudah semakin dekat? Situasi seperti ini bisa membuat tim kewalahan, apalagi kalau barang yang dibutuhkan masih harus dikumpulkan, diperiksa, dan dikirim ke lokasi lain.
Dalam kegiatan usaha, jadwal kedatangan barang sering berkaitan dengan kebutuhan operasional. Stok harus tersedia sebelum toko mulai beroperasi, perlengkapan perlu tiba sebelum kegiatan berlangsung, atau material harus siap ketika pekerjaan dimulai.
Supaya rencananya lebih teratur, ada baiknya memulai persiapan dari tanggal barang dibutuhkan, bukan hanya dari perkiraan kapan barang bisa dikirim.
1. Tentukan Tanggal Barang Harus Siap Digunakan
Sebelum mengatur pengiriman, tentukan terlebih dahulu kapan barang harus tersedia di lokasi penerima. Tanggal ini menjadi acuan untuk menyusun langkah berikutnya.
Misalnya, sebuah usaha membutuhkan perlengkapan tambahan untuk operasional yang dimulai pada minggu kedua bulan berikutnya. Tim perlu memperhitungkan waktu untuk menyiapkan barang, melakukan pemeriksaan, mengatur pengiriman, dan menerima kiriman.
Jangan langsung menganggap tanggal keberangkatan sama dengan tanggal barang tiba. Keduanya merupakan hal yang berbeda, sehingga estimasi perjalanan dan jadwal yang berlaku perlu dikonfirmasi.
2. Hitung Waktu yang Dibutuhkan Sebelum Barang Dikirim
Setelah tanggal kebutuhan ditentukan, buat daftar kegiatan yang harus selesai sebelum pengiriman dilakukan.
Beberapa hal yang perlu diperhitungkan antara lain:
- Waktu pengumpulan barang dari pemasok.
- Pemeriksaan jumlah dan kondisi barang.
- Persiapan kemasan.
- Kelengkapan informasi pengiriman.
- Batas waktu penerimaan barang untuk jadwal keberangkatan.
- Perkiraan waktu perjalanan dan penerimaan di lokasi tujuan.
Setiap kegiatan bisa membutuhkan waktu yang berbeda. Karena itu, jangan menyusun rencana dengan asumsi semua proses dapat selesai dalam satu hari.
Untuk pengiriman cargo, informasi jadwal dan batas penerimaan sebaiknya dikonfirmasi kepada penyedia jasa agar rencana yang dibuat lebih realistis.
Baca juga: Apa Itu Cut-Off Cargo? Mengapa Pengiriman Bisa Menunggu Keberangkatan Berikutnya?
3. Bedakan Barang yang Sudah Siap dan yang Masih Menunggu
Tidak semua barang selalu tersedia pada waktu yang sama. Ada yang sudah berada di gudang, ada yang masih diproses pemasok, dan ada pula yang perlu diperiksa sebelum dikirim.
Agar tidak tercampur, buat daftar sederhana yang menunjukkan status setiap barang.
Contohnya:
| Jenis barang | Status persiapan | Tindakan berikutnya |
|---|---|---|
| Perlengkapan operasional | Siap | Periksa jumlah |
| Material pendukung | Menunggu pemasok | Konfirmasi ketersediaan |
| Peralatan tambahan | Dalam pemeriksaan | Pastikan kondisi |
| Kemasan pelindung | Belum lengkap | Siapkan kebutuhan |
Tabel ini hanya contoh. Sesuaikan isinya dengan kebutuhan pengiriman yang sebenarnya.
Dengan pencatatan tersebut, tim dapat melihat bagian mana yang sudah selesai dan bagian mana yang masih berpotensi memengaruhi jadwal.
4. Siapkan Data Barang Sejak Awal
Persiapan jadwal akan lebih mudah jika informasi barang sudah tersedia. Jangan menunggu semua barang terkumpul untuk mulai mencatat jenis, jumlah, berat, ukuran, dan tujuan pengiriman.
Data tersebut dapat digunakan saat meminta estimasi biaya maupun memeriksa kebutuhan pengangkutan. Jika ada perubahan jumlah atau ukuran, segera perbarui catatannya.
Untuk memahami informasi apa saja yang perlu disiapkan, kamu bisa membaca cara menyiapkan data barang agar estimasi ongkir lebih akurat.
5. Sediakan Waktu Cadangan dalam Rencana
Rencana yang baik tidak hanya memperhitungkan waktu ideal. Ada baiknya menyediakan jeda untuk mengantisipasi perubahan kesiapan barang, jadwal keberangkatan, atau proses penerimaan di lokasi tujuan.
Besarnya waktu cadangan perlu disesuaikan dengan rute, jenis layanan, dan tanggal kebutuhan. Untuk pengiriman antarpulau, jangan menggunakan estimasi dari rute lain sebagai patokan karena jadwal dan waktu tempuh bisa berbeda.
Jika barang sangat penting untuk kegiatan usaha, diskusikan rencana pengiriman lebih awal dengan penyedia jasa. Pastikan juga informasi mengenai jadwal dan estimasi kedatangan sudah dipahami oleh pihak yang menunggu di lokasi tujuan.
Baca juga: Kapan Waktu Terakhir yang Aman untuk Kirim Stok Akhir Tahun?
6. Pastikan Penerima Mengetahui Rencana Kedatangan
Persiapan bukan hanya tanggung jawab pengirim. Pihak penerima juga perlu mengetahui rencana kedatangan agar bisa menyesuaikan kegiatan di lokasi.
Pastikan ada orang yang dapat dihubungi, alamat penerimaan sudah jelas, dan lokasi siap menangani barang ketika kiriman tiba. Jika penerimaan membutuhkan tenaga bongkar muat atau pengaturan ruang penyimpanan, koordinasikan hal tersebut sebelumnya.
Informasi jadwal sebaiknya diperbarui jika terjadi perubahan. Dengan begitu, pengirim dan penerima memiliki acuan yang sama dan dapat menyesuaikan rencana apabila diperlukan.
Mengatur pengiriman berdasarkan tanggal kebutuhan membantu tim menyusun persiapan dengan lebih terarah. Mulailah dengan menentukan kapan barang harus tersedia, menghitung waktu setiap proses, memeriksa kesiapan barang, dan mengonfirmasi jadwal pengiriman.
Jangan lupa menyediakan waktu cadangan dan memastikan penerima mengetahui rencana kedatangan. Dengan persiapan yang lebih awal, kebutuhan operasional dapat direncanakan secara lebih realistis tanpa hanya bergantung pada perkiraan waktu perjalanan.