Pernah membayangkan barang sudah menempuh perjalanan jauh, tetapi saat tiba penerimanya justru belum bisa mengambil atau menerima kiriman? Situasi seperti ini bisa terjadi ketika lokasi sedang tutup, petugas penerima tidak berada di tempat, atau jadwal penerimaan barang berubah.

Untuk pengiriman cargo, terutama barang berukuran besar dan kiriman antarpulau, kesiapan penerima menjadi hal yang tidak kalah penting dari persiapan barang sebelum dikirim. Jika tidak dibicarakan sejak awal, pengirim dan penerima bisa sama-sama kebingungan ketika barang sudah mendekati tujuan.

Lalu, apa yang sebaiknya dilakukan agar proses penerimaan lebih terencana?

1. Pastikan Ada Orang yang Bertanggung Jawab Menerima Barang

Sebelum barang dikirim, tentukan siapa yang akan menerima kiriman di lokasi tujuan. Jangan hanya mengandalkan nama perusahaan atau nama toko sebagai informasi penerima.

Untuk pengiriman ke gudang, toko, kantor, atau lokasi usaha, pastikan ada orang yang mengetahui rencana kedatangan barang. Jika penerima utama berhalangan, tentukan kontak pengganti yang dapat dihubungi.

Informasi ini akan membantu pengirim berkoordinasi apabila ada perubahan waktu penerimaan. Pastikan juga nomor telepon yang dicantumkan masih aktif dan dapat dihubungi.

2. Sesuaikan Jadwal Penerimaan dengan Kegiatan di Lokasi

Setiap lokasi memiliki aktivitas yang berbeda. Gudang mungkin memiliki jam penerimaan tertentu, sementara toko atau kantor bisa memiliki jadwal operasional yang lebih terbatas.

Karena itu, tanyakan terlebih dahulu kapan barang dapat diterima. Jika lokasi memiliki aturan khusus untuk kendaraan pengangkut, akses masuk, atau proses bongkar muat, sampaikan informasi tersebut sebelum pengiriman dilakukan.

Perlu diingat, perkiraan kedatangan barang tidak selalu sama dengan waktu pasti barang tiba. Pengiriman antarpulau dapat dipengaruhi jadwal transportasi dan kondisi operasional. Jadi, sebaiknya penerima tetap melakukan koordinasi menjelang kedatangan kiriman.

Baca juga: Apa yang Terjadi pada Cargo Setelah Diserahkan ke Ekspedisi?

3. Berikan Informasi Barang yang Mudah Dipahami

Penerima perlu mengetahui barang apa yang akan datang, berapa jumlah kemasannya, dan apakah ada kebutuhan khusus saat barang diturunkan.

Misalnya, perusahaan menerima beberapa koli perlengkapan toko sekaligus. Informasi yang jelas akan membantu petugas mencocokkan barang yang datang dengan catatan penerimaan.

Pengirim dapat menyiapkan daftar sederhana berisi nama barang, jumlah koli, dan keterangan lain yang diperlukan. Jika terdapat barang dengan penanganan khusus, informasikan sejak awal kepada pihak terkait.

Hindari memberikan informasi yang terlalu umum, seperti hanya menulis “barang toko” atau “perlengkapan kantor”, terutama jika penerima sedang menunggu beberapa kiriman berbeda.

4. Sepakati Apa yang Harus Dilakukan Jika Penerima Berhalangan

Bagaimana jika barang tiba ketika lokasi tujuan sedang tutup atau orang yang bertanggung jawab tidak bisa dihubungi?

Hal ini sebaiknya dibicarakan sebelum barang diberangkatkan. Pengirim dapat mengonfirmasi kepada pihak ekspedisi mengenai prosedur yang berlaku jika penerima belum tersedia, termasuk pilihan penanganan berikutnya dan kemungkinan biaya tambahan apabila ada.

Jangan langsung berasumsi bahwa barang otomatis bisa dititipkan, dikirim ulang, atau dikembalikan tanpa proses dan ketentuan tertentu. Keputusan penanganannya perlu dikonfirmasi kepada pihak yang menangani pengiriman.

Kesepakatan sejak awal membantu semua pihak memahami langkah yang dapat dilakukan jika rencana penerimaan berubah.

Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer

5. Simpan Catatan Koordinasi Pengiriman

Komunikasi yang dilakukan melalui telepon atau pesan sebaiknya dirangkum dalam catatan yang mudah diperiksa kembali. Simpan informasi mengenai kontak penerima, alamat tujuan, waktu penerimaan yang disepakati, serta perubahan rencana jika ada.

Catatan ini berguna ketika pengirim, penerima, dan pihak ekspedisi perlu mencocokkan informasi. Jika ada perubahan alamat atau jadwal, pastikan informasi terbaru disampaikan kepada pihak yang berkepentingan dan telah dikonfirmasi.

Untuk pengiriman dalam jumlah besar atau berulang, kebiasaan mencatat informasi penerimaan juga dapat membantu perusahaan mengatur stok dan aktivitas operasional dengan lebih rapi.

6. Jangan Menunggu Barang Tiba untuk Mulai Berkoordinasi

Koordinasi sebaiknya dilakukan sejak barang disiapkan, bukan baru ketika kiriman sudah sampai di sekitar lokasi tujuan.

Pengirim bisa mengingatkan penerima mengenai rencana pengiriman, memastikan kontak masih aktif, dan menanyakan apakah ada perubahan jadwal operasional. Apabila ada informasi baru dari pihak ekspedisi, teruskan kepada penerima agar keduanya memiliki pemahaman yang sama.

Untuk pengiriman cargo antarpulau, langkah sederhana ini penting karena proses perjalanan dan penanganan barang melibatkan beberapa tahapan.

Jika ingin memahami hal lain yang dapat memengaruhi waktu pengiriman, kamu juga bisa membaca Apa Itu Cut Off Cargo? Mengapa Pengiriman Bisa Menunggu Keberangkatan Berikutnya?.

Penerimaan Barang Perlu Dipersiapkan Sejak Awal

Barang yang sudah dikirim belum tentu bisa langsung diterima jika lokasi tujuan belum siap. Karena itu, pengirim perlu memperhatikan kesiapan penerima, jadwal operasional, informasi barang, dan kesepakatan jika terjadi perubahan rencana.

Persiapan tersebut tidak menjamin semua kendala dapat dihindari, tetapi dapat membantu mengurangi kebingungan dan membuat koordinasi lebih terarah.

Bagi kamu yang mengatur pengiriman cargo untuk kebutuhan usaha, gudang, atau distribusi antarpulau, pastikan informasi penerima sudah jelas sebelum barang diberangkatkan. Dengan begitu, pengirim dan penerima dapat mempersiapkan proses penerimaan secara lebih terencana.