Punya beberapa cabang usaha berarti ada lebih banyak hal yang perlu diperhatikan saat menyiapkan barang. Bukan cuma jumlah stok yang harus sesuai, tetapi juga barang mana yang perlu dikirim ke setiap lokasi, kapan barang harus diberangkatkan, dan siapa yang bertanggung jawab menerimanya.
Kalau semua kebutuhan cabang dicatat dalam satu daftar tanpa pemisahan yang jelas, risiko barang tertukar atau jumlahnya tidak sesuai pesanan bisa meningkat. Karena itu, pengiriman untuk beberapa lokasi sebaiknya direncanakan sejak awal agar tim gudang dan bagian operasional bisa bekerja dengan informasi yang sama.
1. Buat Daftar Kebutuhan untuk Setiap Cabang
Langkah pertama adalah mengumpulkan kebutuhan dari seluruh cabang. Jangan langsung menggabungkan semua pesanan menjadi satu jumlah besar tanpa mencatat tujuan masing-masing.
Misalnya, sebuah usaha memiliki tiga cabang. Cabang pertama membutuhkan perlengkapan toko, cabang kedua membutuhkan stok produk, sedangkan cabang ketiga membutuhkan rak tambahan. Meskipun barang berasal dari gudang yang sama, setiap kebutuhan perlu dicatat secara terpisah.
Informasi yang sebaiknya disiapkan meliputi:
- Nama dan alamat cabang.
- Jenis serta jumlah barang yang dibutuhkan.
- Jumlah koli untuk setiap tujuan.
- Waktu barang dibutuhkan.
- Nama dan nomor kontak penerima.
Daftar ini dapat dibuat menggunakan spreadsheet sederhana. Dengan begitu, tim bisa memeriksa kebutuhan setiap cabang tanpa harus membuka banyak catatan yang berbeda.
2. Beri Identitas yang Jelas pada Setiap Kelompok Barang
Setelah kebutuhan terkumpul, pisahkan barang berdasarkan tujuan pengiriman. Berikan label yang mudah dibaca pada setiap kelompok barang, terutama jika beberapa cabang menerima jenis barang yang serupa.
Contohnya, kardus berisi perlengkapan cabang A dan cabang B sebaiknya memiliki penanda tujuan yang jelas. Jangan hanya mengandalkan ingatan petugas gudang, karena proses persiapan bisa melibatkan beberapa orang.
Sebelum barang diserahkan untuk dikirim, cocokkan kembali label dengan daftar kebutuhan. Periksa juga jumlah koli agar tidak ada barang yang tertinggal atau masuk ke kelompok tujuan yang salah.
Pengecekan seperti ini membantu proses serah terima menjadi lebih tertata, terutama ketika jumlah barang cukup banyak.
3. Tentukan Prioritas Berdasarkan Kebutuhan Cabang
Tidak semua cabang selalu membutuhkan barang pada waktu yang sama. Ada lokasi yang stoknya masih cukup untuk beberapa minggu, sementara cabang lain mungkin membutuhkan perlengkapan untuk pembukaan toko atau kegiatan operasional tertentu.
Karena itu, tentukan prioritas berdasarkan kebutuhan nyata setiap lokasi. Catat tanggal barang harus tersedia dan perhitungkan waktu yang diperlukan untuk persiapan, pengiriman, serta penerimaan.
Untuk pengiriman antarpulau, pertimbangkan pula rute dan jadwal keberangkatan yang tersedia. Hindari menetapkan tanggal kedatangan hanya berdasarkan perkiraan tanpa konfirmasi dari pihak pengiriman.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer untuk memahami tahapan yang perlu diperhatikan sejak persiapan hingga barang diterima.
4. Hitung Kebutuhan Biaya dari Data yang Lengkap
Mengirim barang ke beberapa cabang memerlukan perencanaan biaya yang tidak selalu sama untuk setiap tujuan. Berat, dimensi, jumlah koli, rute, serta jenis layanan dapat memengaruhi perhitungan ongkos kirim.
Sebelum meminta estimasi, kumpulkan data barang untuk setiap cabang. Jika barang berukuran besar tetapi relatif ringan, jangan hanya mencatat berat timbangan. Ukuran kemasan juga perlu diketahui karena perhitungan biaya dapat mempertimbangkan berat volumetrik sesuai ketentuan layanan.
Baca juga: Cara Hitung Volume Barang untuk Pengiriman Cargo dan Jasa Ekspedisi agar kamu memahami mengapa dimensi barang perlu diperhitungkan saat menyiapkan data pengiriman.
Selain itu, bandingkan pilihan layanan berdasarkan kebutuhan waktu dan anggaran, bukan hanya melihat tarif awal. Pastikan rincian biaya serta ketentuan untuk setiap tujuan sudah dipahami sebelum pengiriman disetujui.
5. Pastikan Penerima di Setiap Lokasi Siap
Barang yang sudah sampai belum tentu bisa langsung digunakan jika tidak ada pihak yang siap menerimanya. Sebelum pengiriman dilakukan, informasikan perkiraan waktu kedatangan kepada masing-masing cabang dan pastikan kontak penerima masih aktif.
Jika cabang memiliki jam operasional tertentu, sampaikan informasi tersebut ketika mengatur penerimaan. Pastikan pula tersedia tempat penyimpanan yang cukup, terutama untuk barang berukuran besar atau kiriman dalam jumlah banyak.
Setelah barang diterima, minta setiap cabang memeriksa jumlah koli dan kondisi barang sesuai catatan. Jika terdapat perbedaan, dokumentasikan dan laporkan kepada pihak terkait agar bisa ditindaklanjuti.
Pengiriman yang Terencana Membantu Operasional Lebih Rapi
Mengatur pengiriman untuk banyak cabang tidak harus rumit. Kuncinya adalah memisahkan kebutuhan berdasarkan tujuan, memberikan identitas barang yang jelas, menentukan prioritas, dan memastikan semua pihak menggunakan data terbaru.
Bagi usaha yang rutin mendistribusikan stok ke berbagai wilayah, pencatatan yang konsisten juga membantu proses perencanaan berikutnya. Data pengiriman sebelumnya dapat digunakan untuk mengevaluasi kebutuhan, waktu persiapan, dan pengeluaran logistik.
Jika kamu sedang menyusun rencana pengiriman stok untuk beberapa lokasi, baca juga Jasa Pengiriman Stok Minimarket dan Toko ke Indonesia Timur sebagai referensi tambahan mengenai kebutuhan distribusi stok usaha.
Dengan perencanaan yang jelas, setiap cabang bisa mengetahui barang yang dikirim untuknya, sementara tim operasional memiliki acuan yang lebih mudah untuk memeriksa proses pengiriman dari awal hingga selesai.