Pernah mengalami stok di toko mulai menipis, padahal kiriman berikutnya masih dalam perjalanan? Situasi ini bisa merepotkan, apalagi jika barang tersebut termasuk produk yang paling sering dicari pelanggan.
Bagi bisnis yang mengandalkan pengiriman antarpulau, mengatur persediaan tidak cukup hanya dengan melihat jumlah barang yang tersisa di gudang. Pengusaha juga perlu memperhitungkan kebutuhan penjualan, waktu pemesanan ulang, dan perjalanan barang menuju lokasi tujuan.
Supaya operasional tetap terencana, ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk mengantisipasi stok menipis sebelum kiriman baru datang.
1. Kenali Barang yang Paling Cepat Habis
Setiap barang memiliki tingkat perputaran yang berbeda. Ada produk yang bisa habis dalam beberapa hari, sementara produk lainnya baru terjual setelah beberapa minggu.
Coba periksa catatan penjualan untuk mengetahui barang yang paling sering keluar. Pisahkan produk berdasarkan tingkat kebutuhan, misalnya barang yang selalu dicari pelanggan, barang musiman, dan barang yang jarang terjual.
Dengan cara ini, bisnis bisa menentukan produk mana yang perlu mendapat perhatian lebih saat menyusun rencana pengadaan.
Jangan hanya mengandalkan perkiraan atau ingatan. Catatan penjualan yang diperbarui secara rutin akan memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai kebutuhan stok.
2. Tentukan Batas Stok untuk Pemesanan Ulang
Menunggu barang benar-benar habis baru melakukan pemesanan dapat membuat bisnis kesulitan memenuhi permintaan pelanggan.
Karena itu, tentukan batas persediaan yang menjadi tanda bahwa pemesanan ulang perlu dipertimbangkan. Batas ini dapat disesuaikan dengan rata-rata penjualan, jumlah stok yang tersedia, dan perkiraan waktu pengadaan sampai barang siap digunakan atau dijual.
Sebagai contoh, toko yang menjual produk kebutuhan harian bisa menggunakan catatan penjualan beberapa minggu terakhir untuk memperkirakan kebutuhan berikutnya.
Angka batas stok tidak harus sama untuk semua produk. Barang yang cepat terjual atau sulit segera dipasok mungkin membutuhkan perencanaan yang berbeda dibandingkan produk dengan permintaan rendah.
3. Perhitungkan Perjalanan Barang, Bukan Hanya Waktu Pemesanan
Salah satu hal yang sering terlewat saat mengatur persediaan adalah jarak antara waktu barang dipesan dan waktu barang benar-benar siap digunakan.
Untuk pengiriman antarpulau, perjalanan dapat melibatkan beberapa tahapan transportasi dan distribusi. Jadwal kapal, proses transit, serta kondisi operasional dapat memengaruhi rencana kedatangan barang.
Karena itu, jangan menggunakan tanggal pemesanan sebagai patokan bahwa stok baru akan langsung tersedia. Gunakan informasi jadwal dan estimasi yang sudah dikonfirmasi, lalu sesuaikan dengan kebutuhan usaha.
Baca juga: Apa Itu Cargo Transit? Mengapa Barang Tidak Langsung Sampai ke Tujuan?
4. Siapkan Stok Cadangan secara Terukur
Stok cadangan dapat membantu bisnis menghadapi perubahan permintaan atau keterlambatan pasokan. Namun, jumlahnya perlu direncanakan agar tidak membuat terlalu banyak barang menumpuk.
Pertimbangkan seberapa sering produk terjual, berapa lama waktu pengadaan, kapasitas penyimpanan, dan kemampuan modal usaha. Barang yang memiliki permintaan stabil mungkin memerlukan pendekatan berbeda dari barang yang penjualannya sulit diprediksi.
Lakukan evaluasi secara berkala. Jika penjualan meningkat menjelang periode tertentu, kebutuhan persediaan juga mungkin perlu disesuaikan.
Tujuannya bukan menyimpan sebanyak mungkin barang, melainkan menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan biaya penyimpanan.
5. Atur Jadwal Pengiriman Berdasarkan Kebutuhan Stok
Jika bisnis rutin menerima barang dari pemasok, buat jadwal pengadaan yang bisa dievaluasi dari waktu ke waktu.
Catat kapan pemesanan dilakukan, kapan barang diserahkan untuk dikirim, informasi perjalanan yang tersedia, dan kapan barang diterima. Riwayat ini dapat membantu bisnis memahami pola pengiriman yang pernah terjadi tanpa menganggap waktu pengiriman sebelumnya akan selalu sama.
Untuk kebutuhan tertentu, pengiriman juga dapat direncanakan dalam beberapa tahap jika sesuai dengan kebutuhan usaha dan ketentuan layanan yang tersedia.
Sebelum menentukan jadwal, diskusikan kebutuhan barang, tujuan, serta perkiraan waktu pengiriman dengan penyedia jasa logistik.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
6. Evaluasi Persediaan Setelah Barang Diterima
Setelah kiriman tiba, jangan berhenti pada proses menghitung barang masuk. Bandingkan jumlah yang diterima dengan catatan stok dan kebutuhan penjualan selama periode tersebut.
Apakah stok cadangan terlalu banyak? Apakah barang tertentu hampir habis sebelum kiriman berikutnya tiba? Apakah jadwal pemesanan perlu dimajukan?
Jawaban dari pertanyaan tersebut bisa menjadi bahan untuk memperbaiki rencana pengadaan selanjutnya.
Jika bisnis memiliki beberapa cabang, catat persediaan setiap lokasi secara terpisah agar kebutuhan masing-masing cabang dapat terlihat dengan lebih jelas.
Baca juga: Kapan Waktu Terakhir yang Aman untuk Kirim Stok Akhir Tahun?
Stok yang Terencana Membantu Bisnis Lebih Siap
Mengantisipasi stok menipis bukan berarti bisnis harus selalu memiliki persediaan dalam jumlah besar. Hal yang lebih penting adalah memahami pola penjualan, menetapkan batas pemesanan ulang, dan memperhitungkan perjalanan barang hingga siap digunakan.
Dengan pencatatan yang teratur, pengusaha dapat mengambil keputusan pengadaan berdasarkan kebutuhan nyata, bukan hanya menunggu sampai rak mulai kosong.
Bagi bisnis yang mengandalkan pasokan dari luar pulau, perencanaan stok dan pengiriman sebaiknya berjalan beriringan. Ketika keduanya diperhitungkan sejak awal, kegiatan penjualan dan operasional akan lebih mudah diatur.