Hai, Sobat BJA! Dalam transaksi jual beli, urusan barang biasanya sudah dibicarakan sejak awal. Namun, ada satu hal yang terkadang baru ditanyakan ketika barang siap dikirim: siapa yang akan menanggung ongkos kirimnya?
Ada bisnis yang memasukkan biaya pengiriman ke dalam harga pesanan. Ada juga yang memisahkan ongkir dan meminta penerima membayarnya sesuai kesepakatan. Keduanya bisa saja digunakan, selama pengirim dan penerima sudah memahami ketentuannya sejak awal.
Hal ini perlu diperhatikan terutama untuk pengiriman cargo dalam jumlah besar. Supaya tidak terjadi salah paham, ada beberapa hal yang sebaiknya disepakati sebelum barang diserahkan kepada pihak ekspedisi.
1. Tentukan Siapa yang Menanggung Ongkos Kirim
Sebelum membuat pesanan, pastikan terlebih dahulu apakah ongkir ditanggung oleh pengirim atau penerima. Jangan sampai kedua pihak memiliki pemahaman yang berbeda ketika barang sudah siap diberangkatkan.
Misalnya, sebuah toko membeli perlengkapan usaha dari pemasok di kota lain. Pemasok mengira biaya pengiriman ditanggung pembeli, sedangkan pembeli menganggap ongkir sudah termasuk dalam harga barang.
Perbedaan pemahaman seperti ini dapat menimbulkan perdebatan yang sebenarnya bisa dicegah sejak awal. Karena itu, cantumkan kesepakatan biaya pengiriman dalam dokumen transaksi atau percakapan tertulis yang mudah diperiksa kembali.
2. Bedakan Harga Barang dan Biaya Pengiriman
Dalam transaksi bisnis, harga barang dan ongkir sebaiknya dicatat secara terpisah apabila memang dihitung sebagai komponen berbeda.
Cara ini membantu bagian pembelian, keuangan, dan penerima memahami total pengeluaran untuk satu pesanan. Catatan tersebut juga memudahkan perusahaan ketika harus membandingkan biaya dari beberapa transaksi.
Namun, jangan langsung menganggap ongkir hanya terdiri dari satu komponen. Rincian biaya yang berlaku perlu dikonfirmasi kepada penyedia jasa pengiriman berdasarkan jenis barang, tujuan, layanan, dan ketentuan yang digunakan.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
3. Pastikan Nilai Ongkir Sudah Dipahami Kedua Pihak
Sebelum pengiriman dilakukan, pengirim dan penerima sebaiknya mengetahui estimasi biaya serta dasar perhitungannya. Informasi ini penting agar tidak ada pihak yang terkejut ketika nominal akhirnya berbeda dari perkiraan awal.
Untuk cargo, data barang yang digunakan saat meminta estimasi perlu sesuai dengan kondisi aktual. Berat, dimensi, jumlah koli, tujuan, dan pilihan layanan dapat menjadi bagian dari informasi yang diperlukan dalam pemeriksaan biaya.
Jika ada perubahan jumlah atau ukuran barang sebelum dikirim, tanyakan kembali apakah perubahan tersebut memengaruhi estimasi sebelumnya.
4. Sepakati Kapan dan Bagaimana Pembayaran Dilakukan
Selain menentukan siapa yang membayar, jangan lupa membicarakan waktu pembayarannya.
Apakah ongkir dibayarkan bersamaan dengan transaksi barang, sebelum pengiriman, atau mengikuti ketentuan lain yang disepakati? Hal ini perlu dikonfirmasi kepada pihak yang terlibat agar tidak muncul asumsi yang berbeda.
Jika pembayaran dilakukan oleh penerima, pastikan penerima sudah mengetahui rencana tersebut dan memahami ketentuan pembayaran yang berlaku. Jangan menganggap setiap penyedia ekspedisi memiliki prosedur pembayaran yang sama.
Simpan bukti kesepakatan dan dokumen pembayaran agar mudah diperiksa jika suatu saat diperlukan.
5. Periksa Kembali Informasi Sebelum Barang Diberangkatkan
Sebelum barang diserahkan untuk dikirim, lakukan pemeriksaan singkat terhadap informasi transaksi dan pengiriman.
Beberapa hal yang bisa diperiksa antara lain:
- Nama pengirim dan penerima.
- Kota asal dan tujuan pengiriman.
- Jenis barang serta jumlah koli.
- Estimasi ongkir yang sudah dikonfirmasi.
- Pihak yang bertanggung jawab membayar ongkir.
- Ketentuan pembayaran yang telah disepakati.
Pemeriksaan ini bukan berarti semua proses harus dibuat rumit. Justru, informasi yang jelas sejak awal membantu pengirim dan penerima menjalankan tanggung jawab masing-masing tanpa perlu berulang kali menanyakan hal yang sama.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
6. Masukkan Ongkir ke dalam Perencanaan Biaya Usaha
Bagi bisnis yang rutin mengirim barang ke luar kota atau antarpulau, ongkir sebaiknya menjadi bagian dari perencanaan pengeluaran. Dengan begitu, perusahaan dapat memperkirakan biaya distribusi dan menentukan harga jual dengan pertimbangan yang lebih lengkap.
Catatan pengiriman sebelumnya bisa digunakan sebagai bahan evaluasi. Perusahaan dapat membandingkan kebutuhan tiap pengiriman, mengecek perubahan biaya, dan menyesuaikan perencanaan untuk pesanan berikutnya.
Perlu diingat, biaya pengiriman tidak selalu sama untuk semua tujuan dan jenis barang. Gunakan estimasi yang sudah dikonfirmasi, bukan sekadar mengandalkan nominal dari pengiriman sebelumnya.
Baca juga: Cara Menekan Biaya Pengiriman di Awal Tahun 2026
Kesepakatan Ongkir Membantu Transaksi Lebih Jelas
Menentukan siapa yang membayar ongkir mungkin terlihat sederhana, tetapi hal ini dapat berpengaruh pada kelancaran transaksi antara penjual dan pembeli. Kesepakatan yang jelas membantu kedua pihak memahami tanggung jawab masing-masing sebelum barang diberangkatkan.
Jadi, sebelum mengatur pengiriman cargo, pastikan biaya, pihak pembayar, dan ketentuan pembayaran sudah dibicarakan. Jika ada hal yang belum jelas, konfirmasikan terlebih dahulu kepada pihak ekspedisi.
Dengan perencanaan yang lebih rapi, urusan pengiriman bisa menjadi bagian dari transaksi bisnis yang terorganisasi, bukan sumber salah paham di kemudian hari.