Dalam bisnis, barang yang sudah sampai ke pelanggan belum tentu selalu berakhir sebagai penjualan yang selesai. Ada kalanya barang perlu dikembalikan karena pesanan tidak sesuai, jumlahnya berbeda, atau ada kesepakatan retur antara penjual dan pembeli.
Kalau jumlah retur masih sedikit, pengaturannya mungkin terasa mudah. Namun, ketika beberapa barang kembali dalam waktu berdekatan, prosesnya bisa membingungkan. Barang retur dapat tercampur dengan stok baru, catatannya terlewat, atau tim gudang kesulitan mengetahui barang mana yang sudah boleh dijual kembali.
Supaya hal tersebut tidak mengganggu kegiatan usaha, pengelolaan barang retur perlu dilakukan secara teratur. Berikut beberapa hal yang bisa diterapkan.
1. Pisahkan Barang Retur dari Stok Siap Jual
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah memisahkan barang retur dari persediaan yang siap dijual atau didistribusikan kembali.
Jangan langsung memasukkan barang yang baru kembali ke rak stok reguler. Periksa terlebih dahulu kondisi barang, kelengkapan, dan alasan pengembaliannya.
Barang yang kemasannya masih baik belum tentu otomatis bisa dijual kembali. Sebaliknya, barang dengan kemasan luar yang berubah juga perlu diperiksa lebih lanjut sebelum ditentukan statusnya.
Pemisahan ini membantu tim gudang mengetahui barang mana yang masih menunggu pemeriksaan dan barang mana yang sudah mendapatkan keputusan untuk diproses lebih lanjut.
2. Catat Alasan Pengembalian Barang
Setiap barang retur sebaiknya memiliki catatan alasan pengembalian. Informasi ini berguna untuk mengetahui apakah masalahnya berkaitan dengan pesanan, kondisi barang, jumlah, atau hal lain.
Catatan sederhana dapat memuat:
- Tanggal barang diterima kembali.
- Nama atau kode barang.
- Jumlah barang yang dikembalikan.
- Nama pelanggan atau nomor pesanan.
- Alasan retur.
- Status pemeriksaan dan tindak lanjut.
Tidak semua retur membutuhkan penanganan yang sama. Barang yang salah kirim tentu perlu ditindaklanjuti dengan cara berbeda dari barang yang dikembalikan karena pesanan dibatalkan.
Dengan pencatatan yang konsisten, tim dapat menelusuri informasi tanpa harus mengandalkan ingatan atau mencari percakapan lama satu per satu.
3. Periksa Kondisi Barang Sebelum Menentukan Tindak Lanjut
Setelah barang diterima, lakukan pemeriksaan sesuai jenis dan karakteristik barang tersebut. Periksa jumlah, kondisi fisik, kelengkapan, serta kesesuaiannya dengan catatan retur.
Jika ada perbedaan antara kondisi barang dan informasi yang disampaikan, dokumentasikan temuan tersebut agar dapat dikonfirmasi kepada pihak terkait.
Jangan terburu-buru menentukan barang bisa dijual kembali, diperbaiki, disimpan, atau dikirim ulang sebelum pemeriksaan selesai.
Untuk barang yang membutuhkan penanganan khusus, ikuti ketentuan yang sesuai dengan jenis barangnya. Jika pemeriksaan membutuhkan persetujuan bagian lain, pastikan statusnya tetap tercatat selama menunggu keputusan.
4. Tentukan Lokasi Penyimpanan Khusus untuk Barang Retur
Barang retur yang belum selesai diperiksa sebaiknya ditempatkan di area yang terpisah dan mudah dikenali. Cara ini membantu mengurangi risiko barang tercampur dengan persediaan reguler.
Jika perusahaan menangani banyak jenis barang, gunakan label atau kode status yang konsisten. Misalnya, “menunggu pemeriksaan”, “menunggu keputusan”, atau “siap diproses”.
Pastikan label mudah dibaca dan informasi pada label sesuai dengan catatan persediaan. Jika lokasi penyimpanan berubah, perbarui catatannya agar tim lain tidak kesulitan menemukan barang tersebut.
Pengaturan ini terutama bermanfaat bagi bisnis yang memiliki gudang dengan aktivitas barang masuk dan keluar setiap hari.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
5. Pastikan Tanggung Jawab dan Keputusan Retur Jelas
Barang retur terkadang melibatkan beberapa bagian, seperti layanan pelanggan, penjualan, gudang, dan keuangan. Karena itu, perlu ada kejelasan mengenai siapa yang memeriksa barang, siapa yang menyetujui tindak lanjut, dan siapa yang memperbarui catatan stok.
Misalnya, tim gudang sudah menerima barang, tetapi keputusan apakah barang akan dikirim kembali kepada pelanggan belum dibuat. Dalam kondisi seperti ini, status barang perlu tetap tercatat agar tidak dianggap sebagai stok siap jual.
Komunikasi antarbagian juga perlu menyertakan informasi yang sama. Jika ada perubahan keputusan, pastikan pihak yang bertanggung jawab memperbarui catatan agar tidak terjadi pekerjaan berulang.
6. Rencanakan Pengiriman Ulang Jika Memang Diperlukan
Tidak semua barang retur harus dikirim kembali. Namun, jika hasil pemeriksaan menunjukkan barang perlu dikirim ulang kepada pelanggan atau ke lokasi lain, persiapkan pengiriman tersebut sebagai proses baru yang perlu diperiksa kembali.
Pastikan alamat tujuan, kontak penerima, jumlah barang, dan informasi kiriman sudah benar. Periksa pula apakah barang membutuhkan kemasan tambahan sebelum diserahkan untuk pengiriman.
Jika pengiriman dilakukan melalui jasa ekspedisi, konfirmasikan kebutuhan dan ketentuan layanan terlebih dahulu. Jangan langsung menganggap biaya maupun prosedurnya sama dengan pengiriman sebelumnya.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
7. Evaluasi Retur yang Terjadi Berulang Kali
Jika barang dengan masalah serupa terus dikembalikan, jangan hanya menyelesaikan setiap kasus secara terpisah. Periksa apakah ada pola yang bisa dijadikan bahan evaluasi.
Contohnya, apakah ada jenis barang yang sering salah jumlah, apakah informasi pesanan kerap berbeda, atau apakah pemeriksaan sebelum barang dikirim perlu diperbaiki?
Catatan retur dapat membantu bisnis melihat masalah yang berulang dan menentukan langkah perbaikan berdasarkan data yang tersedia.
Evaluasi tidak harus dilakukan dengan sistem yang rumit. Bisnis dapat memulai dari rekap sederhana yang diperbarui setiap kali ada barang retur, kemudian meninjau hasilnya secara berkala.
Baca juga: Apa yang Terjadi pada Cargo Setelah Diserahkan ke Ekspedisi?
Barang Retur Perlu Dikelola, Bukan Sekadar Disimpan
Barang yang kembali dari pelanggan tetap menjadi bagian dari pengelolaan persediaan. Jika tidak dipisahkan dan dicatat dengan benar, barang retur bisa membuat jumlah stok terlihat tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Mulailah dengan memisahkan barang, mencatat alasan pengembalian, memeriksa kondisinya, dan menentukan tindak lanjut yang jelas. Jika pengiriman ulang diperlukan, pastikan informasi kiriman diperiksa kembali sebelum barang diberangkatkan.
Dengan alur yang tertata, bisnis akan lebih mudah mengetahui posisi setiap barang retur, mengurangi kebingungan di gudang, dan mengevaluasi masalah yang perlu diperbaiki.