Barang dari kantor pusat kadang perlu dipindahkan ke cabang lain untuk mendukung pekerjaan sehari-hari. Bisa berupa perlengkapan operasional, perangkat kerja, atau peralatan yang hanya dibutuhkan sementara. Meski barang tersebut masih milik perusahaan sendiri, proses pengirimannya tetap perlu direncanakan dengan baik.
Masalah bisa muncul ketika barang yang dipindahkan tidak dicatat dengan jelas. Cabang penerima mungkin tidak mengetahui jumlah barang yang dikirim, sementara kantor asal kesulitan memastikan kapan barang tersebut tersedia kembali.
Supaya perpindahan barang antar cabang lebih mudah dipantau, ada beberapa hal yang bisa disiapkan sebelum barang dikirim.
1. Tentukan Barang yang Akan Dipindahkan
Sebelum mengatur pengiriman, pastikan barang yang akan dipindahkan memang dibutuhkan oleh cabang tujuan. Periksa juga apakah barang tersebut sedang digunakan oleh bagian lain di lokasi asal.
Buat daftar yang memuat nama barang, jumlah, kondisi terakhir, lokasi asal, dan cabang tujuan. Jika barang terdiri dari beberapa bagian, catat kelengkapannya agar penerima bisa memeriksa apakah semuanya sudah diterima.
Daftar ini tidak harus rumit. Yang penting, informasi yang digunakan kantor asal dan cabang penerima tetap sama.
2. Catat Kondisi Barang Sebelum Dikemas
Barang yang dipindahkan untuk sementara tetap perlu diperiksa kondisinya sebelum dikirim. Langkah ini membantu perusahaan membedakan kondisi barang sebelum keberangkatan dan setelah diterima di lokasi tujuan.
Periksa bagian yang mudah rusak, kelengkapan aksesori, serta kondisi kemasan jika barang sebelumnya sudah disimpan dalam kotak khusus. Foto kondisi barang juga bisa disimpan sebagai dokumentasi internal.
Jika ditemukan kerusakan atau bagian yang belum lengkap sebelum pengiriman, tuliskan dalam catatan. Dengan begitu, informasi tersebut tidak keliru dianggap sebagai masalah yang baru muncul setelah barang diterima.
Untuk menentukan perlindungan yang sesuai, perhatikan karakteristik barang dan kebutuhan penanganannya.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
3. Pisahkan Barang Berdasarkan Cabang Tujuan
Jika beberapa cabang menerima barang dalam waktu berdekatan, jangan mengandalkan ingatan untuk membedakan setiap kiriman.
Kelompokkan barang berdasarkan lokasi tujuan sebelum proses packing. Berikan kode atau label yang mudah dipahami, lalu cocokkan dengan daftar barang yang sudah disiapkan.
Misalnya, barang untuk cabang A dan cabang B dapat memiliki daftar kemasan masing-masing. Jika ada beberapa koli dalam satu pengiriman, catat isi setiap kemasan agar proses pemeriksaan di lokasi tujuan lebih mudah dilakukan.
Pemisahan ini juga membantu ketika ada perubahan kebutuhan dari salah satu cabang. Tim dapat mengetahui barang mana yang perlu disesuaikan tanpa harus memeriksa seluruh kiriman dari awal.
4. Pastikan Informasi Pengiriman Sudah Sesuai
Sebelum barang diserahkan kepada ekspedisi, periksa kembali alamat tujuan, nama penerima, nomor kontak, jumlah koli, dan keterangan barang.
Pastikan pula cabang penerima mengetahui rencana kedatangan barang. Informasi tersebut penting agar ada pihak yang dapat menerima dan memeriksa kiriman ketika sampai.
Untuk pengiriman antarpulau, perencanaan perlu mempertimbangkan rute, jadwal keberangkatan, dan proses distribusi menuju lokasi akhir. Konfirmasikan estimasi berdasarkan tujuan dan layanan yang tersedia, terutama jika barang dibutuhkan untuk kegiatan operasional pada tanggal tertentu.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
5. Siapkan Catatan Serah Terima untuk Cabang Penerima
Ketika barang tiba, cabang penerima sebaiknya memiliki daftar untuk mencocokkan barang yang datang dengan catatan dari kantor asal.
Informasi yang bisa diperiksa meliputi:
- Nama dan jumlah barang.
- Jumlah kemasan yang diterima.
- Kondisi barang saat diterima.
- Kelengkapan bagian atau aksesori.
- Tanggal penerimaan dan nama petugas yang memeriksa.
Jika terdapat perbedaan, catat hasil pemeriksaan dan sampaikan kepada pihak terkait. Jangan langsung memperbarui catatan inventaris seolah-olah semua barang telah diterima lengkap apabila pemeriksaan belum selesai.
Dengan cara ini, kantor asal dan cabang penerima memiliki acuan yang sama untuk menindaklanjuti setiap perbedaan.
6. Tentukan Rencana Pengembalian Jika Barang Hanya Dipinjam
Untuk barang yang dipindahkan sementara, sepakati sejak awal apakah barang akan dikembalikan, kapan perkiraan penggunaannya selesai, dan siapa yang bertanggung jawab mengoordinasikan pengembalian.
Catatan tersebut membantu perusahaan membedakan barang yang memang dipindahkan secara permanen dari barang yang hanya digunakan untuk kebutuhan tertentu.
Ketika barang akan dikirim kembali, periksa lagi kondisi, kelengkapan, tujuan, dan informasi pengirimannya. Jangan hanya menggunakan catatan pengiriman sebelumnya tanpa memastikan apakah detailnya masih sesuai.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
Perpindahan Barang Antar Cabang Perlu Catatan yang Jelas
Memindahkan barang antar cabang bukan hanya soal mengirimkannya ke lokasi lain. Perusahaan juga perlu mengetahui barang apa yang dipindahkan, bagaimana kondisinya, siapa yang menerima, dan apakah barang tersebut nantinya perlu dikembalikan.
Mulai dari daftar barang, dokumentasi kondisi, pemisahan berdasarkan tujuan, hingga pemeriksaan saat penerimaan. Langkah-langkah tersebut membantu mengurangi kebingungan dan membuat pencatatan inventaris lebih mudah ditelusuri.
Jika pengiriman melibatkan perjalanan antarpulau, pastikan informasi tujuan dan kebutuhan waktunya dikomunikasikan sebelum pengiriman dilakukan. Dengan persiapan yang rapi, perpindahan barang dapat mendukung kegiatan operasional tanpa membuat pencatatan perusahaan menjadi berantakan.