Menjelang pembukaan toko, biasanya ada banyak hal yang harus diselesaikan dalam waktu berdekatan. Rak perlu dipasang, perlengkapan kasir harus tersedia, barang dagangan mulai ditata, dan area toko harus siap digunakan.
Kalau perlengkapan tersebut datang dari pemasok atau gudang yang berbeda, persiapannya bisa lebih rumit. Ada barang yang perlu dipasang terlebih dahulu, ada yang baru digunakan setelah toko mulai beroperasi, dan ada pula yang harus tersedia sebelum kegiatan penataan dimulai.
Supaya proses persiapan toko tidak berantakan, pengiriman perlengkapan sebaiknya direncanakan bersama jadwal pembukaan. Berikut beberapa hal yang bisa diperhatikan.
1. Buat Daftar Perlengkapan Berdasarkan Kebutuhan Toko
Sebelum mengatur pengiriman, catat terlebih dahulu perlengkapan yang dibutuhkan untuk membuka toko. Daftarnya bisa mencakup rak display, meja kasir, perlengkapan administrasi, papan informasi, hingga stok awal barang dagangan.
Pisahkan barang berdasarkan fungsi dan waktu penggunaannya. Peralatan yang dibutuhkan untuk menata ruangan tentu perlu dipersiapkan berbeda dari barang yang baru dikeluarkan ketika toko mulai melayani pelanggan.
Daftar ini juga membantu tim memeriksa apakah seluruh kebutuhan sudah dipesan, masih dalam proses persiapan, atau siap dikirim. Dengan begitu, barang yang belum tersedia bisa diketahui lebih awal.
2. Periksa Ukuran dan Kondisi Perlengkapan
Perlengkapan toko tidak selalu berbentuk kecil dan mudah dikemas. Rak, meja, display, atau peralatan tertentu bisa memiliki dimensi yang cukup besar meskipun jumlah unitnya tidak banyak.
Sebelum pengiriman diatur, catat ukuran dan jumlah barang yang akan dikirim. Perhatikan pula apakah barang dikirim dalam kondisi utuh atau terdiri dari beberapa bagian yang perlu dirakit di lokasi tujuan.
Informasi tersebut membantu proses penentuan kebutuhan kemasan dan perencanaan pengangkutan. Jika ukuran barang tidak beraturan, pengukuran yang teliti juga berguna untuk memperkirakan kebutuhan ruang selama pengiriman.
Baca juga: Cara Hitung Volume Barang untuk Pengiriman Cargo dan Jasa Ekspedisi
3. Kelompokkan Barang Sesuai Urutan Pemasangan
Tidak semua perlengkapan harus dibongkar dan dipasang pada waktu yang sama. Karena itu, pengelompokan barang berdasarkan urutan penggunaannya dapat mempermudah pekerjaan di lokasi.
Contohnya, perlengkapan untuk menata area toko dapat dipisahkan dari perlengkapan administrasi. Jika rak harus dipasang sebelum produk ditata, pastikan tim dapat mengenali kemasan yang berisi bagian-bagian rak tersebut.
Gunakan label yang mudah dipahami dan cocokkan dengan daftar barang. Untuk perlengkapan yang memiliki banyak komponen, catat bagian-bagian penting agar proses pemeriksaan saat barang tiba menjadi lebih mudah.
4. Siapkan Kemasan Sesuai Karakteristik Barang
Perlengkapan toko memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Barang dengan permukaan mudah tergores memerlukan perlindungan yang sesuai, sedangkan bagian yang menonjol atau mudah terlepas perlu diamankan agar tidak mudah bergeser selama pengangkutan.
Jika barang dibongkar menjadi beberapa bagian, simpan komponen yang berkaitan secara teratur dan beri identitas pada kemasannya. Jangan hanya mengandalkan bentuk kemasan untuk mengetahui isinya.
Sebelum barang diserahkan untuk pengiriman, periksa apakah kemasan sudah cukup melindungi barang dan apakah label tujuan dapat dibaca dengan jelas.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
5. Sesuaikan Rencana Pengiriman dengan Tanggal Pembukaan
Tanggal pembukaan toko bisa menjadi acuan untuk menyusun jadwal persiapan. Namun, jangan hanya menghitung mundur dari hari pembukaan tanpa mempertimbangkan waktu pemasangan, penataan, dan pemeriksaan barang.
Buat jadwal internal yang memuat kapan perlengkapan harus siap, kapan barang direncanakan untuk dikirim, dan kapan lokasi dapat menerima kiriman.
Untuk pengiriman antarpulau, perhatikan informasi rute, jadwal keberangkatan, dan estimasi distribusi yang telah dikonfirmasi. Berikan ruang waktu untuk proses penataan setelah barang tiba, terutama jika ada perlengkapan berukuran besar atau membutuhkan pemasangan.
Jika beberapa barang memiliki tingkat urgensi berbeda, tandai prioritasnya sejak awal agar rencana pengiriman lebih mudah dikoordinasikan.
6. Pastikan Lokasi Toko Siap Menerima Barang
Barang yang sudah tiba akan lebih mudah ditangani jika lokasi penerima siap melakukan bongkar muat dan pemeriksaan.
Pastikan alamat lengkap, kontak penerima, serta waktu penerimaan sudah dikomunikasikan. Periksa juga apakah tersedia area yang cukup untuk menurunkan dan menyimpan perlengkapan sebelum dipasang.
Jika lokasi toko berada di gedung atau area dengan ketentuan akses tertentu, cari tahu persyaratan penerimaan barang terlebih dahulu. Informasi ini perlu disampaikan kepada pihak yang mengatur pengiriman agar proses kedatangan dapat direncanakan dengan baik.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
7. Periksa Kelengkapan Setelah Barang Tiba
Setelah perlengkapan diterima, cocokkan jumlah dan jenis barang dengan daftar awal. Jangan langsung menganggap semua kebutuhan sudah terpenuhi hanya karena seluruh kemasan telah sampai.
Periksa kondisi luar kemasan, jumlah unit, dan kelengkapan komponen sesuai jenis barangnya. Jika ditemukan perbedaan, catat hasil pemeriksaan dan komunikasikan kepada pihak terkait.
Setelah pemeriksaan selesai, kelompokkan perlengkapan berdasarkan area atau urutan pemasangan. Cara ini membantu tim toko melanjutkan pekerjaan tanpa perlu memilah ulang seluruh barang dari awal.
Pembukaan Toko Lebih Terencana dengan Persiapan Pengiriman
Persiapan toko baru bukan hanya soal memastikan barang sudah dipesan. Perusahaan juga perlu memperhatikan ukuran perlengkapan, cara pengemasan, urutan penggunaan, jadwal pengiriman, dan kesiapan lokasi penerima.
Dengan daftar kebutuhan yang jelas serta koordinasi yang baik, tim dapat mengetahui perlengkapan apa yang harus diprioritaskan dan apa yang masih perlu disiapkan sebelum toko dibuka.
Jika pengiriman melibatkan perjalanan antarpulau, pastikan kebutuhan waktu dan informasi tujuan dikomunikasikan sejak awal. Dengan begitu, pengiriman menjadi bagian dari rencana pembukaan toko, bukan pekerjaan yang baru dipikirkan menjelang hari pelaksanaan.