Hai, pernah membayangkan barang sudah berangkat dari gudang, tetapi saat mendekati waktu kedatangan ternyata lokasi tujuan belum siap menerimanya? Bisa jadi tempat penyimpanan masih penuh, petugas penerima sedang tidak ada, atau area bongkar muat belum bisa digunakan.
Situasi seperti ini bisa terjadi saat perusahaan mengirim barang ke kantor cabang, toko, gudang, maupun lokasi operasional di kota lain. Masalahnya bukan selalu pada perjalanan barang, tetapi juga pada kesiapan tempat yang akan menerimanya.
Supaya proses pengiriman tidak menimbulkan pekerjaan tambahan, ada beberapa hal yang sebaiknya dipastikan sebelum barang diberangkatkan.
1. Pastikan Lokasi Tujuan Benar-Benar Siap
Alamat yang lengkap memang penting, tetapi alamat saja belum cukup. Pengirim juga perlu memastikan bahwa lokasi tersebut bisa menerima barang ketika kiriman tiba.
Misalnya, sebuah perusahaan mengirim perlengkapan untuk kantor cabang yang sedang direnovasi. Alamatnya sudah benar, tetapi ruangan penyimpanan belum selesai disiapkan. Akibatnya, penerima mungkin perlu mencari tempat sementara atau mengatur ulang jadwal penerimaan.
Sebelum barang dikirim, coba pastikan beberapa hal berikut:
- Area penyimpanan sudah tersedia dan bisa digunakan.
- Akses menuju lokasi memungkinkan untuk proses bongkar muat.
- Ada petugas yang bertanggung jawab menerima barang.
- Waktu penerimaan sudah dikoordinasikan dengan pihak terkait.
Pengecekan sederhana ini bisa membantu perusahaan menghindari kebingungan ketika barang sudah mendekati tujuan.
2. Tentukan Siapa yang Bertanggung Jawab Menerima Barang
Dalam pengiriman untuk perusahaan, orang yang memesan barang belum tentu orang yang menerima kiriman secara langsung. Bagian pembelian mungkin mengurus pesanan, sementara staf gudang atau petugas cabang bertanggung jawab saat barang datang.
Karena itu, sebaiknya tentukan satu kontak penerima yang bisa dihubungi. Pastikan juga orang tersebut mengetahui jenis barang yang akan datang dan perkiraan waktu penerimaannya berdasarkan informasi yang sudah dikonfirmasi.
Kalau penerima utama berhalangan, perusahaan bisa menyiapkan kontak pengganti. Dengan begitu, pihak yang mengantarkan barang tidak kebingungan mencari orang yang berwenang menerima kiriman.
3. Cocokkan Barang yang Datang dengan Catatan Pengiriman
Saat barang tiba, jangan hanya menghitung jumlah kardus atau kemasan secara sekilas. Penerima perlu mencocokkan kiriman dengan catatan yang tersedia.
Periksa nama barang, jumlah kemasan, kondisi luar, serta informasi penerima. Jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan yang terlihat, catat temuan tersebut dan dokumentasikan sesuai prosedur perusahaan.
Pencatatan ini akan membantu jika bagian gudang, pembelian, atau operasional perlu melakukan pemeriksaan lanjutan. Untuk pengiriman yang terdiri dari banyak jenis barang, daftar yang jelas juga memudahkan penerima mengetahui barang mana yang sudah diterima.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
4. Jangan Mengubah Tujuan Secara Mendadak Tanpa Koordinasi
Ada kalanya lokasi awal ternyata tidak bisa digunakan, sehingga perusahaan ingin memindahkan barang ke gudang atau alamat lain. Sebelum mengambil keputusan, pastikan perubahan tersebut sudah disampaikan kepada pihak yang menangani pengiriman.
Perubahan tujuan dapat memengaruhi pengaturan pengantaran, kebutuhan kendaraan, biaya, dan waktu penerimaan. Dampaknya bergantung pada posisi barang serta ketentuan layanan yang digunakan.
Sebaiknya jangan hanya mengandalkan pesan informal antarpegawai. Pastikan informasi terbaru diterima oleh pihak-pihak yang memang perlu mengetahuinya, termasuk penanggung jawab di lokasi tujuan.
Jika barang sedang dalam perjalanan, tanyakan terlebih dahulu apakah perubahan masih memungkinkan dan bagaimana prosedurnya. Jangan berasumsi bahwa barang bisa langsung dialihkan ke alamat baru.
5. Simpan Bukti dan Informasi Penerimaan
Setelah barang diterima, simpan catatan penerimaan sesuai kebutuhan perusahaan. Informasi yang bisa dicatat antara lain tanggal penerimaan, jumlah kemasan, kondisi barang, nama penerima, serta dokumen pendukung yang tersedia.
Catatan ini berguna ketika perusahaan perlu memastikan apakah barang sudah sampai, menelusuri perbedaan jumlah, atau memeriksa kembali riwayat pengiriman.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
Selain itu, memahami proses setelah barang diserahkan kepada penyedia jasa juga bisa membantu tim menyiapkan koordinasi dengan lebih baik.
Baca juga: Apa yang Terjadi pada Cargo Setelah Diserahkan ke Ekspedisi?
Pengiriman yang Lancar Perlu Kesiapan dari Kedua Pihak
Mengirim barang bukan hanya soal menyiapkan muatan dan menentukan alamat tujuan. Tempat penerimaan, petugas yang bertanggung jawab, serta pencatatan barang juga punya peran penting dalam kelancaran prosesnya.
Bagi perusahaan yang mengirim cargo ke luar kota atau antarpulau, koordinasi sejak awal bisa membantu mengurangi kendala yang sebenarnya dapat diantisipasi. Pastikan informasi barang dan tujuan sudah jelas, lalu konfirmasikan kebutuhan pengiriman kepada penyedia jasa sebelum barang diberangkatkan.
Dengan begitu, ketika barang tiba, pihak penerima sudah mengetahui apa yang harus dilakukan dan proses selanjutnya bisa berjalan lebih tertata.