Pernah mengatur pengiriman barang yang datang dari beberapa supplier berbeda? Situasi seperti ini cukup umum dalam bisnis, terutama ketika perusahaan sedang melengkapi kebutuhan operasional, menyiapkan pesanan, atau mengumpulkan barang dari sejumlah pemasok.
Tantangannya bukan hanya menunggu semua barang siap. Setiap supplier bisa memiliki cara pencatatan, jenis kemasan, dan waktu penyelesaian yang berbeda. Kalau semuanya langsung dikirim tanpa pengecekan, ada risiko data barang tidak cocok, jumlah kiriman sulit diperiksa, atau penerima kebingungan saat melakukan serah terima.
Supaya prosesnya lebih teratur, ada beberapa hal yang bisa disiapkan sebelum barang diserahkan kepada ekspedisi.
1. Buat daftar barang berdasarkan supplier
Langkah pertama, pisahkan catatan barang berdasarkan asal supplier. Jangan langsung menggabungkan semuanya menjadi satu daftar tanpa keterangan.
Misalnya, perusahaan membeli perlengkapan dari tiga pemasok. Supplier pertama mengirim peralatan kerja, supplier kedua menyediakan komponen pendukung, sedangkan supplier ketiga mengirim perlengkapan tambahan.
Buat catatan yang mencantumkan nama supplier, jenis barang, jumlah, dan status kesiapan masing-masing. Dengan begitu, kamu bisa melihat barang mana yang sudah siap dikirim dan mana yang masih menunggu.
Daftar ini juga membantu ketika ada perubahan jumlah atau jadwal dari salah satu pemasok.
2. Samakan informasi barang sebelum proses pengiriman
Setiap supplier mungkin menggunakan istilah atau format pencatatan yang berbeda. Ada yang menulis nama barang secara lengkap, sementara yang lain hanya menggunakan kode produk.
Sebelum menggabungkan data, pastikan informasi penting mudah dipahami oleh tim yang akan menangani pengiriman. Minimal, periksa nama barang, jumlah, jenis kemasan, berat, dan ukuran jika sudah tersedia.
Jangan mengubah kode produk secara sembarangan. Jika kode tersebut digunakan dalam sistem perusahaan, pertahankan kode aslinya dan tambahkan keterangan yang membantu proses identifikasi.
Untuk membantu menyiapkan informasi yang diperlukan, kamu bisa membaca Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat.
3. Jangan menganggap semua barang siap pada waktu yang sama
Walaupun barang dipesan pada periode yang sama, waktu penyelesaian dari setiap supplier belum tentu sama. Ada barang yang sudah selesai dikemas, ada yang masih diperiksa, dan ada pula yang masih menunggu kelengkapan pesanan.
Karena itu, mintalah pembaruan status dari masing-masing pemasok sebelum menetapkan rencana pengiriman.
Jika seluruh barang harus berangkat bersama, tentukan batas waktu internal untuk menyelesaikan persiapan. Namun, jika sebagian barang memang perlu dikirim lebih dahulu, pastikan keputusan tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis dan biaya yang sudah dipertimbangkan.
Jangan menjanjikan tanggal penerimaan kepada pengguna barang sebelum jadwal dan layanan pengiriman dikonfirmasi.
4. Periksa kondisi kemasan sebelum barang digabungkan
Barang yang berasal dari supplier berbeda bisa menggunakan jenis kemasan yang berbeda pula. Ada yang memakai kardus, peti, atau kemasan khusus sesuai karakter produknya.
Sebelum pengiriman, periksa apakah kemasan dalam kondisi baik, identitas barang terbaca, dan isi tidak mudah bergeser. Apabila ditemukan kemasan yang kurang sesuai, koordinasikan perbaikannya sebelum barang berangkat.
Jika beberapa jenis barang ditempatkan dalam satu kemasan luar, tetap pertahankan identitas masing-masing barang agar lebih mudah diperiksa ketika diterima.
Untuk referensi tambahan mengenai perlindungan barang, kamu bisa membaca Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak.
5. Tentukan siapa yang bertanggung jawab atas pemeriksaan
Pengiriman dari beberapa supplier membutuhkan pembagian tugas yang jelas. Tentukan siapa yang memeriksa jumlah barang, siapa yang mengumpulkan dokumen, dan siapa yang menyetujui bahwa kiriman sudah siap.
Pembagian ini membantu mencegah kondisi ketika setiap pihak mengira orang lain sudah melakukan pengecekan.
Simpan juga catatan perubahan apabila ada barang yang diganti, jumlah yang dikoreksi, atau kemasan yang diperbarui. Informasi tersebut akan membantu tim penerima mencocokkan barang yang datang dengan daftar terakhir.
Sebelum barang diserahkan, lakukan pemeriksaan akhir berdasarkan daftar yang sudah disepakati. Jika terdapat selisih, selesaikan atau catat dengan jelas sebelum proses dilanjutkan.
6. Pastikan informasi tujuan dan proses serah terima jelas
Setelah data barang siap, periksa kembali alamat tujuan, nama penerima, nomor kontak, serta informasi tambahan yang diperlukan untuk proses penerimaan.
Jika barang akan diterima oleh bagian gudang atau tim operasional tertentu, sampaikan informasi tersebut kepada pihak terkait. Penerima juga sebaiknya memperoleh daftar barang agar bisa melakukan pemeriksaan saat kiriman tiba.
Setelah barang diserahkan kepada ekspedisi, simpan bukti penyerahan dan informasi pengiriman yang tersedia. Catatan tersebut membantu tim internal menelusuri proses pengiriman apabila membutuhkan konfirmasi lebih lanjut.
Kamu juga bisa membaca Baca juga: Apa yang Terjadi pada Cargo Setelah Diserahkan ke Ekspedisi? untuk memahami gambaran proses setelah barang masuk ke tahap pengiriman.
Pengiriman lebih rapi dimulai dari koordinasi
Mengirim barang dari beberapa supplier secara bersamaan bisa membantu menyederhanakan pengaturan logistik, tetapi tetap membutuhkan koordinasi yang baik. Data barang perlu diselaraskan, kesiapan pemasok harus dipantau, dan kondisi kemasan perlu diperiksa sebelum pengiriman dilakukan.
Tidak harus menggunakan sistem pencatatan yang rumit. Daftar sederhana yang diperbarui secara konsisten sudah dapat membantu tim mengetahui status setiap barang dan mengurangi kesalahan saat serah terima.
Dengan persiapan yang lebih teratur, perusahaan bisa mengelola proses pengiriman dengan lebih jelas sejak barang dikumpulkan hingga diterima di lokasi tujuan.