Hai, pernah membayangkan sudah jauh-jauh hari menyiapkan acara pameran, tetapi saat hari pelaksanaan tiba, perlengkapan yang dibutuhkan justru belum lengkap? Bisa jadi banner sudah ada, tetapi rak display masih dalam perjalanan. Atau barang contoh produk sudah sampai, sementara perlengkapan pendukungnya masih tertinggal.
Situasi seperti ini bisa merepotkan tim yang bertugas menyiapkan booth, showroom, atau area promosi. Apalagi kalau barang dikirim dari kota lain dan jumlahnya cukup banyak. Karena itu, pengiriman perlengkapan pameran sebaiknya tidak hanya mengikuti tanggal acara, tetapi juga mempertimbangkan waktu untuk menata dan memeriksa barang setelah tiba.
1. Pisahkan Barang Utama dan Perlengkapan Pendukung
Sebelum barang dikemas, buat daftar berdasarkan fungsi masing-masing. Barang utama bisa berupa produk yang akan dipamerkan, sedangkan perlengkapan pendukung dapat mencakup meja display, rak, papan promosi, dekorasi, atau perlengkapan demonstrasi produk.
Pemisahan ini membantu tim mengetahui barang mana yang paling dibutuhkan dan apa saja yang harus diperiksa saat kiriman diterima.
Kalau beberapa jenis barang dikirim dalam banyak koli, berikan label yang mudah dikenali. Misalnya, “Display Utama”, “Produk Contoh”, atau “Perlengkapan Booth”. Hindari label yang terlalu umum karena bisa menyulitkan petugas saat mencari barang tertentu.
2. Sesuaikan Waktu Pengiriman dengan Jadwal Persiapan Booth
Tanggal pembukaan acara bukan berarti tanggal yang tepat untuk menerima semua barang. Tim biasanya masih membutuhkan waktu untuk menurunkan muatan, memeriksa kondisi barang, menyusun display, dan memastikan seluruh perlengkapan dapat digunakan.
Karena itu, tentukan kapan barang paling lambat harus tersedia di lokasi. Setelah itu, diskusikan kebutuhan pengiriman dengan penyedia jasa ekspedisi berdasarkan tujuan, jenis barang, dan pilihan layanan yang tersedia.
Untuk pengiriman antarpulau, jangan langsung menganggap jadwal keberangkatan sama dengan waktu barang siap digunakan. Perjalanan, proses penanganan, dan distribusi menuju lokasi akhir perlu diperhitungkan sesuai rute yang dipilih.
3. Pastikan Ukuran dan Kondisi Barang Sudah Diketahui
Perlengkapan pameran tidak selalu berbentuk kardus yang mudah ditata. Ada rak panjang, panel display, meja, hingga barang dengan bentuk tidak beraturan. Informasi ukuran dan berat akan membantu proses pemeriksaan kebutuhan pengiriman.
Catat juga jumlah koli dan isi setiap kemasan. Jika ada bagian yang harus dipasang kembali di lokasi, pisahkan komponen kecil dan beri penanda agar tidak sulit ditemukan.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
4. Tentukan Siapa yang Menerima Barang di Lokasi
Hal ini sering terlewat ketika tim penyelenggara sibuk mengurus banyak persiapan sekaligus. Barang sudah dijadwalkan datang, tetapi belum ada orang yang ditunjuk untuk menerima atau memeriksa kiriman.
Sebelum pengiriman dilakukan, pastikan nama penerima, nomor telepon aktif, alamat lengkap, dan informasi lokasi penurunan barang sudah tersedia. Jika lokasi pameran memiliki aturan khusus untuk kendaraan atau jam penerimaan, konfirmasikan lebih dahulu kepada pengelola tempat.
Tentukan juga siapa yang bertanggung jawab mencocokkan jumlah koli dengan daftar barang. Dengan begitu, jika ada barang yang belum sesuai, tim dapat segera melakukan pengecekan berdasarkan catatan yang tersedia.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
5. Siapkan Daftar Pemeriksaan Saat Kiriman Tiba
Jangan hanya memeriksa apakah semua kardus sudah sampai. Cocokkan jumlah koli, label, dan kondisi kemasan dengan daftar yang telah dibuat sebelumnya. Untuk barang yang terlihat rusak pada bagian luar, dokumentasikan kondisinya dan ikuti prosedur pelaporan kepada pihak terkait.
Setelah itu, kelompokkan barang berdasarkan area penggunaan. Barang untuk meja display, misalnya, dapat ditempatkan terpisah dari produk contoh atau perlengkapan promosi. Cara ini membuat proses penataan lebih terarah dan mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari barang.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Pengiriman yang Terencana Membantu Persiapan Acara Lebih Rapi
Perlengkapan pameran yang dikirim dalam jumlah besar membutuhkan koordinasi antara tim pengadaan, gudang, ekspedisi, dan penerima di lokasi. Daftar barang yang jelas, informasi tujuan yang lengkap, serta waktu penerimaan yang sudah diperhitungkan dapat membantu mengurangi masalah saat persiapan acara.
Jika perlengkapan harus dikirim ke luar pulau, sampaikan detail barang dan lokasi tujuan sejak awal agar kebutuhan pengiriman bisa diperiksa dengan lebih tepat. Dengan begitu, tim dapat berfokus menyiapkan booth dan acara tanpa harus terus-menerus mencari tahu perlengkapan mana yang belum tersedia.