Bayangkan sebuah tim harus melakukan pendataan di beberapa kecamatan dalam waktu yang hampir bersamaan. Formulir, alat tulis, papan alas tulis, rompi petugas, dan perlengkapan pendukung lainnya sudah tersedia, tetapi semuanya harus dibagi sesuai kebutuhan setiap lokasi.
Di sinilah pekerjaan bisa mulai terasa rumit. Jumlah barang untuk tiap tim belum tentu sama, alamat penerimanya berbeda, dan ada perlengkapan yang harus tersedia sebelum kegiatan dimulai. Kalau barang hanya dikumpulkan lalu dikirim tanpa pembagian yang jelas, petugas di lapangan bisa menerima perlengkapan yang tidak sesuai dengan kebutuhannya.
Supaya prosesnya lebih teratur, ada beberapa hal yang bisa disiapkan sebelum pengiriman dilakukan.
1. Tentukan Jatah Perlengkapan untuk Setiap Lokasi
Sebelum barang dikemas, pastikan jumlah perlengkapan yang dibutuhkan setiap lokasi sudah disepakati. Jangan langsung membagi barang berdasarkan perkiraan karena kebutuhan masing-masing tim bisa berbeda.
Misalnya, tim di lokasi dengan jumlah petugas lebih banyak mungkin membutuhkan lebih banyak formulir dan alat tulis. Sementara itu, lokasi lain mungkin memerlukan perlengkapan tambahan untuk mendukung kegiatan di lapangan.
Buat satu daftar yang mencantumkan nama lokasi, jumlah paket, isi setiap paket, dan nama penanggung jawab penerima. Daftar ini akan menjadi acuan saat barang disiapkan di gudang maupun ketika diperiksa setelah tiba.
2. Beri Identitas yang Mudah Dibaca pada Setiap Paket
Ketika puluhan paket terlihat hampir sama, mencari barang untuk satu lokasi tertentu bisa memakan waktu. Karena itu, setiap paket sebaiknya diberi identitas yang jelas.
Gunakan keterangan seperti nama wilayah, nomor paket, atau nama tim penerima. Jika satu lokasi menerima beberapa koli, tambahkan penanda yang menunjukkan jumlah keseluruhan paket agar penerima mengetahui apakah kirimannya sudah lengkap.
Pastikan label tetap terbaca setelah kemasan ditutup. Hindari menempelkan label pada bagian yang mudah terlipat atau tertutup oleh tali pengikat.
Untuk pengiriman dalam jumlah banyak, cara sederhana ini membantu petugas memilah barang tanpa harus membuka setiap kemasan.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
3. Cocokkan Alamat dengan Penanggung Jawab di Lapangan
Nama wilayah saja belum tentu cukup untuk memastikan barang diterima di tempat yang benar. Dalam kegiatan pendataan, titik penerimaan bisa berupa kantor koordinator, kantor cabang, gudang sementara, atau lokasi lain yang telah ditentukan.
Sebelum paket berangkat, periksa alamat lengkap dan nomor kontak penerima. Jika beberapa lokasi memiliki nama yang mirip, tambahkan keterangan pembeda pada daftar pengiriman.
Informasikan juga kepada penanggung jawab bahwa barang sedang dikirim dan pastikan ada orang yang dapat menerima serta memeriksa kiriman. Dengan begitu, paket tidak hanya tercatat sudah dikirim, tetapi juga memiliki pihak yang jelas untuk dihubungi ketika tiba.
4. Atur Waktu Pengiriman Berdasarkan Jadwal Kegiatan
Tanggal dimulainya pendataan sebaiknya bukan satu-satunya patokan untuk menentukan waktu pengiriman. Tim di lapangan mungkin membutuhkan waktu untuk membagikan perlengkapan kepada petugas, memeriksa jumlahnya, dan menyiapkan kebutuhan administratif.
Karena itu, tentukan kapan setiap lokasi harus sudah menerima barang. Setelah itu, diskusikan jadwal pengiriman berdasarkan kota tujuan, jenis muatan, dan pilihan layanan yang tersedia.
Jika paket dikirim ke wilayah yang memerlukan perjalanan antarpulau, konfirmasikan jadwal dan perkiraan perjalanan kepada penyedia ekspedisi. Sisihkan waktu untuk proses penerimaan dan pembagian paket setelah barang tiba.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
5. Siapkan Satu Daftar untuk Memantau Semua Kiriman
Saat pengiriman dilakukan ke banyak lokasi, informasi mudah tersebar di antara bagian pengadaan, gudang, koordinator lapangan, dan penerima. Karena itu, gunakan satu daftar utama untuk memantau seluruh paket.
Daftar tersebut bisa berisi nama tujuan, jumlah koli, tanggal pengiriman, penanggung jawab, dan status penerimaan. Jika ada perubahan alamat atau jumlah paket, perbarui informasi yang digunakan bersama agar tidak ada pihak yang masih mengacu pada data lama.
Setelah barang diterima, minta penerima mencocokkan jumlah koli dengan daftar. Apabila ada selisih, catat lokasi dan paket yang perlu diperiksa lebih lanjut.
Pencatatan seperti ini membantu tim mengetahui lokasi mana yang sudah menerima perlengkapan secara lengkap dan mana yang masih membutuhkan tindak lanjut.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
Pengiriman yang Teratur Membantu Persiapan Lapangan
Mendistribusikan perlengkapan ke banyak lokasi membutuhkan lebih dari sekadar daftar alamat. Isi paket, identitas penerima, jumlah koli, dan waktu kedatangan perlu dikelola sebagai satu rangkaian pekerjaan.
Dengan pembagian barang yang jelas dan pencatatan yang konsisten, tim lebih mudah memeriksa kiriman serta mengetahui apakah setiap lokasi sudah menerima perlengkapan yang dibutuhkan.
Jika distribusi dilakukan antarpulau atau melibatkan banyak paket, kumpulkan informasi barang dan tujuan sejak awal. Dengan begitu, kebutuhan pengiriman bisa dibicarakan berdasarkan kondisi sebenarnya, bukan sekadar perkiraan.