Pernah ada barang yang sebenarnya sudah selesai diproduksi, tetapi belum juga bisa dikirim karena masih ada beberapa hal yang harus dibereskan? Ada yang masih menunggu pemeriksaan akhir, ada yang belum lengkap kemasannya, dan ada juga yang datanya belum cocok dengan catatan gudang.
Kondisi seperti ini cukup mungkin terjadi di perusahaan yang mengirim barang dalam jumlah besar. Barang yang sudah selesai dibuat belum tentu langsung siap diserahkan kepada ekspedisi. Apalagi jika kirimannya terdiri dari banyak jenis barang atau harus menempuh perjalanan antarpulau.
Supaya prosesnya lebih tertata, persiapan pengiriman sebaiknya mulai direncanakan sebelum barang benar-benar menumpuk di area gudang.
1. Pisahkan Barang yang Sudah Siap dan yang Masih Menunggu Pemeriksaan
Di gudang produksi, barang yang selesai pada hari yang sama belum tentu memiliki status yang sama. Sebagian mungkin sudah lolos pemeriksaan, sementara sebagian lainnya masih perlu diperiksa kembali.
Kalau semuanya langsung digabung dalam satu area tanpa penanda yang jelas, staf gudang bisa kesulitan menentukan barang mana yang sudah boleh dikirim.
Perusahaan bisa menggunakan penanda sederhana, misalnya:
- Siap dikirim: pemeriksaan barang sudah selesai.
- Menunggu pemeriksaan: masih perlu dicek oleh bagian terkait.
- Perlu perbaikan: ada bagian yang harus diperbaiki sebelum dikemas.
- Menunggu kelengkapan: barang masih membutuhkan komponen atau dokumen pendukung.
Penanda tersebut tidak harus menggunakan sistem yang rumit. Yang penting, orang yang menyiapkan pengiriman bisa mengetahui status barang tanpa perlu bertanya berulang kali ke bagian produksi.
2. Periksa Kondisi Barang Sebelum Dikemas
Setelah barang dinyatakan siap, jangan langsung menganggap proses persiapan sudah selesai. Periksa kembali kondisi fisiknya, terutama jika barang memiliki bagian yang mudah tergores, komponen yang menonjol, atau permukaan yang rentan rusak.
Pemeriksaan sebelum packing juga membantu menentukan jenis kemasan yang sesuai. Barang dengan bentuk dan karakter berbeda mungkin membutuhkan perlindungan yang berbeda pula.
Misalnya, komponen mesin yang memiliki bagian menonjol perlu ditata agar tidak mudah bergesekan dengan barang lain. Sementara itu, barang dengan permukaan yang mudah tergores perlu mendapat perlindungan yang sesuai sebelum dimasukkan ke kemasan luar.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
Dengan memeriksa kondisi barang lebih awal, perusahaan memiliki kesempatan untuk memperbaiki kemasan sebelum kiriman diserahkan kepada pihak pengangkut.
3. Cocokkan Jumlah Barang dengan Catatan Gudang
Barang yang terlihat sudah lengkap belum tentu jumlahnya sesuai dengan pesanan atau daftar pengiriman. Karena itu, pencocokan data perlu dilakukan sebelum barang dikumpulkan untuk diberangkatkan.
Bayangkan sebuah perusahaan mengirim beberapa unit peralatan ke cabang di luar kota. Setelah dihitung, ternyata ada satu unit yang masih berada di bagian produksi. Jika hal ini baru diketahui ketika pengiriman sudah disiapkan, tim perlu mengatur ulang barang yang akan dikirim.
Agar pengecekan lebih mudah, catat informasi seperti:
- Nama atau kode barang.
- Jumlah unit yang akan dikirim.
- Jumlah kemasan atau koli.
- Berat dan ukuran barang jika sudah tersedia.
- Lokasi tujuan untuk masing-masing kiriman.
Pastikan juga data yang digunakan merupakan data terbaru. Jika ada perubahan jumlah setelah pemeriksaan, perbarui catatannya supaya bagian gudang dan administrasi tidak menggunakan informasi yang berbeda.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
4. Jangan Menunggu Barang Menumpuk untuk Menghubungi Ekspedisi
Salah satu hal yang sering terlupakan adalah waktu untuk mengatur pengiriman. Tim biasanya sibuk memastikan barang selesai diproduksi, tetapi baru memikirkan pengangkutan ketika semua barang sudah siap dan memenuhi area penyimpanan.
Padahal, kebutuhan pengiriman sebaiknya mulai dikomunikasikan saat rencana barang dan tujuan sudah cukup jelas. Dengan begitu, perusahaan bisa menanyakan ketersediaan layanan, kebutuhan data, serta perkiraan waktu pengiriman sesuai rute yang dituju.
Informasi awal ini bukan berarti barang harus langsung diberangkatkan. Jadwal final tetap perlu disesuaikan dengan kesiapan barang dan konfirmasi dari penyedia jasa.
Untuk pengiriman antarpulau, perencanaan lebih awal juga membantu perusahaan mempertimbangkan jadwal kapal, proses penanganan di gudang, serta kebutuhan pengangkutan lanjutan jika diperlukan.
5. Pastikan Dokumen dan Informasi Tujuan Sudah Sesuai
Sebelum barang diserahkan, periksa kembali informasi pengirim, penerima, alamat tujuan, serta dokumen yang diperlukan untuk pengiriman tersebut.
Jika pengiriman melibatkan bagian produksi, gudang, pembelian, dan operasional, pastikan semua bagian menggunakan informasi yang sama. Perubahan kecil seperti jumlah barang atau alamat penerima sebaiknya segera disampaikan kepada pihak terkait.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
Jangan menunggu sampai barang sudah siap diangkut untuk memeriksa semuanya dari awal. Pemeriksaan bertahap biasanya lebih mudah dilakukan karena setiap bagian dapat menyelesaikan tanggung jawabnya sebelum proses berlanjut.
Persiapan yang Rapi Membantu Pengiriman Lebih Terencana
Barang yang selesai diproduksi belum tentu langsung siap dikirim. Ada pemeriksaan kondisi, pencocokan jumlah, packing, hingga pengecekan informasi tujuan yang perlu diselesaikan terlebih dahulu.
Perusahaan tidak harus menunggu semua barang selesai untuk mulai menyusun rencana pengiriman. Selama data awalnya sudah tersedia, koordinasi dengan gudang dan penyedia jasa bisa dimulai lebih awal, kemudian diperbarui ketika jumlah serta kondisi barang sudah final.
Dengan cara ini, tim bisa mengetahui apa saja yang masih perlu dibereskan sebelum barang berangkat. Proses pengiriman pun lebih mudah direncanakan tanpa harus terburu-buru menyelesaikan banyak hal pada saat terakhir.