Mengirim barang dengan nilai jutaan hingga puluhan juta rupiah tentu membuat pengirim lebih berhati-hati. Apalagi jika barang harus menempuh perjalanan antarpulau dan melewati beberapa proses pemindahan sebelum sampai ke penerima.
Misalnya, perusahaan ingin mengirim mesin produksi, perangkat elektronik, atau perlengkapan operasional ke cabang di luar pulau. Barang tersebut bukan hanya memiliki harga beli yang tinggi, tetapi juga bisa memengaruhi kegiatan usaha jika mengalami kerusakan atau kehilangan.
Karena itu, sebelum barang diserahkan kepada ekspedisi, ada baiknya perusahaan memahami pilihan perlindungan yang tersedia dan hal-hal yang perlu diperiksa.
1. Catat Nilai Barang Sebelum Dikirim
Langkah pertama yang sering terlupakan adalah mencatat nilai barang dengan jelas. Jangan hanya mengandalkan perkiraan harga atau ingatan bagian pembelian.
Simpan informasi yang bisa membantu menunjukkan nilai barang, seperti invoice pembelian, faktur, atau dokumen pendukung lainnya jika tersedia.
Catatan ini berguna ketika perusahaan ingin menanyakan perlindungan asuransi kepada penyedia jasa. Nilai barang juga perlu disampaikan secara jujur agar informasi yang digunakan sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Jika satu pengiriman terdiri dari beberapa barang dengan harga berbeda, buat rincian masing-masing barang. Dengan begitu, perusahaan tidak kesulitan ketika harus memeriksa kembali nilai keseluruhan kiriman.
2. Pahami Perbedaan Risiko Berdasarkan Jenis Barang
Barang bernilai tinggi tidak selalu memiliki risiko yang sama. Mesin industri, misalnya, mungkin membutuhkan perhatian pada bagian mekanis dan komponen yang mudah bergeser. Sementara itu, perangkat elektronik perlu diperhatikan dari sisi benturan dan perlindungan terhadap kelembapan.
Sebelum menentukan metode pengiriman, periksa karakteristik barang dan tanyakan penanganan yang sesuai.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
- Apakah barang mudah pecah atau mengalami kerusakan akibat benturan?
- Apakah terdapat komponen yang harus diamankan secara khusus?
- Apakah barang membutuhkan posisi tertentu selama pengangkutan?
- Apakah ada petunjuk penanganan dari produsen?
Informasi tersebut sebaiknya disampaikan kepada penyedia jasa sebelum barang diberangkatkan.
3. Tanyakan Pilihan Asuransi dan Ketentuannya
Asuransi pengiriman bisa menjadi salah satu pertimbangan ketika perusahaan mengirim barang bernilai tinggi. Namun, jangan hanya menanyakan apakah asuransi tersedia.
Cari tahu juga ketentuan perlindungannya, termasuk nilai pertanggungan, biaya, risiko yang ditanggung, pengecualian, serta prosedur pengajuan klaim.
Setiap penyedia jasa dapat memiliki ketentuan yang berbeda. Karena itu, jangan langsung menganggap semua jenis kerusakan atau kehilangan otomatis mendapatkan penggantian.
Sebelum menyetujui perlindungan, baca ketentuan yang diberikan dan pastikan perusahaan memahami batas perlindungannya.
4. Pastikan Packing Sesuai dengan Kondisi Barang
Asuransi bukan pengganti packing yang baik. Barang tetap perlu dikemas dengan cara yang sesuai agar risiko kerusakan selama penanganan dan perjalanan bisa dikurangi.
Untuk mesin atau perangkat yang memiliki bagian menonjol, misalnya, bagian tersebut perlu diamankan agar tidak mudah terbentur. Barang yang rentan terhadap goresan juga perlu mendapatkan perlindungan pada permukaannya.
Jika barang membutuhkan packing kayu atau perlindungan tambahan, tanyakan pilihan yang tersedia kepada penyedia jasa.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
Jangan lupa mendokumentasikan kondisi barang sebelum dikemas dan setelah packing selesai. Foto tersebut dapat menjadi catatan kondisi awal apabila suatu saat diperlukan pemeriksaan.
5. Simpan Bukti Pengiriman dan Dokumen Pendukung
Setelah barang diserahkan, simpan dokumen yang berkaitan dengan pengiriman. Misalnya, bukti serah terima, nomor resi, rincian barang, invoice, serta dokumen asuransi apabila digunakan.
Jangan mengandalkan satu orang untuk menyimpan seluruh informasi tersebut. Perusahaan sebaiknya memiliki salinan yang dapat diakses oleh bagian terkait, terutama bagian gudang dan administrasi.
Jika terjadi masalah selama perjalanan, dokumen yang tersimpan dengan baik akan membantu proses penelusuran dan komunikasi dengan penyedia jasa.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
6. Ketahui Prosedur Jika Terjadi Kerusakan atau Kehilangan
Sebelum pengiriman dilakukan, tanyakan bagaimana prosedur pelaporan jika barang mengalami kerusakan atau kehilangan.
Misalnya, apakah penerima perlu membuat catatan saat barang tiba? Berapa lama batas waktu pelaporan? Dokumen dan foto apa saja yang harus disiapkan?
Informasi seperti ini lebih baik diketahui sebelum ada masalah. Jika barang tiba dalam kondisi yang berbeda dari keadaan awal, penerima juga sebaiknya segera mendokumentasikan kondisi kemasan dan barang, lalu menghubungi pihak terkait sesuai prosedur yang berlaku.
Jangan membuang kemasan atau bukti pendukung sebelum mendapatkan arahan, terutama jika barang menggunakan perlindungan asuransi.
Perlindungan Barang Perlu Dipikirkan Sebelum Pengiriman
Mengirim barang bernilai tinggi bukan hanya soal memilih jalur transportasi dan menghitung ongkir. Perusahaan juga perlu memperhatikan nilai barang, metode packing, dokumen pendukung, serta pilihan perlindungan yang tersedia.
Sebelum pengiriman antarpulau dilakukan, diskusikan kebutuhan tersebut dengan penyedia jasa. Pastikan biaya dan ketentuan asuransi sudah dipahami, bukan sekadar memilih perlindungan karena barang memiliki harga mahal.
Dengan persiapan yang lebih matang, perusahaan bisa mengetahui risiko yang perlu diperhatikan dan langkah yang harus dilakukan jika terjadi kendala selama proses pengiriman.