Mengirim perlengkapan kesehatan ke rumah sakit, klinik, atau fasilitas pelayanan medis tentu membutuhkan perhatian tersendiri. Barang yang dikirim bisa berupa ranjang pemeriksaan, lemari instrumen, meja tindakan, kursi roda, hingga perlengkapan pendukung lainnya.
Meski tidak semuanya membutuhkan pengaturan suhu khusus, bukan berarti barang bisa langsung dimasukkan ke kendaraan tanpa pemeriksaan. Ada peralatan yang memiliki bagian sensitif, komponen kecil, atau bentuk yang cukup besar sehingga membutuhkan penanganan berbeda.
Supaya barang tiba dalam kondisi yang sesuai dan bisa segera diperiksa oleh penerima, ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan sebelum pengiriman dilakukan.
1. Kenali Jenis Peralatan yang Akan Dikirim
Sebelum mengatur pengiriman, buat daftar peralatan berdasarkan jenis dan karakteristiknya. Jangan hanya menuliskan semuanya sebagai perlengkapan medis karena setiap barang mungkin membutuhkan cara penanganan yang berbeda.
Misalnya, ranjang pemeriksaan memiliki ukuran dan struktur yang berbeda dari alat ukur atau perangkat elektronik medis. Ada juga perlengkapan yang terdiri dari beberapa bagian terpisah dan harus dipastikan kelengkapannya.
Catat informasi seperti nama barang, merek atau tipe jika tersedia, jumlah unit, serta kondisi barang sebelum dikirim.
Daftar ini akan membantu tim gudang mengenali barang yang sedang disiapkan sekaligus memudahkan penerima saat melakukan pemeriksaan.
2. Pisahkan Komponen Kecil dari Peralatan Utama
Beberapa peralatan kesehatan memiliki aksesori atau komponen tambahan yang mudah tertinggal. Contohnya kabel, adaptor, pegangan, baut, penyangga, atau bagian lain yang perlu dipasang kembali setelah barang tiba.
Jika komponen tersebut dikemas terpisah, berikan label yang menunjukkan bahwa bagian tersebut merupakan satu kesatuan dengan peralatan utama.
Jangan hanya mengandalkan ingatan petugas gudang. Catat jumlah komponen dan pastikan semuanya masuk dalam daftar pengiriman.
Dengan begitu, penerima tidak perlu menebak apakah ada bagian yang belum ikut dikirim ketika melakukan pemeriksaan.
3. Perhatikan Cara Mengemas Setiap Peralatan
Peralatan kesehatan tidak semuanya memiliki bentuk yang mudah dikemas. Ada barang dengan permukaan yang mudah tergores, bagian kaca, layar elektronik, atau struktur yang tidak boleh menerima tekanan berlebihan.
Karena itu, jenis kemasan perlu disesuaikan dengan kondisi barang. Bagian yang rentan bisa diberi pelindung tambahan, sementara peralatan berukuran besar perlu ditata agar tidak mudah bergeser selama perjalanan.
Jika menggunakan kemasan kayu, pastikan ukurannya sesuai dan bagian dalamnya memiliki perlindungan yang cukup. Kemasan juga sebaiknya tidak membuat komponen bergerak bebas ketika barang dipindahkan.
Baca juga: Kapan Barang Perlu Packing Kayu dan Kapan Tidak?
4. Pastikan Informasi Penerima Sudah Jelas
Pengiriman ke fasilitas kesehatan perlu memperhatikan lokasi penerimaan secara lebih rinci. Barang bisa ditujukan ke gudang umum, ruang penyimpanan, bagian pengadaan, atau unit tertentu.
Sebelum barang diberangkatkan, pastikan alamat dan nama penerima sudah sesuai. Jika fasilitas kesehatan memiliki petugas khusus untuk menerima barang, cantumkan kontak yang bisa dihubungi.
Tanyakan juga apakah ada jam penerimaan atau prosedur masuk kendaraan yang perlu diketahui. Jangan sampai kendaraan sudah tiba, tetapi petugas penerima belum mengetahui adanya kiriman.
Hal seperti ini mungkin terlihat sederhana, tetapi bisa membantu mengurangi kebingungan saat proses serah terima.
5. Periksa Kembali Data dan Dokumen Barang
Selain kondisi fisik, informasi barang juga perlu diperiksa. Pastikan nama peralatan, jumlah unit, jumlah kemasan, dan tujuan pengiriman sesuai dengan catatan yang digunakan.
Untuk peralatan yang memiliki nomor seri, catat nomor tersebut jika diperlukan oleh perusahaan. Informasi ini dapat membantu proses pencocokan barang saat diterima.
Dokumen pendukung juga sebaiknya disiapkan sesuai kebutuhan barang dan ketentuan pengiriman. Jika ada persyaratan khusus dari fasilitas penerima, pastikan hal tersebut sudah dikomunikasikan sebelumnya.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
6. Koordinasikan Waktu Pengiriman dengan Pihak Penerima
Peralatan kesehatan yang sudah tiba belum tentu langsung bisa dipasang atau digunakan. Penerima mungkin masih perlu menyiapkan ruangan, memeriksa kelengkapan, atau mengatur petugas yang bertanggung jawab.
Karena itu, waktu kedatangan sebaiknya dibicarakan lebih awal. Jika barang akan dikirim dalam beberapa kelompok, pastikan penerima mengetahui pembagian kirimannya.
Untuk pengiriman antarpulau, perusahaan juga perlu mempertimbangkan tahapan perjalanan dan distribusi setelah barang tiba di wilayah tujuan. Informasi jadwal dan estimasi perlu dikonfirmasi kepada penyedia jasa berdasarkan rute yang digunakan.
Baca juga: Apa yang Terjadi pada Cargo Setelah Diserahkan ke Ekspedisi?
Barang Kesehatan Perlu Persiapan yang Sesuai dengan Jenisnya
Mengirim peralatan kesehatan bukan sekadar memastikan barang sudah masuk ke dalam kemasan. Jenis peralatan, kelengkapan komponen, kondisi fisik, informasi penerima, dan dokumen pendukung perlu diperhatikan sejak awal.
Perlu diingat, artikel ini membahas peralatan kesehatan non-cold chain. Produk seperti vaksin, obat tertentu, atau bahan medis yang membutuhkan pengaturan suhu memiliki persyaratan penanganan tersendiri dan tidak bisa disamakan dengan peralatan biasa.
Sebelum mengirim, sampaikan jenis barang dan kebutuhan penanganannya kepada penyedia jasa. Dengan informasi yang jelas, kebutuhan pengangkutan bisa dibicarakan lebih tepat sesuai karakter barang dan tujuan pengiriman.