Pernah membayangkan bagaimana repotnya mengurus gudang ketika beberapa supplier mengirim barang hampir bersamaan? Ada kardus yang baru diturunkan, barang lain masih dalam proses pengecekan, sementara sebagian pesanan harus segera disiapkan untuk kebutuhan operasional.
Situasi seperti ini cukup sering ditemui oleh usaha yang bekerja sama dengan lebih dari satu pemasok. Apalagi kalau barang yang datang memiliki bentuk kemasan serupa atau jumlahnya cukup banyak.
Masalahnya bukan hanya soal barang sampai di lokasi. Tim gudang juga perlu memastikan setiap pesanan sesuai dengan pembelian, tidak tercampur dengan barang milik supplier lain, dan mudah ditemukan ketika akan digunakan.
Supaya kegiatan penerimaan barang tidak berantakan, ada beberapa hal sederhana yang bisa mulai diterapkan.
1. Siapkan Daftar Pesanan Sebelum Barang Tiba
Sebelum barang datang, sebaiknya tim gudang sudah memiliki catatan mengenai pesanan yang sedang dalam perjalanan.
Daftar tersebut bisa berisi nama supplier, jenis barang, jumlah pesanan, tanggal pembelian, dan perkiraan kedatangan jika informasinya tersedia.
Dengan adanya catatan ini, petugas tidak perlu menebak-nebak barang yang baru saja diturunkan berasal dari pemasok mana.
Misalnya, perusahaan memesan perlengkapan kantor dari supplier A dan peralatan operasional dari supplier B. Walaupun keduanya datang pada hari yang sama, masing-masing pesanan sudah memiliki catatan tersendiri.
Cara sederhana ini juga membantu ketika ada barang yang jumlahnya tidak sesuai dengan pesanan.
2. Jangan Langsung Mencampur Semua Barang
Ketika beberapa kendaraan datang berdekatan, terkadang barang langsung dipindahkan ke satu area supaya proses bongkar muat lebih cepat.
Namun, kebiasaan tersebut bisa menimbulkan masalah jika barang dari pemasok berbeda tercampur.
Sebaiknya sediakan area sementara untuk masing-masing pesanan. Tidak harus menggunakan ruangan terpisah. Pembagian area menggunakan label, garis pembatas, atau penanda sederhana juga bisa membantu.
Setelah barang diperiksa dan dicatat, barulah petugas menentukan lokasi penyimpanan berikutnya.
Dengan begitu, barang yang belum selesai diperiksa tidak tercampur dengan barang yang sudah dinyatakan sesuai.
3. Cocokkan Jumlah Barang dengan Catatan Pembelian
Jangan hanya melihat jumlah kardus dari luar. Petugas perlu mencocokkan barang yang diterima dengan informasi pesanan.
Hal yang bisa diperiksa antara lain:
- Nama dan jenis barang.
- Jumlah koli atau kemasan.
- Kondisi kemasan bagian luar.
- Kesesuaian barang dengan dokumen pembelian.
- Ada atau tidaknya barang yang kurang maupun berlebih.
Jika ditemukan perbedaan, catat terlebih dahulu sebelum barang dipindahkan ke area penyimpanan.
Foto kondisi barang juga bisa digunakan sebagai dokumentasi apabila nantinya diperlukan komunikasi dengan supplier.
Pengecekan seperti ini akan lebih mudah dilakukan apabila perusahaan memiliki pencatatan barang yang konsisten.
4. Gunakan Label yang Mudah Dibaca
Label tidak harus dibuat dengan desain khusus. Kertas sederhana pun sudah cukup selama informasinya jelas dan mudah dikenali.
Beberapa informasi yang bisa dicantumkan adalah:
- Nama supplier.
- Nama atau kode barang.
- Nomor pesanan.
- Jumlah kemasan.
- Lokasi penyimpanan.
Jika barang memiliki kemasan yang hampir sama, penggunaan label akan sangat membantu petugas membedakan satu pesanan dengan pesanan lainnya.
Hindari menempelkan label hanya pada bagian yang mudah tertutup ketika barang disusun. Pilih posisi yang masih dapat terlihat saat barang berada di rak atau ditumpuk.
5. Tentukan Siapa yang Bertugas Memeriksa Barang
Pekerjaan penerimaan barang akan lebih teratur apabila setiap orang mengetahui tanggung jawabnya.
Misalnya, satu petugas bertanggung jawab mencatat kedatangan barang, petugas lainnya memeriksa jumlah dan kondisi, sedangkan bagian gudang mengatur penempatan setelah proses pemeriksaan selesai.
Pembagian tugas ini bukan berarti harus menambah banyak tenaga kerja. Untuk usaha dengan jumlah pekerja terbatas, satu orang juga bisa menjalankan beberapa tugas sekaligus.
Yang penting, jangan sampai barang langsung dianggap selesai diterima hanya karena sudah diturunkan dari kendaraan.
6. Simpan Catatan Barang yang Sudah Diterima
Setelah proses pengecekan selesai, perbarui catatan persediaan.
Informasi yang dicatat sebaiknya mencakup tanggal penerimaan, nama supplier, jenis barang, jumlah yang diterima, serta kondisi barang ketika tiba.
Catatan ini akan berguna ketika perusahaan perlu mencari barang tertentu atau memeriksa kembali pesanan yang pernah dilakukan.
Jika suatu saat terjadi selisih stok, perusahaan juga memiliki informasi untuk menelusuri kapan barang diterima dan berapa jumlah yang tercatat.
Untuk memahami alur barang dari awal hingga diterima pelanggan, kamu juga bisa melihat pembahasan mengenai Baca juga: prosedur pengiriman barang dari produsen ke customer.
7. Sesuaikan Area Penyimpanan dengan Jenis Barang
Tidak semua barang cocok ditempatkan di lokasi yang sama. Ada barang yang membutuhkan ruang lebih luas, ada yang perlu dijauhkan dari kelembapan, dan ada juga yang harus ditempatkan di area khusus.
Karena itu, penempatan sebaiknya mempertimbangkan ukuran, berat, karakteristik, dan seberapa sering barang digunakan.
Barang yang sering diambil untuk kegiatan operasional bisa ditempatkan di area yang mudah dijangkau. Sementara barang cadangan dapat disimpan di bagian lain agar tidak mengganggu aktivitas pengambilan.
Jika perusahaan sedang mengatur fasilitas penyimpanan, pembahasan mengenai Baca juga: 5 jenis gudang yang wajib kamu tahu bisa menjadi bacaan tambahan.
Jangan Menunggu Sampai Gudang Terlalu Penuh
Mengatur penerimaan barang dari beberapa supplier memang membutuhkan perhatian lebih, terutama ketika jumlah pesanan terus bertambah.
Namun, prosesnya tidak harus dibuat rumit. Daftar pesanan, pemisahan area, pemeriksaan jumlah, penggunaan label, dan pencatatan yang teratur sudah bisa membantu mengurangi kesalahan.
Perusahaan juga perlu menyesuaikan kapasitas penyimpanan dengan jumlah barang yang masuk. Jangan sampai barang yang baru diterima justru membuat aktivitas gudang menjadi terganggu karena tidak ada tempat untuk menampungnya.
Untuk usaha yang rutin menerima barang dalam jumlah besar, pengaturan seperti ini bisa menjadi bagian penting dari kegiatan operasional sehari-hari.
Selain mengelola barang yang sudah tiba, perusahaan juga perlu memperhatikan bagaimana barang tersebut dipersiapkan dan dikirim dari tempat asalnya. Informasi mengenai Baca juga: pengiriman stok minimarket dan toko ke Indonesia Timur dapat menjadi referensi tambahan untuk memahami kebutuhan distribusi barang usaha.
Pada akhirnya, gudang yang tertata bukan hanya soal barang yang tersusun rapi. Hal yang lebih penting adalah setiap barang bisa dikenali, jumlahnya jelas, dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.