Halo, pernah nggak sebuah pekerjaan sudah mulai berjalan, tetapi barang yang dibutuhkan justru datang pada waktu yang berbeda-beda? Ada perlengkapan yang harus tersedia lebih dulu, sementara barang lainnya baru dibutuhkan beberapa hari atau minggu kemudian.
Situasi seperti ini bisa terjadi ketika perusahaan sedang mengerjakan proyek di luar kota, membuka lokasi operasional baru, atau memenuhi kebutuhan pekerjaan di beberapa tahap. Mengirim semua barang sekaligus belum tentu menjadi pilihan paling praktis, apalagi jika lokasi tujuan belum siap menerima seluruh perlengkapan.
Namun, pengiriman bertahap juga perlu diatur dengan baik. Kalau tidak, barang yang datang lebih dulu bisa menumpuk, sedangkan perlengkapan yang paling dibutuhkan justru belum tersedia.
Supaya tidak membingungkan, ada beberapa hal yang bisa diperhatikan sebelum mengatur pengiriman barang proyek.
1. Pisahkan Barang Berdasarkan Tahap Penggunaan
Sebelum menentukan jadwal pengiriman, coba lihat kembali daftar kebutuhan proyek. Barang apa yang harus tersedia sejak awal? Mana yang baru akan digunakan ketika pekerjaan sudah berjalan?
Misalnya, sebuah perusahaan sedang menyiapkan lokasi operasional baru. Perlengkapan dasar mungkin perlu dikirim lebih dulu, sedangkan peralatan tambahan baru dibutuhkan setelah area kerja selesai disiapkan.
Pisahkan barang berdasarkan tahap penggunaannya, bukan hanya berdasarkan jenis atau ukuran. Dengan cara ini, perusahaan bisa menentukan barang mana yang perlu diprioritaskan dan mana yang masih bisa menunggu.
Pembagian tersebut juga membantu tim di lokasi tujuan mempersiapkan ruang penyimpanan sesuai barang yang akan datang.
2. Jangan Menentukan Jadwal Hanya Berdasarkan Kesiapan Barang
Barang yang sudah selesai diproduksi atau dikemas belum tentu harus langsung dikirim. Perhatikan juga kesiapan lokasi tujuan.
Contohnya, perlengkapan berukuran besar mungkin sudah siap di gudang asal, tetapi area penerimaan di lokasi proyek masih digunakan untuk pekerjaan lain. Jika dipaksakan datang terlalu awal, barang justru bisa memenuhi ruang yang belum siap digunakan.
Karena itu, jadwal pengiriman sebaiknya dibicarakan bersama pihak yang mengurus barang dan tim di lokasi tujuan.
Buat perkiraan waktu kapan setiap kelompok barang dibutuhkan. Jadwal tersebut bisa menjadi acuan awal, lalu disesuaikan jika ada perubahan pada pekerjaan proyek.
3. Beri Identitas yang Berbeda untuk Setiap Tahap
Salah satu hal yang sering membuat pengiriman bertahap membingungkan adalah label barang yang terlalu umum.
Bayangkan ada beberapa kardus berisi perlengkapan proyek dengan tampilan serupa. Ketika semuanya tiba di lokasi, petugas bisa kesulitan membedakan mana yang harus digunakan lebih dulu dan mana yang masih perlu disimpan.
Agar lebih mudah diperiksa, gunakan penanda sederhana seperti:
- Tahap 1: barang untuk persiapan awal.
- Tahap 2: barang untuk pelaksanaan pekerjaan.
- Tahap 3: perlengkapan tambahan.
- Tahap 4: barang untuk penyelesaian pekerjaan.
Sesuaikan penamaan dengan kebutuhan proyek. Pastikan keterangan pada label juga tercatat dalam daftar barang agar tidak hanya dipahami oleh orang yang menyiapkannya.
4. Buat Catatan untuk Barang yang Sudah dan Belum Dikirim
Ketika pengiriman dilakukan beberapa kali, catatan menjadi penting. Jangan sampai tim mengira semua barang sudah diberangkatkan, padahal masih ada sebagian perlengkapan yang tertinggal di gudang.
Buat satu daftar utama yang berisi seluruh kebutuhan proyek. Setelah itu, tambahkan keterangan mengenai barang yang sudah disiapkan, sudah dikirim, dan masih menunggu jadwal.
Informasinya tidak perlu rumit. Kamu bisa menggunakan tabel sederhana seperti berikut:
| Nama Barang | Tahap | Status |
|---|---|---|
| Peralatan utama | Tahap 1 | Sudah dikirim |
| Komponen pendukung | Tahap 2 | Belum dikirim |
| Perlengkapan tambahan | Tahap 3 | Menunggu persiapan |
Contoh tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
5. Perhitungkan Jeda Antarpengiriman
Pengiriman pertama yang sudah tiba bukan berarti pengiriman berikutnya otomatis bisa langsung menyusul. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, seperti kesiapan barang, jadwal transportasi, serta kondisi di lokasi tujuan.
Untuk pengiriman antarpulau, perjalanan juga dapat melibatkan beberapa tahapan sebelum barang sampai ke tujuan akhir. Karena itu, jangan membuat jadwal lanjutan hanya berdasarkan perkiraan pribadi tanpa mengonfirmasi informasi pengiriman yang tersedia.
Beri jarak waktu yang masuk akal antara satu pengiriman dan berikutnya. Tujuannya agar tim di lokasi punya kesempatan memeriksa barang yang datang sekaligus mempersiapkan kebutuhan tahap selanjutnya.
Baca juga: Apa Itu Cargo Transit? Mengapa Barang Tidak Langsung Sampai ke Tujuan?
6. Periksa Kembali Dokumen Setiap Pengiriman
Walaupun seluruh barang ditujukan untuk satu proyek, setiap pengiriman tetap perlu memiliki informasi yang jelas sesuai kebutuhan administrasinya.
Jangan hanya menggunakan catatan pengiriman pertama untuk pengiriman berikutnya tanpa memperbarui jumlah dan rincian barang. Perbedaan isi kiriman dapat membuat proses pemeriksaan menjadi lebih sulit.
Pastikan informasi mengenai barang, jumlah kemasan, pengirim, dan penerima sudah sesuai dengan pengiriman yang sedang dilakukan. Jika ada perubahan, sampaikan kepada pihak yang berkepentingan sebelum barang diserahkan.
Baca juga: Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?
7. Pertimbangkan Biaya dari Seluruh Rangkaian Pengiriman
Mengirim barang beberapa kali memang bisa membantu menyesuaikan kedatangan barang dengan kebutuhan proyek. Namun, perusahaan juga perlu melihat biaya secara keseluruhan.
Jangan hanya membandingkan biaya satu kali pengiriman. Perhatikan berapa kali barang akan dikirim, jumlah barang pada setiap tahap, serta biaya tambahan yang mungkin muncul sesuai kebutuhan penanganan dan tujuan.
Ada kalanya pengiriman sekaligus lebih sesuai. Namun, pada kondisi lain, pengiriman bertahap justru membantu perusahaan mengatur ruang penyimpanan dan penggunaan barang.
Baca juga: Lebih Baik Kirim Sedikit tapi Sering atau Sekaligus Banyak?
Pengiriman Bertahap Perlu Punya Rencana yang Jelas
Mengirim barang proyek secara bertahap bukan hanya soal membagi jumlah barang menjadi beberapa pengiriman. Perusahaan juga perlu mengetahui kapan barang dibutuhkan, siapa yang menyiapkan, dan bagaimana setiap pengiriman dicatat.
Dengan pembagian tahap yang jelas, tim tidak perlu terus-menerus menebak barang apa yang akan datang berikutnya. Mereka bisa mempersiapkan lokasi, memeriksa kiriman, dan mengatur pekerjaan sesuai kebutuhan.
Jadi, sebelum barang pertama diberangkatkan, pastikan seluruh kebutuhan proyek sudah dipetakan. Tidak harus semua barang langsung dikirim, tetapi setiap pengiriman sebaiknya punya tujuan dan jadwal yang bisa dipahami oleh pihak-pihak yang terlibat.