Pernah mengalami barang sudah sampai, tetapi orang yang menerimanya justru tidak tahu barang itu milik siapa atau harus diberikan kepada siapa? Situasi seperti ini cukup sering terjadi dalam kegiatan usaha, terutama ketika proses pembelian, pengiriman, dan penerimaan barang ditangani oleh orang yang berbeda.
Misalnya, bagian purchasing memesan perlengkapan dari Jakarta, bagian operasional menunggu barang di kota tujuan, sedangkan petugas gudang yang bertugas menerima kiriman. Semuanya punya peran masing-masing, tetapi informasi yang mereka pegang belum tentu sama.
Supaya proses serah terima barang tidak membingungkan, ada beberapa hal sederhana yang sebaiknya disiapkan sebelum barang diberangkatkan.
1. Pastikan Orang yang Menerima Sudah Mengetahui Kiriman
Jangan hanya memastikan alamat tujuan sudah benar. Pastikan juga orang yang akan menerima barang sudah mengetahui bahwa ada kiriman yang sedang menuju lokasinya.
Hal ini penting ketika barang dikirim ke kantor cabang, gudang, toko, atau lokasi usaha yang memiliki beberapa petugas. Bisa saja orang yang memesan sedang berada di kota lain, sementara barang tiba ketika ia tidak berada di tempat.
Sebelum pengiriman dilakukan, berikan informasi dasar seperti jenis barang, jumlah kemasan, perkiraan waktu kedatangan jika sudah tersedia, dan nama pengirim. Dengan begitu, penerima tidak perlu menebak-nebak ketika ada barang datang.
2. Bedakan Kontak Pemesan dan Kontak Penerima
Nomor telepon yang dicantumkan dalam data pengiriman sebaiknya benar-benar bisa dihubungi oleh pihak yang berkepentingan.
Jika pemesan dan penerima adalah dua orang berbeda, jangan hanya mencantumkan nomor pemesan. Sertakan juga nomor penerima atau petugas yang berada di lokasi tujuan.
Contohnya, sebuah perusahaan mengirim peralatan kerja ke cabang di luar kota. Tim purchasing mengurus pembelian, tetapi kepala cabang yang mengetahui kondisi dan kebutuhan barang di lokasi.
Keduanya memiliki informasi yang berbeda. Karena itu, kontak keduanya akan membantu komunikasi jika ada hal yang perlu dikonfirmasi selama proses pengiriman atau ketika barang tiba.
3. Jangan Mengandalkan Nama Perusahaan Saja
Alamat pengiriman yang hanya mencantumkan nama perusahaan terkadang belum cukup membantu, terutama jika lokasi tujuan memiliki beberapa gedung, gudang, atau pintu masuk.
Tambahkan informasi yang lebih spesifik, misalnya:
- Nama perusahaan atau tempat tujuan.
- Alamat lengkap.
- Nama bagian atau divisi penerima.
- Nama petugas yang bertanggung jawab.
- Nomor telepon yang aktif.
- Petunjuk lokasi jika tempatnya sulit ditemukan.
Informasi tersebut tidak perlu dibuat berlebihan. Yang penting, orang yang membawa barang dan petugas penerima memiliki gambaran lokasi yang sama.
4. Cocokkan Barang yang Datang dengan Pesanan
Ketika barang tiba, penerima sebaiknya tidak langsung menandatangani bukti penerimaan tanpa memeriksa informasi dasarnya.
Cocokkan jumlah kemasan dengan daftar yang sudah diberikan oleh pemesan. Perhatikan juga label, nama barang, dan kondisi kemasan bagian luar.
Jika terdapat perbedaan jumlah atau kondisi yang terlihat tidak sesuai, catat terlebih dahulu dan dokumentasikan bila diperlukan. Setelah itu, sampaikan informasi tersebut kepada pihak yang mengurus pembelian atau pengiriman.
Kebiasaan ini membantu mengurangi kesalahpahaman antara pihak yang memesan dan pihak yang menerima.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
5. Siapkan Daftar Barang yang Mudah Dipahami
Tidak semua penerima mengetahui detail barang yang dipesan. Petugas gudang mungkin hanya menerima instruksi bahwa akan ada kiriman, tanpa mengetahui isi setiap kemasan.
Karena itu, daftar barang bisa membantu proses pemeriksaan. Gunakan nama barang yang jelas, jumlah, dan keterangan tambahan jika memang diperlukan.
Untuk kiriman yang terdiri dari beberapa jenis barang, hindari menggunakan keterangan terlalu umum seperti “barang campuran”. Sebaiknya tuliskan isi atau kelompok barang secara lebih spesifik agar mudah dicocokkan.
Kalau data barang masih berupa perkiraan, beri keterangan bahwa informasinya belum final. Jangan sampai penerima menggunakan daftar lama ketika jumlah atau ukuran barang sudah berubah.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
6. Pikirkan Jika Barang Tidak Langsung Diterima
Ada kondisi ketika barang sudah tiba di wilayah tujuan, tetapi penerima belum bisa mengambil atau menerima kiriman pada saat itu.
Misalnya, petugas yang bertanggung jawab sedang tidak berada di lokasi, gudang belum siap, atau tempat penerimaan sedang tutup. Hal seperti ini sebaiknya dibicarakan lebih awal agar tidak terjadi kebingungan ketika barang tiba.
Jika perjalanan melibatkan beberapa tahap transportasi, penting juga untuk memahami bahwa barang bisa melewati titik perantara sebelum mencapai alamat akhir.
Baca juga: Apa Itu Cargo Transit? Mengapa Barang Tidak Langsung Sampai ke Tujuan?
7. Simpan Bukti Penerimaan
Setelah barang diterima, simpan bukti penerimaan dan dokumentasi yang diperlukan. Informasi tersebut bisa digunakan oleh bagian pembelian, administrasi, maupun operasional untuk memastikan barang sudah sampai.
Jika perusahaan memiliki prosedur internal, sesuaikan pencatatan dengan aturan yang berlaku. Tidak perlu membuat proses yang rumit. Catatan sederhana mengenai tanggal penerimaan, jumlah barang, nama penerima, dan kondisi kemasan sudah bisa membantu sebagai dokumentasi awal.
Apabila barang masih harus diperiksa lebih lanjut, sampaikan statusnya kepada pihak yang memesan agar tidak muncul anggapan bahwa semua barang sudah selesai diperiksa.
Untuk memahami persiapan kemasan sebelum barang diserahkan kepada pihak ekspedisi, Anda juga bisa membaca Tips Packing Cargo Laut agar Barang Aman Sampai Tujuan.
Jangan Sampai Barang Sudah Sampai, tetapi Informasinya Belum Siap
Mengirim barang ke lokasi yang berbeda kota memang membutuhkan persiapan. Namun, perhatian tidak cukup hanya diberikan pada barang dan alamat tujuan. Orang yang memesan, pihak yang mengurus pengiriman, dan penerima juga perlu memiliki informasi yang saling terhubung.
Dengan memastikan kontak penerima aktif, alamat jelas, daftar barang tersedia, dan bukti penerimaan tersimpan, proses serah terima barang bisa berjalan lebih tertata.
Jadi, sebelum barang dikirim, coba pastikan satu hal sederhana: apakah orang yang akan menerima sudah tahu apa yang sedang menuju ke tempatnya?