Pernah membayangkan petugas gudang pagi sudah memeriksa barang, tetapi ketika petugas sore mulai bekerja, tidak ada yang tahu barang mana yang sudah selesai diperiksa dan mana yang masih menunggu? Situasi seperti ini bisa membuat pekerjaan harus diulang, bahkan menimbulkan kesalahpahaman antarbagian.
Pergantian shift memang hal biasa dalam operasional gudang. Namun, setiap pergantian petugas tetap membutuhkan informasi yang jelas. Apalagi jika gudang sedang menangani banyak barang sekaligus atau menyiapkan beberapa pengiriman dalam waktu berdekatan.
Karena itu, proses serah terima antar-shift sebaiknya tidak hanya mengandalkan obrolan singkat. Ada beberapa informasi yang perlu dicatat agar pekerjaan bisa dilanjutkan tanpa harus mengulang semuanya dari awal.
Catat Pekerjaan yang Sudah dan Belum Selesai
Sebelum meninggalkan area kerja, petugas yang bertugas perlu mencatat perkembangan pekerjaan. Misalnya, barang sudah dihitung tetapi belum ditimbang, kemasan sudah diperiksa tetapi belum diberi label, atau ada barang yang masih menunggu konfirmasi dari bagian pembelian.
Catatan seperti ini membantu petugas berikutnya memahami kondisi terakhir tanpa harus mencari tahu dari awal.
Gunakan keterangan yang spesifik. Hindari menulis status seperti “belum selesai” tanpa menjelaskan bagian mana yang masih tertunda. Lebih baik tuliskan pekerjaan yang sudah dilakukan dan langkah berikutnya yang perlu dikerjakan.
Pastikan Jumlah Barang Sesuai dengan Catatan
Jumlah barang menjadi salah satu informasi penting saat pergantian shift. Jika petugas pertama mencatat 25 koli, petugas berikutnya perlu mengetahui apakah jumlah tersebut sudah diperiksa secara fisik atau masih berdasarkan data pesanan.
Bedakan antara jumlah yang tercatat dan jumlah yang benar-benar sudah ditemukan di area gudang. Kalau ada selisih, tuliskan dengan jelas agar tidak dianggap sebagai jumlah final.
Untuk pengiriman yang terdiri dari banyak kemasan, pencatatan nomor koli bisa membantu proses pengecekan. Kamu juga bisa melihat contoh pengelolaan daftar kemasan dalam artikel BJA Logistic tentang cara membuat daftar koli yang rapi untuk pengiriman banyak barang.
Sampaikan Kondisi Barang yang Perlu Diperhatikan
Tidak semua barang berada dalam kondisi yang sama. Ada barang yang sudah siap dipindahkan, ada yang kemasannya perlu diperiksa kembali, dan mungkin ada juga yang ditemukan dalam kondisi kurang baik.
Informasi tersebut jangan hanya disampaikan secara lisan. Catat jenis barang, jumlah, lokasi penyimpanan, dan kondisi yang ditemukan. Jika diperlukan, sertakan foto sebagai dokumentasi.
Dengan begitu, petugas berikutnya tidak keliru menganggap semua barang sudah siap untuk diproses. Pemeriksaan ini juga penting agar kondisi barang sebelum diserahkan kepada pihak pengangkut bisa diketahui dengan lebih jelas.
Sebagai tambahan, kamu bisa membaca artikel Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak untuk memahami hal-hal yang perlu diperhatikan saat memeriksa kemasan.
Gunakan Satu Catatan yang Bisa Diakses Bersama
Masalah sering muncul ketika setiap petugas memiliki catatan sendiri. Petugas pagi menyimpan informasi di buku, petugas sore memperbaruinya melalui pesan, sementara bagian administrasi menggunakan file yang berbeda.
Akibatnya, informasi terbaru sulit ditemukan.
Agar lebih mudah, gunakan satu lembar kerja atau sistem pencatatan yang menjadi acuan bersama. Setiap perubahan status perlu diperbarui di tempat yang sama. Jika ada koreksi, cantumkan siapa yang mengubah dan kapan perubahan dilakukan.
Tidak harus menggunakan aplikasi yang rumit. Spreadsheet sederhana pun bisa digunakan selama semua petugas memahami cara memperbaruinya.
Jangan Lewatkan Informasi Pengiriman yang Sedang Berjalan
Selain kondisi barang di gudang, petugas juga perlu mengetahui pengiriman mana yang sedang dipersiapkan, sudah diserahkan, atau masih menunggu proses berikutnya.
Informasi seperti nomor pengiriman, tujuan, jumlah koli, dan dokumen pendukung sebaiknya dicatat secara konsisten. Jika ada perubahan data, pastikan perubahan tersebut sudah diketahui bagian yang berkaitan.
Hal ini penting karena informasi yang tidak sama antara gudang dan administrasi dapat menimbulkan pekerjaan tambahan. Pembahasan mengenai persiapan informasi dan dokumen bisa kamu baca dalam artikel Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?.
Lakukan Konfirmasi Sebelum Petugas Berganti
Catatan tertulis memang membantu, tetapi komunikasi langsung tetap diperlukan. Sebelum shift berakhir, petugas yang menyerahkan pekerjaan sebaiknya menjelaskan hal-hal yang membutuhkan perhatian khusus.
Petugas penerima juga perlu diberi kesempatan untuk bertanya jika ada informasi yang belum jelas. Dengan begitu, tidak ada pekerjaan yang dianggap sudah selesai padahal masih membutuhkan pemeriksaan.
Jika proses serah terima sudah selesai, kedua pihak dapat memberikan tanda konfirmasi pada catatan yang digunakan. Cara sederhana ini membantu memperjelas siapa yang menyerahkan dan siapa yang menerima tanggung jawab pekerjaan.
Untuk memahami tahapan yang lebih luas dalam proses pengiriman, kamu juga bisa membaca 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer.
Serah Terima yang Jelas Membantu Gudang Bekerja Lebih Teratur
Pergantian shift seharusnya tidak membuat pekerjaan kembali ke titik awal. Dengan catatan yang rapi, jumlah barang yang jelas, dan komunikasi antarpetugas, pekerjaan bisa dilanjutkan tanpa banyak kebingungan.
Tidak perlu membuat prosedur yang terlalu panjang. Mulailah dengan mencatat pekerjaan yang belum selesai, kondisi barang, jumlah kemasan, dan informasi pengiriman yang perlu ditindaklanjuti.
Kebiasaan kecil ini dapat membantu mengurangi kesalahan pencatatan sekaligus membuat koordinasi antarpetugas gudang menjadi lebih tertib.