Menitipkan produk ke toko atau mitra penjualan bisa menjadi salah satu cara untuk memperluas jangkauan bisnis. Produk bisa tersedia di lebih banyak tempat tanpa harus membuka toko sendiri di setiap daerah.
Namun, ada hal yang sering luput dari perhatian ketika barang mulai dikirim ke banyak mitra. Barang yang dititipkan bukan berarti langsung terjual. Perusahaan tetap perlu mengetahui berapa jumlah yang dikirim, toko mana yang menerimanya, dan berapa stok yang masih tersedia di masing-masing lokasi.
Kalau pencatatannya kurang rapi, pemilik usaha bisa kesulitan mencocokkan jumlah barang yang sudah dikirim dengan laporan penjualan dari mitra. Karena itu, pengiriman barang konsinyasi perlu disiapkan dengan cara yang sedikit berbeda dari pengiriman stok biasa.
Bedakan Barang yang Dikirim dan Barang yang Sudah Terjual
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah status barang. Ketika produk sudah sampai di toko mitra, jangan langsung menganggap seluruh barang tersebut sebagai penjualan.
Misalnya, sebuah usaha mengirim 50 unit produk ke toko A. Setelah beberapa waktu, ternyata baru 18 unit yang terjual. Artinya, masih ada 32 unit yang perlu diperhitungkan sebagai stok di lokasi mitra.
Pencatatan seperti ini penting agar pemilik usaha tidak salah membaca kondisi persediaan. Pisahkan data jumlah barang yang dikirim, jumlah yang diterima, jumlah yang terjual, dan sisa stok berdasarkan laporan mitra.
Dengan begitu, perusahaan bisa mengetahui kondisi produk tanpa harus menebak-nebak jumlah yang masih tersedia.
Buat Catatan Terpisah untuk Setiap Mitra
Kalau produk dititipkan ke beberapa toko sekaligus, jangan menggabungkan seluruh data dalam satu catatan tanpa pembeda.
Setiap mitra sebaiknya memiliki informasi tersendiri, seperti:
- Nama dan alamat toko.
- Nama produk yang dititipkan.
- Jumlah barang yang dikirim.
- Tanggal barang diterima.
- Nama petugas atau pihak penerima.
- Jumlah stok berdasarkan laporan terakhir.
Sebagai contoh, toko A menerima 30 unit, sedangkan toko B menerima 45 unit. Meskipun produknya sama, jumlah tersebut harus tetap tercatat secara terpisah.
Cara ini memudahkan perusahaan ketika ingin mengecek stok atau melakukan pengiriman tambahan ke mitra tertentu.
Jangan Mengirim Jumlah yang Sama ke Semua Toko
Setiap toko memiliki kondisi penjualan yang berbeda. Ada toko yang produknya cepat habis, tetapi ada juga yang membutuhkan waktu lebih lama untuk menjual stok yang tersedia.
Karena itu, jumlah barang yang dikirim sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing mitra. Perhatikan riwayat penjualan, kapasitas penyimpanan, dan jumlah stok yang masih ada sebelum menentukan pengiriman berikutnya.
Jangan sampai satu toko menerima terlalu banyak barang sementara toko lain justru kehabisan stok.
Untuk menentukan pola pengiriman yang lebih sesuai, kamu bisa membaca artikel Lebih Baik Kirim Sedikit tapi Sering atau Sekaligus Banyak?. Pembahasannya bisa menjadi bahan pertimbangan ketika perusahaan mengatur pengiriman stok secara berkala.
Pastikan Produk Tidak Tertukar Antar-Mitra
Ketika beberapa pesanan mitra disiapkan dalam waktu bersamaan, risiko barang tertukar bisa saja terjadi. Apalagi jika produk memiliki bentuk, ukuran, atau kemasan yang hampir sama.
Sebelum barang diberangkatkan, pisahkan setiap kelompok kiriman berdasarkan nama toko dan tujuan. Berikan label yang mudah dibaca agar petugas dapat mengenali barang tanpa harus membuka seluruh kemasan.
Jika satu mitra menerima beberapa jenis produk, buat daftar isi kemasan supaya jumlahnya bisa diperiksa kembali saat tiba.
Pencatatan kemasan juga akan membantu ketika perusahaan perlu mencocokkan barang yang disiapkan dengan barang yang diterima. Kamu bisa melihat pembahasan cara membuat daftar koli yang rapi untuk pengiriman banyak barang.
Samakan Data Pengiriman dengan Catatan Perusahaan
Data yang digunakan oleh tim penjualan, gudang, administrasi, dan mitra harus mengacu pada informasi yang sama.
Misalnya, tim penjualan mengajukan pengiriman 40 unit, tetapi catatan gudang menunjukkan 35 unit. Perbedaan seperti ini perlu diselesaikan sebelum barang diserahkan kepada pihak pengangkut.
Periksa kembali nama produk, jumlah, satuan, alamat tujuan, dan kontak penerima. Jika ada perubahan pesanan, pastikan semua bagian yang terlibat sudah menerima informasi terbaru.
Hal ini juga berkaitan dengan dokumen yang menyertai pengiriman. Untuk memahami persiapan administrasinya, kamu bisa membaca Bagaimana Menyiapkan Dokumen Pengiriman untuk Barang Perusahaan?.
Atur Jadwal Pengiriman Berdasarkan Kebutuhan Mitra
Pengiriman ke toko mitra sebaiknya tidak hanya mengikuti jadwal gudang. Perhatikan juga kapan toko membutuhkan tambahan stok dan kapan mereka siap menerima barang.
Jika produk dikirim ke beberapa daerah, susun kebutuhan setiap lokasi terlebih dahulu. Jangan sampai barang sudah tiba, tetapi pihak penerima belum mengetahui jadwal kedatangannya.
Koordinasi sederhana sebelum keberangkatan bisa membantu menghindari kebingungan saat proses penerimaan. Pastikan juga ada pihak yang bertanggung jawab memeriksa jumlah dan kondisi barang.
Untuk usaha yang memasok banyak toko, pengaturan distribusi stok perlu dilakukan secara terencana. Sebagai referensi tambahan, kamu bisa membaca artikel Jasa Pengiriman Stok Minimarket dan Toko ke Indonesia Timur.
Pengiriman Konsinyasi Perlu Diikuti Pencatatan yang Konsisten
Menitipkan produk ke toko memang bisa membuka peluang penjualan yang lebih luas. Namun, semakin banyak mitra yang bekerja sama, semakin penting pula pencatatan barang yang dilakukan secara teratur.
Mulailah dengan memisahkan data setiap toko, mencatat jumlah barang yang dikirim, memperbarui laporan stok, dan memastikan informasi pengiriman sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Dengan cara tersebut, pemilik usaha dapat lebih mudah mengetahui posisi barang di setiap mitra. Pengiriman berikutnya pun bisa direncanakan berdasarkan kebutuhan, bukan hanya perkiraan.