Membuka cabang baru biasanya membuat banyak bagian perusahaan ikut sibuk. Ada lokasi yang perlu disiapkan, karyawan yang harus mulai bekerja, dan berbagai perlengkapan yang perlu tersedia sebelum kegiatan operasional berjalan.
Di tengah persiapan tersebut, pengiriman barang sering dianggap sebagai pekerjaan yang bisa diselesaikan belakangan. Padahal, jika perlengkapan utama belum tiba ketika cabang mulai beroperasi, beberapa kegiatan bisa ikut tertunda.
Misalnya, meja kerja sudah tersedia tetapi perangkat pendukungnya belum sampai. Atau perlengkapan toko sudah dikirim, tetapi kebutuhan administrasi masih tertinggal di gudang pusat.
Supaya hal seperti ini tidak terjadi, perusahaan perlu membuat rencana pengiriman berdasarkan kebutuhan masing-masing cabang, bukan sekadar mengumpulkan barang lalu mengirim semuanya sekaligus.
Buat Daftar Kebutuhan Berdasarkan Fungsi Barang
Langkah pertama adalah mencatat barang apa saja yang dibutuhkan di lokasi baru. Namun, jangan hanya membuat daftar panjang tanpa membedakan fungsi setiap barang.
Coba kelompokkan berdasarkan kegunaannya, misalnya:
- Perlengkapan operasional: Barang yang digunakan untuk menjalankan kegiatan utama cabang.
- Perlengkapan administrasi: Peralatan untuk pencatatan, pengarsipan, dan pekerjaan kantor.
- Perlengkapan pendukung: Barang yang membantu kenyamanan dan kelancaran aktivitas sehari-hari.
- Persediaan awal: Stok produk atau bahan yang dibutuhkan untuk mulai melayani pelanggan.
Pembagian ini membantu perusahaan mengetahui barang mana yang benar-benar dibutuhkan pada hari pertama dan mana yang masih bisa menyusul.
Dengan begitu, pengiriman dapat diatur berdasarkan prioritas, bukan hanya berdasarkan barang yang paling mudah disiapkan.
Tentukan Barang yang Harus Tiba Lebih Dahulu
Tidak semua perlengkapan harus sampai pada waktu yang sama. Beberapa barang perlu tersedia sebelum cabang mulai beroperasi, sedangkan barang lainnya bisa dikirim setelah kegiatan awal berjalan.
Misalnya, perlengkapan utama untuk melayani pelanggan tentu perlu diprioritaskan dibandingkan dekorasi tambahan yang belum terlalu dibutuhkan.
Buat jadwal sederhana yang berisi nama barang, lokasi tujuan, tanggal barang harus tersedia, dan status persiapannya. Libatkan juga tim yang akan menggunakan barang tersebut agar urutan prioritasnya tidak hanya ditentukan oleh bagian gudang.
Satu hal yang perlu diperhatikan: tanggal barang harus tersedia di cabang berbeda dengan tanggal barang diberangkatkan. Sisakan waktu untuk proses perjalanan dan penerimaan di lokasi tujuan.
Sesuaikan Jumlah Barang dengan Kondisi Cabang
Cabang baru belum tentu membutuhkan jumlah perlengkapan yang sama dengan kantor pusat atau cabang yang sudah lama beroperasi.
Sebelum menentukan jumlah kiriman, perhatikan ukuran lokasi, jumlah karyawan, kapasitas penyimpanan, dan jenis kegiatan yang akan dijalankan.
Jangan sampai barang yang dikirim terlalu banyak hingga memenuhi ruangan, sementara perlengkapan yang lebih penting justru sulit ditemukan.
Jika perusahaan membuka beberapa cabang sekaligus, buat daftar kebutuhan masing-masing lokasi. Hindari menggunakan satu daftar yang sama tanpa penyesuaian karena kondisi dan kebutuhan setiap cabang bisa berbeda.
Baca juga: Lebih Baik Kirim Sedikit tapi Sering atau Sekaligus Banyak?
Perhatikan Barang yang Membutuhkan Penanganan Khusus
Perlengkapan cabang bisa terdiri dari berbagai jenis barang. Ada peralatan kantor, furnitur, perangkat elektronik, hingga perlengkapan operasional yang memiliki ukuran dan karakteristik berbeda.
Sebelum dikirim, periksa kondisi setiap barang dan tentukan cara penanganan yang sesuai. Barang yang mudah tergores atau memiliki bagian rentan perlu mendapatkan perlindungan yang memadai.
Jika ada barang berukuran besar, catat dimensi dan beratnya. Informasi ini akan membantu ketika perusahaan mengatur kebutuhan kendaraan dan meminta perhitungan biaya pengiriman.
Untuk barang yang membutuhkan perlindungan tambahan, kamu bisa membaca juga Kapan Barang Perlu Packing Kayu dan Kapan Tidak?.
Pisahkan Barang Berdasarkan Lokasi Tujuan
Jika satu perusahaan membuka lebih dari satu cabang, pengiriman perlu disusun agar barang tidak tertukar.
Gunakan identitas tujuan yang jelas pada setiap kelompok barang. Cantumkan nama cabang, alamat penerima, dan kontak penanggung jawab. Jika memungkinkan, buat daftar isi kiriman untuk masing-masing lokasi.
Contohnya, perlengkapan untuk cabang A dan cabang B sebaiknya dipisahkan sejak proses persiapan di gudang pusat. Jangan menunggu sampai kendaraan akan berangkat untuk menentukan barang mana yang ditujukan ke setiap cabang.
Pemisahan ini juga memudahkan petugas ketika barang tiba dan perlu diperiksa kembali.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
Pastikan Tim di Lokasi Sudah Siap Menerima
Barang yang sudah sampai belum tentu bisa langsung digunakan jika lokasi penerima belum siap.
Sebelum pengiriman dilakukan, pastikan ada orang yang bertanggung jawab menerima dan memeriksa barang. Berikan informasi mengenai jenis barang yang akan datang, perkiraan kedatangan, serta cara menghubungi pihak pengirim jika ada perbedaan jumlah atau kondisi.
Periksa juga apakah lokasi sudah memiliki ruang penyimpanan yang cukup. Jika cabang masih dalam tahap renovasi atau penataan, tentukan area sementara yang aman untuk menempatkan kiriman.
Koordinasi seperti ini membantu menghindari kondisi ketika barang sudah tiba, tetapi tidak ada pihak yang bisa menerima atau mengarahkannya.
Perhitungkan Perjalanan Jika Cabang Berada di Luar Pulau
Persiapan akan lebih panjang jika cabang baru berada di luar pulau, terutama ketika pengiriman menggunakan jalur laut dan multimoda.
Perusahaan perlu mempertimbangkan kota tujuan, jenis barang, jumlah muatan, pilihan layanan, serta jadwal keberangkatan yang tersedia. Jangan menetapkan tanggal pembukaan cabang hanya berdasarkan perkiraan barang selesai disiapkan.
Sebaiknya konfirmasikan rencana pengiriman lebih awal dan sisakan waktu untuk kemungkinan perubahan jadwal perjalanan. Informasi mengenai tahapan pengiriman juga dapat membantu perusahaan memahami mengapa barang tidak selalu langsung tiba di alamat akhir.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Kesimpulan
Pengiriman perlengkapan untuk cabang baru perlu direncanakan sejak tahap persiapan lokasi. Perusahaan perlu mengetahui barang apa saja yang dibutuhkan, mana yang harus diprioritaskan, serta bagaimana membagi kiriman berdasarkan tujuan dan jadwal operasional.
Jangan hanya berfokus pada memastikan seluruh barang berangkat. Pastikan juga perlengkapan tersebut tiba sesuai kebutuhan dan ada pihak yang siap menerimanya.
Dengan perencanaan yang lebih rapi, proses pembukaan cabang bisa berjalan lebih teratur tanpa terlalu banyak pekerjaan yang tertunda hanya karena perlengkapan belum tersedia.