Saat perusahaan melakukan stock opname, aktivitas gudang biasanya perlu diatur lebih teliti dari hari biasa. Petugas harus menghitung barang secara langsung, mencocokkannya dengan catatan persediaan, lalu mencari tahu jika ada jumlah yang tidak sesuai.
Tantangannya muncul ketika pada waktu yang sama masih ada barang yang datang dari pemasok atau pesanan pelanggan yang harus segera dikirim. Jika barang masuk dan keluar tanpa pencatatan yang jelas, hasil penghitungan bisa berubah sebelum pemeriksaan selesai.
Karena itu, perusahaan perlu mengatur aktivitas pengiriman selama stock opname berlangsung. Tujuannya bukan selalu menghentikan seluruh kegiatan gudang, melainkan memastikan setiap perpindahan barang tetap tercatat dan tidak mengganggu proses pemeriksaan.
Tentukan Jadwal Stock Opname Sejak Awal
Sebelum penghitungan dimulai, tentukan kapan kegiatan stock opname dilakukan dan berapa lama perkiraan prosesnya berlangsung.
Informasikan jadwal tersebut kepada bagian gudang, pembelian, penjualan, dan tim pengiriman. Dengan begitu, setiap bagian mengetahui kapan pemeriksaan dilakukan dan dapat menyesuaikan aktivitasnya.
Jika memungkinkan, pilih waktu ketika transaksi barang tidak terlalu padat. Perusahaan juga bisa menentukan batas waktu penerimaan pesanan atau pengeluaran barang sebelum penghitungan dimulai.
Jangan lupa sampaikan informasi kepada pemasok jika ada perubahan jadwal penerimaan. Hal ini penting agar barang yang sedang dalam perjalanan tidak datang tanpa ada petugas yang siap memprosesnya.
Pisahkan Barang yang Sudah Dihitung dan Belum Dihitung
Salah satu hal yang bisa membuat stock opname membingungkan adalah barang yang sudah diperiksa tercampur kembali dengan barang yang belum dihitung.
Untuk menghindarinya, buat pembagian area atau penanda yang mudah dikenali. Misalnya, barang yang sudah dihitung diberi tanda tertentu, sedangkan barang yang belum diperiksa tetap berada di area terpisah.
Jika gudang memiliki beberapa kelompok produk, lakukan penghitungan berdasarkan zona atau kategori. Cara ini membantu petugas mengetahui bagian mana yang sudah selesai tanpa harus memeriksa ulang seluruh area.
Pastikan juga barang yang sudah dihitung tidak dipindahkan tanpa pencatatan. Perubahan lokasi sekecil apa pun sebaiknya diketahui oleh petugas yang bertanggung jawab.
Atur Barang Masuk Selama Pemeriksaan Berlangsung
Bagaimana jika ada pemasok yang sudah mengirim barang ketika stock opname sedang dilakukan?
Perusahaan perlu menentukan prosedur penerimaan sementara. Barang yang datang dapat ditempatkan di area khusus terlebih dahulu dan belum langsung digabungkan dengan stok yang sedang dihitung.
Catat informasi dasarnya, seperti nama barang, jumlah koli, waktu kedatangan, dan pihak pemasok. Setelah penghitungan selesai atau sesuai prosedur internal perusahaan, barang tersebut dapat diperiksa dan dimasukkan ke pencatatan persediaan.
Cara ini membantu mencegah barang baru ikut terhitung dua kali atau justru tidak tercatat sama sekali.
Baca juga: Jasa Pengiriman Stok Minimarket dan Toko ke Indonesia Timur
Jangan Mengeluarkan Barang Tanpa Pencatatan
Selain barang masuk, pengiriman keluar juga perlu diperhatikan. Pesanan yang harus segera dikirim bisa saja tetap diproses, tetapi pergerakan stoknya harus dicatat dengan jelas.
Misalnya, barang sudah dihitung oleh petugas, lalu beberapa jam kemudian ada pesanan yang harus diberangkatkan. Jika pengeluaran tersebut tidak dicatat, jumlah fisik saat pemeriksaan berikutnya tentu tidak lagi sama.
Sebelum barang keluar, pastikan informasi berikut sudah dicatat:
- Nama dan jenis barang.
- Jumlah yang dikeluarkan.
- Tujuan pengiriman.
- Nomor pesanan atau dokumen terkait.
- Waktu barang meninggalkan gudang.
- Petugas yang menangani pengeluaran.
Dengan catatan tersebut, tim bisa membedakan selisih stok yang berasal dari kesalahan penghitungan dengan perubahan jumlah akibat transaksi yang memang terjadi.
Cocokkan Data Fisik dengan Catatan Pengiriman
Setelah proses penghitungan selesai, jangan langsung menganggap semua data sudah benar. Cocokkan hasil stock opname dengan catatan penerimaan dan pengeluaran barang selama periode pemeriksaan.
Jika ditemukan selisih, telusuri terlebih dahulu transaksi yang terjadi. Bisa jadi ada barang yang sudah diterima tetapi belum masuk sistem, pesanan yang sudah keluar tetapi belum diperbarui, atau perbedaan jumlah pada catatan pengiriman.
Pemeriksaan data menjadi lebih mudah jika setiap transaksi memiliki informasi yang lengkap dan konsisten.
Baca juga: Kesalahan Data Pengiriman yang Sering Membuat Cargo Tertunda
Perhatikan Pengiriman dari Luar Kota atau Antarpulau
Perusahaan yang menerima barang dari luar kota atau antarpulau juga perlu memasukkan jadwal perjalanan ke dalam rencana stock opname.
Jangan hanya memperhatikan tanggal barang diperkirakan tiba. Perhatikan juga tahapan perjalanan dan kemungkinan perubahan jadwal agar bagian gudang dapat menyiapkan penerimaan dengan tepat.
Jika barang masih berada dalam perjalanan ketika pemeriksaan dimulai, catat statusnya secara terpisah dari stok yang sudah berada di gudang. Dengan begitu, barang yang belum diterima secara fisik tidak tercampur dengan jumlah persediaan yang sedang dihitung.
Untuk memahami salah satu tahapan yang mungkin dilalui barang selama perjalanan, kamu bisa membaca Apa Itu Cargo Transit?.
Buat Catatan Setelah Stock Opname Selesai
Setelah penghitungan dan pencocokan data selesai, simpan hasil pemeriksaan sebagai acuan untuk aktivitas gudang berikutnya.
Catat barang yang jumlahnya sesuai, barang yang mengalami selisih, serta transaksi yang perlu diperiksa lebih lanjut. Jika ada prosedur penerimaan atau pengeluaran yang perlu diperbaiki, sampaikan kepada bagian terkait.
Perusahaan juga sebaiknya menyimpan catatan pengiriman selama periode pemeriksaan. Informasi tersebut dapat membantu ketika tim perlu menelusuri asal perubahan jumlah barang.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Kesimpulan
Stock opname bukan berarti seluruh aktivitas pengiriman harus selalu dihentikan. Namun, perusahaan perlu mengatur barang masuk dan keluar agar proses penghitungan tidak terganggu.
Mulai dari menentukan jadwal, memisahkan barang yang sudah dihitung, mencatat penerimaan, hingga memastikan setiap pengeluaran memiliki data yang jelas.
Dengan koordinasi yang baik antara bagian gudang dan tim pengiriman, perusahaan bisa menjaga ketertiban pencatatan tanpa kehilangan kendali atas aktivitas distribusi yang sedang berjalan.