Punya beberapa toko atau cabang usaha memang bisa membantu bisnis menjangkau lebih banyak pelanggan. Namun, ada satu hal yang kadang membuat pemilik usaha cukup kewalahan, yaitu memastikan setiap cabang memiliki persediaan barang yang sesuai dengan kebutuhannya.
Di satu lokasi, stok bisa saja masih menumpuk. Sementara itu, cabang lain justru mulai kehabisan barang yang paling sering dicari pelanggan. Kalau situasi ini terjadi berulang kali, kegiatan operasional bisa menjadi kurang efisien.
Mengirim barang terus-menerus tanpa melihat kebutuhan masing-masing cabang juga bukan pilihan yang tepat. Selain menambah frekuensi pengiriman, barang yang datang terlalu banyak bisa membuat ruang penyimpanan semakin penuh.
Lalu, bagaimana cara mengatur pengiriman stok supaya setiap cabang mendapatkan barang sesuai kebutuhannya? Ada beberapa hal yang bisa mulai diperhatikan.
Kenali Kebutuhan Setiap Cabang Sebelum Mengirim Barang
Meskipun berada di bawah satu usaha yang sama, kebutuhan setiap cabang belum tentu serupa.
Toko yang berada di kawasan ramai mungkin membutuhkan persediaan lebih banyak dibandingkan cabang yang jumlah pelanggannya masih terbatas. Begitu juga dengan jenis produk yang paling sering terjual.
Karena itu, jangan langsung membagi stok secara merata ke seluruh cabang.
Coba perhatikan beberapa hal berikut:
- Jumlah barang yang terjual dalam periode tertentu.
- Produk yang paling sering dicari pelanggan.
- Persediaan barang yang masih tersedia.
- Kapasitas ruang penyimpanan masing-masing cabang.
- Kebutuhan barang untuk beberapa minggu ke depan.
Dari informasi tersebut, pemilik usaha bisa mendapatkan gambaran mengenai jumlah barang yang benar-benar perlu dikirim.
Jangan Menunggu Stok Benar-Benar Habis
Salah satu kebiasaan yang bisa mengganggu kelancaran usaha adalah baru memesan atau mengirim stok ketika barang hampir habis.
Padahal, pengiriman membutuhkan waktu. Terlebih jika barang harus menempuh perjalanan antarpulau atau melewati beberapa tahapan distribusi.
Lebih baik tentukan batas persediaan minimum untuk setiap cabang. Ketika stok mulai mendekati batas tersebut, persiapan pengiriman bisa segera dilakukan.
Misalnya, sebuah toko memiliki persediaan 200 unit produk. Jika penjualan harian cukup tinggi, pemilik usaha perlu memperkirakan kapan stok tersebut akan habis dan kapan persediaan berikutnya harus mulai dikirim.
Dengan begitu, keputusan pengiriman tidak hanya bergantung pada kondisi stok hari ini, tetapi juga mempertimbangkan kebutuhan beberapa waktu mendatang.
Pilih Pengiriman Bertahap atau Sekaligus dalam Jumlah Besar?
Ini menjadi salah satu pertimbangan penting ketika usaha memiliki beberapa cabang.
Pengiriman dalam jumlah besar sekaligus bisa membantu mengurangi frekuensi pengiriman. Namun, cara ini membutuhkan ruang penyimpanan yang cukup dan perencanaan stok yang baik.
Sebaliknya, pengiriman bertahap memberikan keleluasaan untuk menyesuaikan jumlah barang dengan kebutuhan cabang. Akan tetapi, frekuensi pengiriman bisa menjadi lebih sering.
Tidak ada satu pilihan yang selalu cocok untuk semua usaha.
Sebelum menentukan cara pengiriman, perhatikan:
- Seberapa cepat barang terjual di setiap cabang.
- Berapa kapasitas gudang atau tempat penyimpanan.
- Seberapa jauh lokasi cabang dari tempat penyimpanan utama.
- Berapa anggaran yang tersedia untuk pengiriman.
- Apakah barang memiliki masa simpan atau batas penggunaan.
Kalau masih bingung menentukan pilihan, kamu bisa membaca pembahasan berikut untuk melihat perbedaan kedua pola pengiriman tersebut.
Baca juga: Lebih Baik Kirim Sedikit tapi Sering atau Sekaligus Banyak?
Buat Catatan Stok yang Mudah Diperiksa
Pengiriman antar cabang akan lebih mudah diatur jika setiap lokasi memiliki catatan persediaan yang jelas.
Tidak harus menggunakan aplikasi khusus yang rumit. Untuk usaha yang masih berkembang, pencatatan melalui spreadsheet juga bisa menjadi pilihan.
Informasi yang sebaiknya dicatat meliputi:
- Nama dan jenis barang.
- Jumlah stok awal.
- Jumlah barang yang terjual.
- Jumlah stok tersisa.
- Jumlah barang yang dibutuhkan.
- Tanggal pengiriman terakhir.
Catatan tersebut perlu diperbarui secara berkala agar keputusan pengiriman tidak berdasarkan perkiraan semata.
Misalnya, cabang A masih memiliki 80 unit barang, sedangkan cabang B hanya tersisa 15 unit. Dengan informasi tersebut, pemilik usaha bisa menentukan lokasi mana yang lebih membutuhkan tambahan persediaan.
Pastikan Data Barang Sudah Siap Sebelum Dikirim
Setelah jumlah kebutuhan setiap cabang diketahui, langkah berikutnya adalah menyiapkan barang yang akan dikirim.
Bagian ini sering terlihat sederhana, tetapi cukup penting ketika satu pengiriman terdiri dari banyak jenis barang atau memiliki beberapa tujuan.
Jangan hanya mencatat total berat keseluruhan. Pisahkan informasi berdasarkan jenis barang dan tujuan pengirimannya.
Contohnya, jika satu pengiriman berisi perlengkapan untuk tiga cabang, setiap kelompok barang sebaiknya memiliki daftar tersendiri. Berikan penanda pada kemasan agar petugas lebih mudah mengenali barang untuk masing-masing lokasi.
Data yang perlu disiapkan antara lain:
- Nama barang.
- Jumlah koli.
- Berat masing-masing kemasan.
- Ukuran panjang, lebar, dan tinggi.
- Kota tujuan.
- Nama dan nomor telepon penerima.
Kalau barang sudah dipacking, lakukan pengecekan ulang terhadap jumlah koli dan ukuran akhirnya.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
Perhatikan Jadwal Pengiriman dan Waktu Kedatangan
Pengiriman stok untuk kebutuhan usaha sebaiknya tidak dilakukan secara mendadak.
Apalagi jika barang harus dikirim menuju lokasi yang membutuhkan perjalanan cukup panjang. Pemilik usaha perlu memperhitungkan waktu persiapan, jadwal keberangkatan, perjalanan, hingga proses distribusi di kota tujuan.
Jangan hanya berpatokan pada tanggal barang harus tersedia di cabang. Perhatikan juga kapan barang perlu disiapkan dan diserahkan untuk pengiriman.
Untuk pengiriman melalui jalur laut, jadwal kapal dan batas penerimaan cargo perlu diperiksa sesuai rute yang digunakan.
Baca juga: Apa Itu Cut Off Cargo?
Dengan mengetahui batas penerimaan sejak awal, persiapan barang bisa dilakukan lebih terencana.
Hitung Kebutuhan Biaya Pengiriman dengan Lebih Teliti
Mengirim stok ke beberapa cabang tentu membutuhkan anggaran tersendiri.
Namun, biaya yang perlu diperhitungkan bukan hanya ongkos kirim. Pemilik usaha juga perlu melihat jumlah barang, kebutuhan packing, berat, dimensi, dan lokasi tujuan.
Barang yang terlihat ringan belum tentu memiliki biaya pengiriman yang sama dengan barang lain. Ukuran kemasan juga dapat menjadi pertimbangan dalam perhitungan cargo.
Karena itu, sebaiknya kumpulkan informasi barang sebelum meminta estimasi biaya.
Pemilik usaha juga bisa membandingkan kebutuhan pengiriman secara berkala agar anggaran logistik tidak sulit dikendalikan.
Baca juga: Cara Menekan Biaya Pengiriman di Awal Tahun 2026
Jangan Lupakan Koordinasi dengan Cabang Penerima
Barang yang sudah dikirim bukan berarti seluruh pekerjaan selesai.
Cabang penerima juga perlu mengetahui rencana kedatangan barang supaya bisa mempersiapkan tempat penyimpanan dan petugas yang bertanggung jawab.
Sebelum pengiriman dilakukan, pastikan informasi berikut sudah disampaikan:
- Perkiraan jumlah barang yang akan diterima.
- Nama pihak yang bertanggung jawab menerima barang.
- Alamat penerimaan yang lengkap.
- Nomor telepon yang bisa dihubungi.
- Kebutuhan penyimpanan khusus jika ada.
Ketika barang tiba, lakukan pemeriksaan jumlah dan kondisi kemasan. Jika terdapat perbedaan dengan catatan pengiriman, segera dokumentasikan dan komunikasikan kepada pihak terkait.
Koordinasi seperti ini membantu mengurangi kesalahpahaman antara gudang utama dan cabang penerima.
Pengelolaan Stok yang Baik Dimulai dari Perencanaan
Mengatur persediaan untuk beberapa cabang memang membutuhkan perhatian lebih. Setiap lokasi memiliki kebutuhan, jumlah penjualan, dan kapasitas penyimpanan yang berbeda.
Karena itu, pengiriman tidak sebaiknya dilakukan hanya berdasarkan perkiraan atau kebiasaan sebelumnya.
Mulailah dengan memeriksa stok, memahami kebutuhan setiap cabang, menyiapkan data barang, dan menentukan waktu pengiriman yang sesuai.
Jika seluruh proses tersebut diperhatikan, distribusi barang bisa menjadi lebih terarah dan risiko penumpukan persediaan dapat dikurangi.
Pada akhirnya, tujuan pengiriman bukan sekadar memastikan barang sampai ke lokasi tujuan. Yang tidak kalah penting adalah memastikan jumlah dan waktu kedatangannya sesuai dengan kebutuhan usaha.