Pernah membayangkan barang sudah sampai di lokasi tujuan, tetapi ternyata tempat untuk menurunkannya belum siap? Situasi seperti ini bisa membuat proses penerimaan menjadi lebih lama. Apalagi jika barang yang datang berukuran besar atau jumlahnya cukup banyak.
Dalam pengiriman cargo, persiapan tidak berhenti ketika barang sudah diserahkan kepada ekspedisi. Lokasi penerima juga perlu dipersiapkan supaya proses bongkar muat berjalan lebih tertib. Area yang terlalu sempit, akses kendaraan yang terhalang, atau tidak adanya tempat untuk menaruh barang sementara bisa membuat pekerjaan menjadi lebih rumit.
Karena itu, sebelum cargo tiba, ada baiknya memastikan lokasi penerimaan benar-benar siap digunakan.
Periksa Kondisi Area Sebelum Hari Kedatangan
Hal pertama yang perlu diperhatikan adalah kondisi tempat bongkar muat. Jangan hanya melihat apakah ada ruang kosong, tetapi periksa juga apakah kendaraan dapat menjangkau area tersebut dan apakah barang bisa dipindahkan dengan leluasa.
Beberapa hal yang bisa diperiksa antara lain:
- Luas area: Pastikan tersedia ruang yang cukup untuk menurunkan dan menata barang.
- Akses kendaraan: Periksa apakah jalan masuk memiliki lebar dan kondisi yang memadai.
- Kondisi lantai: Pastikan permukaan cukup kuat dan tidak licin untuk aktivitas pemindahan barang.
- Hambatan di sekitar lokasi: Singkirkan kendaraan, peralatan, atau barang lain yang dapat menghalangi proses bongkar muat.
Pengecekan sederhana ini membantu mengurangi kemungkinan pekerjaan terhenti hanya karena lokasi belum siap.
Tentukan Tempat Penyimpanan Sementara
Tidak semua barang bisa langsung dibawa ke ruangan atau area penggunaannya. Ada kalanya barang perlu diperiksa, dihitung, atau menunggu giliran untuk dipindahkan.
Itulah sebabnya tempat penyimpanan sementara sebaiknya sudah ditentukan sebelum pengiriman tiba. Pilih area yang tidak mengganggu aktivitas utama, terlindung dari hujan, dan memungkinkan barang ditata tanpa menghalangi akses keluar masuk.
Jika barang memiliki ukuran atau karakteristik yang berbeda, pisahkan penempatannya. Barang yang mudah tergores, misalnya, sebaiknya tidak ditumpuk sembarangan bersama barang berat.
Untuk cargo berukuran besar, kebutuhan ruang perlu diperhitungkan sejak awal. Kamu bisa membaca juga panduan pengiriman barang overweight antar pulau agar lebih memahami hal-hal yang perlu diperhatikan ketika menangani barang dengan ukuran atau berat besar.
Siapkan Orang yang Bertanggung Jawab Menerima Barang
Area yang sudah siap tetap membutuhkan orang yang bertugas mengawasi penerimaan. Jangan sampai kendaraan datang, tetapi tidak ada pihak yang mengetahui barang apa saja yang harus diterima.
Sebaiknya tentukan satu orang sebagai penanggung jawab. Orang tersebut dapat membantu mengarahkan penempatan barang, memeriksa jumlah koli, dan mencatat apabila ada kondisi barang yang perlu ditindaklanjuti.
Jika barang diterima oleh beberapa bagian, informasikan juga jadwal kedatangan kepada tim terkait. Dengan begitu, tidak perlu menunggu terlalu lama hanya untuk mencari orang yang berwenang menerima kiriman.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
Perhatikan Peralatan untuk Membantu Bongkar Muat
Barang dengan ukuran dan berat tertentu mungkin membutuhkan alat bantu ketika diturunkan atau dipindahkan. Karena itu, jangan menunggu sampai kendaraan tiba untuk mencari tahu peralatan apa yang dibutuhkan.
Sesuaikan alat bantu dengan karakter barang dan kondisi lokasi. Misalnya, barang yang berat mungkin membutuhkan troli khusus atau alat angkat yang sesuai. Penggunaannya juga perlu dilakukan oleh orang yang memahami cara pengoperasian alat tersebut.
Selain peralatan, perhatikan jalur perpindahan barang. Pastikan tidak ada kabel, tumpukan kardus, atau benda lain yang berpotensi membuat proses pemindahan terganggu.
Jika barang membutuhkan perlindungan tambahan selama perjalanan dan penanganan, kamu bisa membaca juga artikel kapan barang perlu packing kayu dan kapan tidak.
Sesuaikan Persiapan dengan Jadwal Kedatangan
Persiapan lokasi sebaiknya tidak dilakukan mendadak. Pastikan informasi mengenai rencana kedatangan barang sudah diterima oleh pihak yang bertanggung jawab di lokasi.
Namun, perlu diingat bahwa jadwal pengiriman dapat mengalami penyesuaian. Untuk pengiriman melalui jalur laut, ada beberapa tahapan perjalanan dan proses penanganan yang perlu diperhitungkan.
Karena itu, lakukan konfirmasi jadwal secara berkala dan siapkan waktu cadangan apabila terjadi perubahan. Kamu juga bisa membaca apa itu cut off cargo dan mengapa pengiriman bisa menunggu keberangkatan berikutnya untuk memahami salah satu tahapan yang perlu diperhatikan sebelum cargo diberangkatkan.
Jangan Biarkan Barang Menumpuk Tanpa Rencana
Ketika barang sudah tiba, pekerjaan berikutnya adalah memastikan semuanya ditempatkan sesuai kebutuhan. Hindari menaruh seluruh barang di satu titik tanpa mempertimbangkan urutan pemindahan atau penggunaannya.
Jika barang akan dibawa ke beberapa ruangan, kelompokkan berdasarkan lokasi penempatan. Berikan ruang yang cukup di antara tumpukan agar petugas tetap bisa bergerak dan mengambil barang tanpa harus memindahkan tumpukan lainnya.
Setelah proses bongkar muat selesai, lakukan pemeriksaan jumlah dan kondisi barang. Catat jika ada perbedaan antara barang yang diterima dengan informasi pengiriman.
Kesimpulan
Area bongkar muat sering kali baru diperhatikan ketika barang sudah tiba. Padahal, kesiapan lokasi penerima punya peran penting dalam membantu proses penerimaan cargo berjalan lebih lancar.
Mulai dari memeriksa akses kendaraan, menentukan tempat penyimpanan sementara, menyiapkan petugas, hingga memastikan alat bantu tersedia. Semua hal tersebut sebaiknya direncanakan sebelum hari kedatangan.
Dengan persiapan yang lebih matang, barang tidak hanya lebih mudah diturunkan, tetapi juga lebih mudah ditata dan diperiksa setelah diterima.