Barang dalam jumlah besar sudah dikirim, tetapi pernah kepikiran belum bagaimana kondisi tempat penerimaannya nanti? Kadang, perhatian kita terlalu fokus pada proses pengiriman sampai lupa menyiapkan lokasi tujuan. Padahal, barang yang sudah tiba tetap bisa menimbulkan masalah kalau area bongkar belum siap, orang yang menerima belum tersedia, atau tidak ada catatan untuk memeriksa jumlah barang.
Hal seperti ini sering terjadi ketika perusahaan menerima perlengkapan usaha, stok toko, material, atau kebutuhan operasional dalam jumlah banyak. Barang datang sekaligus, sementara gudang atau lokasi penerima masih sibuk dengan aktivitas lain.
Supaya proses penerimaan tidak berantakan, ada beberapa hal yang sebaiknya disiapkan sebelum cargo tiba.
Pastikan Area Penerimaan Bisa Digunakan
Hal pertama yang perlu diperiksa adalah kondisi lokasi tujuan. Jangan sampai kendaraan pengangkut sudah tiba, tetapi area untuk menurunkan barang masih dipenuhi barang lain.
Coba periksa beberapa hal berikut:
- Ruang bongkar: Pastikan tersedia tempat yang cukup untuk menurunkan dan menata barang.
- Akses masuk: Perhatikan lebar pintu, jalan masuk, lorong, dan kondisi area sekitar.
- Kapasitas penyimpanan: Siapkan tempat untuk meletakkan barang setelah proses bongkar selesai.
- Kondisi lantai: Pastikan area cukup aman untuk menampung barang dengan berat tertentu.
- Peralatan pendukung: Jika diperlukan, siapkan troli, hand pallet, atau alat bantu lain yang sesuai dengan karakter barang.
Jangan hanya mengukur kapasitas gudang secara keseluruhan. Perhatikan juga jalur yang akan dilewati barang dari kendaraan menuju tempat penyimpanan.
Tentukan Siapa yang Bertanggung Jawab Menerima Barang
Pengiriman dalam jumlah besar sebaiknya tidak diterima tanpa penanggung jawab yang jelas. Apalagi jika barang datang ketika pemilik usaha atau kepala gudang sedang tidak berada di lokasi.
Tentukan siapa yang bertugas untuk:
- Berkoordinasi dengan pihak pengiriman.
- Mengarahkan proses penurunan barang.
- Memeriksa jumlah kemasan.
- Mencocokkan barang dengan dokumen atau daftar penerimaan.
- Melaporkan apabila ada perbedaan jumlah atau kondisi barang.
Kalau penerimaan dilakukan oleh beberapa orang, sebaiknya tetap ada satu orang yang mengawasi pencatatan akhir. Dengan begitu, informasi tidak tersebar dan setiap orang mengetahui bagian pekerjaannya.
Siapkan Daftar Barang Sebelum Cargo Datang
Salah satu hal yang sering membuat proses penerimaan memakan waktu adalah tidak adanya daftar barang yang bisa dijadikan acuan.
Bayangkan sebuah perusahaan menerima 20 koli berisi perlengkapan operasional. Tanpa daftar yang jelas, petugas bisa kesulitan memastikan apakah semua kemasan sudah diterima atau masih ada yang belum ditemukan.
Sebelum barang tiba, siapkan catatan yang memuat:
- Nama atau jenis barang.
- Jumlah koli yang dikirim.
- Keterangan isi setiap kemasan jika tersedia.
- Identitas atau nomor pada kemasan.
- Nama pengirim dan penerima.
- Catatan khusus apabila ada barang yang membutuhkan penanganan tertentu.
Pastikan daftar tersebut mudah diakses oleh orang yang bertugas menerima barang. Jika jumlahnya cukup banyak, gunakan spreadsheet agar pencatatan lebih mudah diperbarui.
Baca juga: Bagaimana Cara Membuat Daftar Koli yang Rapi untuk Pengiriman Banyak Barang?
Jangan Langsung Membuka Semua Kemasan
Ketika barang datang, ada keinginan untuk langsung membongkar seluruh kemasan agar isinya cepat diketahui. Namun, sebaiknya pemeriksaan awal dilakukan secara bertahap.
Mulailah dengan mencocokkan jumlah koli yang diterima dengan daftar pengiriman. Setelah itu, perhatikan kondisi bagian luar kemasan.
Beberapa hal yang bisa diperiksa antara lain:
- Apakah kardus atau peti terlihat penyok?
- Apakah ada bagian kemasan yang terbuka?
- Apakah terdapat bekas benturan atau kerusakan?
- Apakah label pada kemasan masih terbaca?
- Apakah jumlah kemasan sesuai dengan catatan?
Jika ditemukan kondisi yang tidak sesuai, dokumentasikan terlebih dahulu melalui foto dan catatan. Simpan informasi tersebut agar lebih mudah digunakan ketika melakukan konfirmasi kepada pihak terkait.
Untuk memahami bagaimana perlindungan kemasan dapat disesuaikan dengan karakter barang, kamu bisa membaca panduan Kapan Barang Perlu Packing Kayu dan Kapan Tidak?.
Pisahkan Barang Berdasarkan Jenis dan Kebutuhannya
Setelah proses pemeriksaan awal, jangan langsung menumpuk semua barang di satu tempat. Pengelompokan akan membantu petugas menemukan barang yang dibutuhkan tanpa harus memindahkan banyak kemasan.
Contohnya, barang bisa dipisahkan berdasarkan:
- Departemen atau bagian yang akan menggunakan.
- Jenis perlengkapan.
- Lokasi penyimpanan.
- Tingkat prioritas penggunaan.
- Kondisi atau kebutuhan penanganan khusus.
Barang yang akan segera digunakan sebaiknya ditempatkan di area yang mudah dijangkau. Sementara itu, barang yang belum diperlukan bisa disimpan di lokasi penyimpanan yang sudah ditentukan.
Cara ini juga membantu mengurangi risiko barang tertukar atau sulit ditemukan ketika aktivitas operasional kembali berjalan.
Perhatikan Jadwal Kedatangan dan Kesiapan Tim
Persiapan lokasi tidak akan maksimal jika tim penerima belum mengetahui perkiraan kedatangan barang.
Karena itu, koordinasikan jadwal penerimaan dengan pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman. Jika ada perubahan informasi, segera sampaikan kepada orang-orang yang bertugas di lokasi tujuan.
Untuk pengiriman cargo antarpulau, perencanaan waktu perlu memperhatikan rute, jadwal keberangkatan, dan kondisi operasional. Jangan langsung menganggap semua pengiriman memiliki waktu tempuh yang sama.
Baca juga: Apa Itu Cut Off Cargo? Mengapa Pengiriman Bisa Menunggu Keberangkatan Berikutnya?
Sebaiknya, siapkan area dan tim penerima sebelum perkiraan kedatangan barang, bukan setelah kendaraan tiba di lokasi.
Catat Hasil Penerimaan Setelah Barang Diperiksa
Pekerjaan belum selesai hanya karena semua kemasan sudah diturunkan. Hasil penerimaan tetap perlu dicatat agar perusahaan memiliki informasi yang jelas mengenai barang yang sudah sampai.
Catatan tersebut setidaknya memuat jumlah koli yang diterima, kondisi kemasan, waktu penerimaan, serta keterangan jika terdapat selisih atau kerusakan.
Jika barang akan langsung dibagikan ke beberapa bagian, catat juga ke mana barang tersebut dipindahkan. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu memeriksa ulang dari awal ketika suatu barang dibutuhkan.
Kebiasaan mencatat ini terlihat sederhana, tetapi cukup membantu ketika perusahaan menerima pengiriman secara rutin atau dalam jumlah besar.
Penerimaan Cargo yang Rapi Membantu Aktivitas Usaha
Mengatur penerimaan barang bukan hanya pekerjaan petugas gudang. Bagian operasional, pengadaan, dan penerima barang juga perlu saling berkoordinasi supaya tidak ada informasi yang terlewat.
Mulai dari menyiapkan area bongkar, menentukan penanggung jawab, mencocokkan jumlah koli, hingga mencatat kondisi barang. Semua langkah tersebut membantu perusahaan mengetahui apa saja yang sudah diterima dan apa yang masih perlu ditindaklanjuti.
Kalau perusahaan sedang merencanakan pengiriman cargo dalam jumlah besar, jangan lupa menyiapkan informasi barang sejak awal. Data seperti jenis barang, berat, dimensi, dan jumlah koli akan membantu proses pengecekan kebutuhan pengiriman.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat.
Dengan persiapan yang tepat dari sisi pengirim maupun penerima, proses pengiriman dan penerimaan barang bisa dikoordinasikan dengan lebih baik.