Pernah mengalami situasi ketika barang sudah sampai di gudang, tetapi proses bongkar muat justru memakan waktu lebih lama karena tempatnya belum siap? Hal seperti ini cukup sering luput dari perhatian, terutama ketika perusahaan sedang menerima banyak barang dalam waktu berdekatan.
Padahal, kedatangan barang bukan berarti seluruh pekerjaan sudah selesai. Masih ada proses lain yang perlu dilakukan, mulai dari menurunkan barang, memeriksa jumlah koli, mencocokkan kondisi barang, hingga menempatkannya di area penyimpanan yang sesuai.
Karena itu, pengaturan area penerimaan barang di gudang perlu menjadi bagian dari perencanaan operasional. Bukan hanya supaya gudang terlihat rapi, tetapi juga agar aktivitas penerimaan tidak mengganggu pekerjaan lainnya.
Mengapa Area Penerimaan Barang Perlu Dipersiapkan?
Dalam kegiatan usaha, gudang bukan sekadar tempat untuk menyimpan barang. Ada banyak aktivitas yang berlangsung di dalamnya, seperti penerimaan stok, pemeriksaan, penyortiran, penyimpanan, sampai persiapan barang untuk dikirim kembali.
Kalau semua kegiatan tersebut dilakukan tanpa pembagian area yang jelas, pekerjaan bisa saling bertabrakan.
Misalnya, barang yang baru datang diletakkan di jalur keluar masuk kendaraan. Akibatnya, aktivitas bongkar muat berikutnya menjadi terhambat. Belum lagi jika barang yang sudah diperiksa tercampur dengan barang yang belum selesai dicek.
Dengan pembagian ruang yang tepat, setiap barang bisa melewati proses penerimaan secara lebih teratur.
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Barang Tiba
Tidak perlu langsung melakukan perubahan besar pada bangunan gudang. Beberapa persiapan sederhana berikut bisa membantu kegiatan penerimaan berjalan lebih lancar.
1. Pastikan Tersedia Ruang untuk Menurunkan Barang
Sebelum kendaraan pengangkut tiba, pastikan ada area yang cukup untuk menurunkan barang.
Perhatikan juga ukuran kendaraan, dimensi cargo, serta akses menuju lokasi bongkar muat. Jangan sampai kendaraan sudah tiba, tetapi kesulitan mencari tempat untuk berhenti atau menurunkan muatan.
Jika gudang menerima barang dalam jumlah besar, kapasitas area bongkar muat sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan penerimaan.
2. Pisahkan Area Barang yang Baru Datang
Barang yang baru diturunkan sebaiknya tidak langsung dicampur dengan stok lama.
Sediakan tempat khusus untuk menampung barang sementara sebelum pemeriksaan selesai. Cara ini membantu petugas membedakan mana barang yang sudah diterima dan mana yang masih perlu diperiksa.
Pemisahan tersebut juga memudahkan ketika ada barang yang jumlahnya tidak sesuai dengan catatan pengiriman.
3. Siapkan Tempat untuk Pemeriksaan Barang
Setelah barang diturunkan, langkah berikutnya adalah melakukan pengecekan.
Beberapa hal yang dapat diperiksa antara lain:
- Jumlah koli yang diterima.
- Kondisi kemasan bagian luar.
- Kesesuaian label dan identitas barang.
- Kondisi fisik barang apabila pemeriksaan memungkinkan.
- Kesesuaian barang dengan dokumen penerimaan.
Kalau ditemukan perbedaan jumlah atau kerusakan, catat terlebih dahulu sebelum barang dipindahkan ke area penyimpanan.
4. Perhatikan Jalur Keluar Masuk Gudang
Jalur pergerakan barang perlu diperhatikan, terutama untuk gudang yang menerima cargo berukuran besar.
Hindari menumpuk barang di dekat pintu masuk, jalur kendaraan, atau akses menuju area penyimpanan. Ruang gerak yang terbatas bisa membuat aktivitas pekerja menjadi kurang leluasa.
Pengaturan jalur juga membantu mengurangi risiko barang tersenggol atau tertabrak ketika dipindahkan.
5. Tentukan Lokasi Penyimpanan Berdasarkan Jenis Barang
Tidak semua barang cocok ditempatkan di area yang sama.
Barang berukuran besar membutuhkan ruang yang berbeda dengan barang kecil. Begitu juga barang yang mudah pecah atau memiliki karakteristik khusus.
Sebelum cargo datang, tentukan lokasi penyimpanan berdasarkan jenis, ukuran, berat, dan kebutuhan penanganannya.
Dengan begitu, petugas tidak perlu menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari tempat ketika barang sudah berada di gudang.
Bagaimana Jika Barang Datang dalam Jumlah Besar?
Penerimaan barang dalam jumlah besar membutuhkan persiapan yang sedikit berbeda dibandingkan penerimaan biasa.
Apalagi jika barang berasal dari pengiriman antar pulau dan terdiri dari banyak koli. Gudang perlu memperhitungkan kapasitas ruang, jumlah petugas, serta waktu yang dibutuhkan untuk memeriksa seluruh barang.
Beberapa hal yang bisa dilakukan adalah:
- Mengatur jadwal penerimaan agar tidak bertabrakan dengan aktivitas gudang lainnya.
- Menyiapkan tenaga kerja sesuai kebutuhan bongkar muat.
- Memastikan peralatan pemindahan barang tersedia.
- Membuat catatan jumlah barang yang diterima.
- Menentukan lokasi penempatan sebelum proses bongkar muat dimulai.
Jika barang datang secara bertahap, catatan penerimaan juga perlu diperbarui setiap kali ada barang yang masuk.
Untuk memahami tahapan pengiriman dari awal hingga barang diterima, kamu bisa melihat pembahasan berikut:
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Jangan Lupakan Koordinasi dengan Pihak Pengiriman
Persiapan gudang akan lebih mudah jika pihak penerima dan pengirim memiliki informasi yang sama.
Penerima sebaiknya mengetahui perkiraan kedatangan barang, jumlah koli, serta informasi mengenai karakteristik cargo. Sementara itu, pihak pengiriman juga perlu mendapatkan informasi apabila terdapat ketentuan khusus terkait akses kendaraan atau lokasi bongkar muat.
Untuk pengiriman cargo antar pulau, waktu penerimaan juga perlu direncanakan dengan mempertimbangkan proses perjalanan dan jadwal keberangkatan.
Baca juga: Apa Itu Cut Off Cargo?
Koordinasi sejak awal dapat membantu kedua pihak mempersiapkan kebutuhan masing-masing tanpa harus menunggu sampai barang tiba.
Apakah Semua Barang Harus Diterima Sekaligus?
Tidak selalu. Keputusan untuk menerima barang sekaligus atau secara bertahap dapat disesuaikan dengan kapasitas gudang dan kebutuhan operasional.
Misalnya, perusahaan yang memiliki ruang penyimpanan terbatas mungkin lebih nyaman menerima barang sesuai kebutuhan. Sebaliknya, perusahaan yang memiliki kapasitas gudang memadai bisa mempertimbangkan penerimaan dalam jumlah lebih besar.
Hal terpenting adalah memastikan jumlah barang yang datang sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan penyimpanan.
Pembahasan mengenai pertimbangan pengiriman dalam jumlah besar maupun bertahap juga bisa kamu baca di sini:
Baca juga: Lebih Baik Kirim Sedikit tapi Sering atau Sekaligus Banyak?
Kesimpulan
Kesiapan gudang sering kali baru diperhatikan ketika barang sudah tiba. Padahal, pengaturan ruang penerimaan, jalur bongkar muat, dan tempat pemeriksaan sebaiknya dipersiapkan lebih awal.
Dengan pengelolaan area penerimaan barang di gudang yang baik, perusahaan bisa mengurangi hambatan saat menerima stok dan membantu aktivitas penyimpanan berjalan lebih teratur.
Pada akhirnya, kelancaran distribusi tidak hanya bergantung pada proses pengiriman. Kesiapan tempat tujuan juga memiliki peran penting agar barang yang datang bisa segera diperiksa, disimpan, dan digunakan sesuai kebutuhan.