Pernah mengalami barang datang sesuai jadwal, tetapi saat kendaraan pengangkut tiba, gudang justru masih penuh atau belum ada tempat untuk menaruh barang baru? Situasi seperti ini kelihatannya sepele, tetapi bisa membuat pekerjaan lain ikut tertunda.
Masalahnya bukan selalu karena pengiriman terlambat. Kadang, barang memang sudah sampai sesuai rencana, hanya saja tempat penerimaannya belum siap. Akibatnya, barang harus menunggu, staf gudang perlu mengatur ulang susunan penyimpanan, dan pekerjaan yang seharusnya selesai hari itu jadi bertambah.
Kenapa tempat penyimpanan perlu disiapkan sebelum barang datang?
Saat stok masih sedikit, menaruh barang di sudut gudang mungkin bukan masalah besar. Namun, ketika barang datang dalam jumlah banyak, ruang kosong menjadi hal yang perlu diperhitungkan.
Apalagi jika barang yang diterima berukuran besar, terdiri dari banyak koli, atau harus dipisahkan berdasarkan jenisnya. Tanpa persiapan, barang bisa menumpuk di area penerimaan dan mengganggu proses keluar-masuk barang lainnya.
Karena itu, sebelum menentukan jadwal pengiriman, ada baiknya memastikan bahwa gudang benar-benar memiliki ruang untuk menerima barang tersebut.
Apa yang bisa terjadi jika gudang belum siap?
1. Barang menumpuk di area bongkar muat
Area bongkar muat seharusnya digunakan untuk memindahkan barang, bukan menjadi tempat penyimpanan sementara dalam waktu lama. Jika barang yang baru datang tidak bisa langsung dipindahkan, ruang untuk kegiatan berikutnya ikut berkurang.
2. Barang yang sudah datang sulit ditemukan
Ketika barang diletakkan di tempat yang tersedia tanpa pengaturan, staf gudang bisa kesulitan mencari barang tertentu. Kondisi ini makin merepotkan jika ada barang yang harus segera dikirim kembali atau digunakan untuk kebutuhan operasional.
3. Pekerjaan gudang menjadi dua kali
Staf yang seharusnya memeriksa barang dan mencatat stok mungkin harus lebih dulu memindahkan barang lama untuk membuat ruang baru. Pekerjaan tambahan ini bisa memperlambat penerimaan barang berikutnya.
4. Jadwal pekerjaan lain ikut berubah
Barang yang belum bisa disimpan dengan baik dapat memengaruhi jadwal distribusi, pengambilan stok, atau persiapan pesanan. Satu masalah di area penyimpanan bisa merembet ke kegiatan lain yang sebenarnya sudah direncanakan.
Cara menyiapkan gudang sebelum pengiriman tiba
Tidak harus langsung melakukan penataan besar-besaran. Ada beberapa hal sederhana yang bisa diperiksa sebelum barang diberangkatkan.
Periksa kapasitas ruang yang tersedia. Jangan hanya melihat apakah gudang masih memiliki ruang kosong. Perhatikan juga ukuran barang, jumlah koli, dan apakah barang tersebut membutuhkan area khusus.
Pastikan barang lama sudah tertata. Barang yang sudah selesai diperiksa sebaiknya ditempatkan di lokasi penyimpanannya. Dengan begitu, area penerimaan tidak dipenuhi barang dari pengiriman sebelumnya.
Tentukan lokasi penyimpanan sejak awal. Jika memungkinkan, tentukan bagian gudang untuk setiap kelompok barang sebelum barang tiba. Cara ini membantu staf mengetahui ke mana barang harus dipindahkan setelah pemeriksaan.
Cocokkan jadwal kedatangan dengan kesiapan tim. Pastikan ada petugas yang bisa menerima, memeriksa, dan mencatat barang. Jadwal yang sesuai membantu mengurangi waktu tunggu saat barang tiba.
Siapkan catatan barang yang akan diterima. Informasi seperti jenis barang, jumlah koli, dan asal pengiriman dapat membantu tim gudang melakukan pengecekan. Jika ada perbedaan antara catatan dan kondisi barang, selisihnya lebih mudah diketahui.
Jangan hanya mengatur kapan barang dikirim
Menentukan tanggal pengiriman memang penting, tetapi rencana penerimaan juga perlu diperhatikan. Barang yang datang tepat waktu belum tentu langsung bisa diproses jika gudang tidak memiliki ruang dan tenaga yang cukup.
Untuk usaha yang menerima barang dalam jumlah besar, koordinasi antara pihak pengirim dan penerima dapat membantu memperjelas jadwal serta persiapan yang dibutuhkan. Jika pengiriman melibatkan perjalanan antarkota atau antarpulau, perencanaan ruang penyimpanan menjadi semakin penting karena jadwal penerimaan perlu disesuaikan dengan kondisi operasional di lokasi tujuan.
Kamu juga bisa menyesuaikan kebutuhan pengiriman dengan jenis dan jumlah barang yang akan dipindahkan. Informasi mengenai pilihan layanan dapat dilihat melalui BJA Logistic sebagai salah satu referensi untuk merencanakan kebutuhan pengiriman barang.
Gudang siap, penerimaan barang pun lebih teratur
Gudang yang siap menerima barang bukan berarti harus selalu memiliki banyak ruang kosong. Yang lebih penting adalah mengetahui barang apa yang akan datang, berapa banyak ruang yang dibutuhkan, dan siapa yang bertugas menanganinya.
Dengan persiapan tersebut, proses penerimaan bisa berjalan lebih teratur tanpa harus buru-buru memindahkan barang lama atau mencari tempat penyimpanan ketika barang sudah tiba. Jadi, sebelum memastikan jadwal pengiriman, jangan lupa memastikan bahwa gudang tujuan juga siap menerima kedatangan barang.