Halo! Persiapan ikut pameran atau bazar biasanya sudah dimulai jauh sebelum hari pembukaan. Ada produk yang harus dibawa, rak pajangan yang perlu dipasang, materi promosi yang harus disiapkan, dan perlengkapan lain yang tidak boleh tertinggal.
Namun, ada satu hal yang kadang baru dipikirkan mendekati hari acara: bagaimana memastikan semua barang tiba di lokasi pada waktu yang tepat?
Mengirim perlengkapan pameran tidak selalu sesederhana memasukkan barang ke dalam kardus lalu mengirimkannya. Ada jadwal pemasangan stan, aturan penerimaan barang dari penyelenggara, serta waktu yang dibutuhkan untuk menata semuanya. Kalau barang datang ketika persiapan sudah selesai atau acara hampir dibuka, tim bisa kewalahan.
Barang pameran bukan cuma produk yang akan dijual
Saat membuat daftar kebutuhan pameran, orang biasanya lebih dulu menghitung produk yang akan dipajang. Padahal, barang yang dibutuhkan di lokasi bisa lebih beragam.
Misalnya, kamu membawa meja display, rak produk, spanduk, katalog, contoh produk, kemasan tambahan, hingga perlengkapan pembayaran. Barang-barang ini memiliki fungsi berbeda dan belum tentu bisa dikemas dengan cara yang sama.
Coba kelompokkan barang berdasarkan penggunaannya. Produk yang akan dipajang bisa dipisahkan dari perlengkapan pemasangan stan dan stok cadangan. Dengan begitu, saat barang tiba, tim tidak perlu membongkar semua kemasan hanya untuk mencari satu perlengkapan.
Periksa aturan penerimaan barang dari penyelenggara
Setiap lokasi acara bisa memiliki ketentuan yang berbeda. Ada yang menyediakan waktu khusus untuk memasukkan barang, ada pula yang mengatur akses kendaraan dan jalur bongkar muat.
Sebelum menentukan jadwal pengiriman, tanyakan beberapa hal berikut kepada penyelenggara:
- Kapan barang boleh mulai masuk ke area acara?
- Apakah kendaraan pengangkut bisa mendekati lokasi stan?
- Di mana barang harus diturunkan?
- Apakah penerima harus menunjukkan identitas atau dokumen tertentu?
- Apakah ada batas waktu untuk menyelesaikan pemasangan stan?
Informasi ini penting karena barang yang sudah tiba di sekitar lokasi belum tentu bisa langsung dibawa ke stan. Jika akses masuk dibatasi, kamu perlu menyesuaikan rencana pengiriman dengan aturan yang berlaku.
Jangan mengemas semua perlengkapan dengan urutan yang sama
Bayangkan kamu tiba di lokasi pameran dan harus segera memasang rak, tetapi alat pemasangannya justru berada di dalam kardus paling bawah. Akhirnya, beberapa kemasan harus dibuka dan dipindahkan sebelum pekerjaan bisa dimulai.
Untuk menghindari situasi seperti itu, susun barang berdasarkan urutan pemakaiannya.
Perlengkapan yang dibutuhkan pertama kali sebaiknya mudah dikenali dan diakses. Beri label pada setiap kemasan, misalnya “perlengkapan stan”, “produk display”, atau “stok cadangan”. Jika ada barang yang mudah pecah atau perlu ditangani secara khusus, beri tanda yang sesuai.
Buat juga daftar isi kemasan. Tidak perlu rumit; catatan sederhana mengenai barang yang ada di setiap kardus sudah bisa membantu saat proses penerimaan dan pengecekan.
Sisakan waktu untuk menghadapi perubahan rencana
Jadwal acara mungkin sudah ditetapkan, tetapi kondisi di lapangan tidak selalu berjalan persis seperti rencana. Perjalanan bisa memerlukan waktu lebih lama dari perkiraan, akses menuju lokasi bisa terbatas, atau proses penerimaan barang membutuhkan waktu tambahan.
Karena itu, jangan menjadikan jam pembukaan acara sebagai patokan waktu barang harus baru tiba. Pertimbangkan juga waktu untuk menurunkan barang, memeriksa jumlahnya, memindahkan barang ke stan, dan melakukan penataan.
Untuk perlengkapan yang sangat penting bagi persiapan acara, buat daftar prioritas agar tim mengetahui barang mana yang harus dipastikan tersedia lebih dahulu. Jadwal pengiriman dan waktu penerimaan tetap perlu disesuaikan dengan informasi dari penyedia layanan serta ketentuan lokasi acara.
Bagaimana kalau perlengkapan berasal dari beberapa tempat?
Tidak semua peserta pameran memiliki stok dan perlengkapan di satu lokasi. Produk mungkin berasal dari gudang, sedangkan rak display dibuat oleh vendor berbeda dan materi promosi dicetak di tempat lain.
Dalam kondisi seperti ini, catat asal barang, jumlah kemasan, pihak yang bertanggung jawab, serta perkiraan waktu barang siap dikirim. Pastikan juga siapa yang akan menerima setiap kiriman di lokasi acara.
Jika memungkinkan, koordinasikan jadwal dari masing-masing pemasok agar proses penerimaan tidak menumpuk pada waktu yang sama. Namun, bila barang memang harus tiba secara terpisah, pastikan tim di lokasi mengetahui kiriman mana yang sudah datang dan mana yang masih ditunggu.
Untuk kebutuhan pengiriman antarkota atau antarpulau, kamu bisa mencari informasi layanan melalui BJA Logistic dan mencocokkannya dengan jenis barang, tujuan, serta jadwal acara yang sudah ditentukan.
Setelah acara selesai, pikirkan juga perjalanan pulangnya
Satu hal yang sering luput dari persiapan adalah barang setelah pameran berakhir. Produk yang tersisa, rak display, dan perlengkapan stan mungkin perlu dibawa kembali ke gudang atau dikirim ke lokasi lain.
Sebelum acara dimulai, tentukan barang mana yang akan dibawa pulang, disimpan sementara, atau dikirim ke tempat berbeda. Simpan kemasan yang masih layak digunakan dan catat perlengkapan yang harus diperiksa sebelum diberangkatkan kembali.
Dengan begitu, pekerjaan setelah acara tidak harus dimulai dari nol ketika semua orang sudah lelah membereskan stan.
Persiapan yang rapi membuat hari acara lebih tenang
Keberhasilan pengiriman perlengkapan pameran bukan hanya soal barang tiba di lokasi. Barang juga harus bisa diterima, ditemukan, dan digunakan sesuai urutan kebutuhan.
Mulailah dengan memeriksa aturan lokasi, mengelompokkan perlengkapan, memberi label pada kemasan, serta menyediakan waktu untuk proses penerimaan dan penataan. Persiapan seperti ini membantu tim lebih fokus pada tujuan utama mereka: menampilkan produk dan melayani pengunjung, bukan sibuk mencari barang yang belum ditemukan.