Bayangkan kamu sedang mengirim perlengkapan ke tiga cabang usaha sekaligus. Barangnya sudah dikemas, kendaraan sudah siap, dan semua orang merasa pekerjaannya hampir selesai. Baru setelah kiriman tiba, muncul pertanyaan: kardus yang ini sebenarnya untuk cabang mana?
Situasi seperti ini bisa terjadi ketika beberapa kiriman disiapkan dalam waktu bersamaan, apalagi kalau isi kemasannya terlihat mirip. Masalahnya bukan selalu pada proses pengiriman, tetapi bisa berawal dari cara barang dipisahkan dan diberi identitas sebelum berangkat.
Halo, Sobat! Kalau usahamu punya beberapa cabang atau sering mengirim barang ke lebih dari satu alamat, pelabelan perlu mendapat perhatian khusus. Bukan cuma supaya barang tidak tertukar, tetapi juga agar tim lebih mudah memeriksa dan mencatat kiriman.
Jangan Mengandalkan Bentuk Kardus untuk Membedakan Tujuan
Ketika banyak barang dikemas menggunakan kardus yang sama, tampilannya bisa sulit dibedakan. Apalagi jika semua kemasan menggunakan ukuran, warna, dan jenis lakban yang serupa.
Karena itu, jangan hanya mengandalkan ingatan tentang barang mana yang akan dikirim ke suatu cabang. Berikan identitas yang jelas pada setiap kemasan.
Informasi yang bisa dicantumkan antara lain nama cabang tujuan, kode pengiriman, dan nomor koli. Jika satu cabang menerima lima kardus, misalnya, kamu bisa memberi nomor 1 dari 5, 2 dari 5, hingga 5 dari 5.
Dengan cara ini, penerima bisa mengetahui apakah seluruh kemasan sudah datang atau masih ada barang yang belum diterima.
Buat Daftar Barang Berdasarkan Alamat Tujuan
Sebelum proses pengemasan dimulai, pisahkan daftar barang berdasarkan cabang yang akan menerima kiriman.
Misalnya, cabang A membutuhkan perlengkapan kasir, cabang B menerima stok produk, sedangkan cabang C membutuhkan perlengkapan display. Catat kebutuhan masing-masing cabang secara terpisah agar barang tidak tercampur ketika disiapkan.
Daftar tersebut tidak harus dibuat menggunakan sistem yang rumit. Spreadsheet sederhana pun cukup, selama informasi di dalamnya mudah diperbarui dan bisa diperiksa oleh orang yang bertanggung jawab.
Pastikan jumlah dalam daftar sesuai dengan barang yang benar-benar dikemas. Jika ada perubahan pesanan, segera perbarui catatan agar tim pengemasan dan pengiriman menggunakan informasi yang sama.
Tentukan Satu Format Label untuk Semua Kiriman
Kalau setiap orang membuat label dengan format sendiri, informasi yang ditulis bisa berbeda-beda. Ada yang mencantumkan nama cabang saja, ada yang menulis alamat lengkap, dan ada pula yang hanya menggunakan kode internal.
Supaya lebih mudah dibaca, tentukan format label yang digunakan bersama. Contohnya:
- Nama atau kode cabang.
- Alamat tujuan.
- Nama penerima.
- Nomor telepon penerima jika diperlukan.
- Nomor koli.
- Keterangan penanganan khusus apabila memang dibutuhkan.
Letakkan label pada bagian kemasan yang mudah terlihat dan tidak gampang terlepas. Untuk barang yang terdiri dari beberapa kemasan, pastikan setiap koli memiliki identitas yang sesuai.
Informasi pada label juga perlu diperiksa kembali sebelum barang diserahkan. Jangan sampai label sudah terlihat rapi, tetapi alamat atau nama cabangnya ternyata salah.
Pisahkan Barang Sebelum Diangkut
Setelah semua kemasan diberi label, kelompokkan barang berdasarkan tujuan masing-masing. Langkah ini membantu tim memeriksa kiriman sebelum barang dipindahkan ke kendaraan atau diserahkan kepada pihak pengangkut.
Jika memungkinkan, gunakan area atau penanda terpisah untuk setiap tujuan. Hindari menumpuk seluruh kiriman dalam satu kelompok tanpa pembeda yang jelas.
Sebelum pengangkutan, cocokkan kembali jumlah kemasan dengan daftar pengiriman. Apabila ada perbedaan jumlah, cari tahu terlebih dahulu sebelum kiriman diberangkatkan.
Persiapan seperti ini juga berkaitan dengan alur distribusi barang dari pengirim hingga penerima. Untuk gambaran lebih lanjut mengenai tahapan distribusi, kamu bisa membaca artikel berikut.
Baca juga: 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer
Periksa Kemasan Sebelum Label Dipasang
Label yang benar tidak akan banyak membantu jika kemasannya tidak siap untuk perjalanan. Sebelum ditempel, pastikan barang sudah dikemas sesuai karakter dan kebutuhan perlindungannya.
Periksa juga apakah permukaan tempat label dipasang cukup bersih dan tidak mudah membuat tulisan terhapus. Jika menggunakan label kertas, pertimbangkan perlindungan tambahan agar informasi tetap terbaca selama penanganan.
Untuk barang yang memerlukan penanganan khusus, jangan hanya mengandalkan tulisan pada label. Pastikan informasi tersebut juga disampaikan kepada pihak yang menangani kiriman jika diperlukan.
Kalau ingin mengetahui kesalahan pengemasan yang sebaiknya dihindari, artikel ini bisa menjadi bahan pemeriksaan tambahan.
Baca juga: Kesalahan Packing yang Paling Sering Menyebabkan Barang Rusak
Jangan Lupa Memberi Informasi kepada Penerima
Persiapan kiriman tidak berhenti setelah barang selesai dikemas. Pihak di cabang tujuan juga perlu mengetahui barang apa yang akan datang dan siapa yang bertugas menerimanya.
Kirimkan informasi yang diperlukan kepada penerima, seperti jumlah koli yang diperkirakan datang dan daftar barang yang dikirim. Dengan begitu, penerima dapat melakukan pengecekan saat kiriman tiba.
Jika pengiriman dilakukan ke beberapa cabang sekaligus, pastikan setiap cabang menerima informasi yang sesuai dengan kirimannya sendiri. Jangan sampai daftar barang untuk satu lokasi justru dikirimkan kepada lokasi lain.
Untuk pengiriman dalam jumlah besar, data barang yang lengkap juga berguna saat mempersiapkan informasi pengiriman. Kamu bisa melihat panduan berikut sebagai referensi tambahan.
Baca juga: Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat
Kiriman Lebih Mudah Diperiksa Jika Sejak Awal Sudah Jelas
Mengirim barang ke beberapa cabang membutuhkan koordinasi yang rapi, terutama ketika jenis barang dan bentuk kemasannya hampir sama. Label yang jelas, daftar berdasarkan tujuan, dan pemeriksaan jumlah sebelum pengangkutan bisa membantu mengurangi risiko barang tertukar.
Tidak perlu menunggu sampai terjadi kesalahan untuk mulai membenahi prosesnya. Coba periksa kembali cara tim memberi label, memisahkan barang, dan menyampaikan informasi kepada penerima.
Semakin jelas identitas setiap kiriman sejak awal, semakin mudah pula tim mengetahui barang mana yang ditujukan ke masing-masing cabang.