Pernah membayangkan sudah menyiapkan booth untuk pameran, tetapi contoh produk, katalog, atau perlengkapan display belum juga tersedia di lokasi? Padahal, saat acara dimulai, semua itu seharusnya sudah siap digunakan.
Persiapan mengikuti pameran bukan cuma soal desain booth dan materi promosi. Barang yang dibawa juga perlu direncanakan dengan baik, apalagi kalau sebagian perlengkapan dikirim dari kota lain dan tidak bisa langsung diambil sendiri.
Supaya persiapan tidak berantakan menjelang hari acara, ada beberapa hal yang sebaiknya diperiksa sejak awal.
Buat Daftar Barang Berdasarkan Fungsinya
Sebelum mengatur pengiriman, catat semua barang yang akan dibawa ke lokasi pameran. Jangan hanya menulis nama barang secara umum. Pisahkan berdasarkan kegunaannya agar lebih mudah diperiksa saat barang tiba.
Misalnya, kebutuhan pameran bisa terdiri dari:
- Produk contoh yang akan diperlihatkan kepada pengunjung.
- Perlengkapan display seperti rak kecil atau dudukan produk.
- Katalog, brosur, dan materi promosi.
- Peralatan pendukung untuk operasional booth.
- Barang cadangan yang mungkin diperlukan selama acara.
Setelah daftar selesai, tentukan barang mana yang wajib tersedia sebelum booth ditata dan mana yang hanya menjadi perlengkapan tambahan. Dengan begitu, tim punya gambaran yang jelas tentang kebutuhan utama acara.
Jangan Menunggu Sampai Semua Persiapan Selesai
Salah satu hal yang sering luput adalah waktu untuk mengurus pengiriman baru diperhitungkan setelah urusan lain hampir selesai. Padahal, barang yang harus dikirim dari luar kota membutuhkan perencanaan tersendiri.
Coba mulai dari tanggal acara, lalu tentukan kapan barang sebaiknya sudah tersedia di lokasi. Sisihkan waktu untuk memeriksa kondisi barang, menata display, dan mengatasi kemungkinan kekurangan perlengkapan.
Jangan hanya berpatokan pada hari pembukaan. Jika barang baru tiba tepat saat acara dimulai, tim mungkin tidak punya cukup waktu untuk melakukan pemeriksaan atau memperbaiki susunan booth.
Periksa Aturan Penerimaan Barang di Lokasi Acara
Lokasi pameran belum tentu menerima barang dengan cara yang sama seperti kantor atau gudang biasa. Ada tempat yang memiliki jam penerimaan tertentu, area bongkar muat khusus, atau ketentuan mengenai akses kendaraan.
Karena itu, cari tahu aturan dari penyelenggara sebelum menentukan rencana pengiriman. Pastikan juga alamat gedung, nama acara, nomor booth jika sudah tersedia, serta kontak panitia atau petugas yang dapat membantu proses penerimaan.
Informasi tersebut perlu disampaikan dengan jelas kepada pihak yang mengurus pengiriman. Jangan menganggap kurir atau petugas pengantar otomatis mengetahui lokasi booth hanya dari nama gedung.
Pastikan Barang yang Dikirim Sesuai Daftar
Ketika barang sudah siap dikirim, cocokkan kembali jumlah dan jenisnya dengan daftar kebutuhan pameran. Langkah ini penting terutama jika barang berasal dari beberapa bagian atau dikumpulkan dari tempat berbeda.
Beri identitas yang mudah dikenali pada setiap kelompok barang. Misalnya, perlengkapan display dipisahkan dari produk contoh dan materi promosi. Tujuannya agar tim lebih mudah menemukan barang yang dibutuhkan saat proses penataan berlangsung.
Simpan juga salinan daftar barang yang dibawa. Ketika kiriman tiba, tim bisa memeriksa barang satu per satu tanpa harus mengandalkan ingatan.
Baca juga:
- 8 Prosedur Pengiriman Barang dari Produsen ke Customer — memahami tahapan pengiriman dan pihak yang terlibat dalam prosesnya.
- Apa Itu Cut Off Cargo? Mengapa Pengiriman Bisa Menunggu Keberangkatan Berikutnya? — mengenal batas penerimaan cargo yang dapat memengaruhi rencana keberangkatan.
- Cara Menyiapkan Data Barang agar Estimasi Ongkir Lebih Akurat — membantu menyiapkan informasi barang sebelum meminta perhitungan biaya.
Siapkan Rencana Jika Ada Barang yang Belum Tiba
Walaupun sudah direncanakan, kondisi di lapangan tetap bisa berubah. Karena itu, pikirkan juga barang mana yang paling penting untuk membuat booth tetap berfungsi jika ada perlengkapan yang belum tersedia.
Contohnya, jika katalog cetak belum tiba, apakah tim memiliki materi digital sebagai alternatif sementara? Jika salah satu elemen display belum tersedia, apakah susunan booth masih bisa digunakan tanpa mengganggu fungsi utamanya?
Tentu saja, alternatif tersebut perlu disesuaikan dengan kebutuhan acara. Tujuannya bukan mengabaikan barang yang belum datang, melainkan memberi tim pilihan agar persiapan tetap bisa berjalan sambil menindaklanjuti kekurangannya.
Setelah Acara, Periksa Kembali Barang yang Dibawa
Perencanaan logistik tidak berhenti saat pameran dibuka. Setelah acara selesai, periksa barang yang masih tersedia, perlengkapan yang perlu dibawa kembali, dan materi yang sudah habis digunakan.
Pisahkan barang yang masih akan dipakai untuk acara berikutnya dari barang yang perlu diperbaiki atau diganti. Catat juga jika ada perlengkapan yang tertinggal atau perlu ditindaklanjuti.
Catatan ini akan berguna saat bisnis mengikuti pameran berikutnya. Tim bisa mengetahui apa yang perlu disiapkan ulang tanpa harus memulai seluruh perencanaan dari awal.
Persiapan yang Rapi Membantu Tim Lebih Fokus
Mengikuti pameran membutuhkan banyak perhatian sekaligus, mulai dari menyiapkan produk hingga melayani pengunjung. Pengaturan barang yang jelas membantu mengurangi urusan mendadak ketika acara sudah berjalan.
Mulailah dari daftar kebutuhan, jadwal yang realistis, informasi penerimaan yang lengkap, dan pemeriksaan barang sebelum maupun sesudah acara. Dengan begitu, tim bisa lebih fokus pada tujuan utama pameran: memperkenalkan produk, bertemu calon pelanggan, dan membangun hubungan bisnis.